経営者・管理職の用語集をAIで作る方法

結論

経営者・管理職が用語集の作成を求められる場面は、新入社員研修・社内変革の展開・新規事業の立ち上げなど、組織への情報伝達が重要になるタイミングです。AIを使えば、用語のリストを与えるだけで、各用語の説明文を一括生成できます。

用語の洗い出し自体もAIに依頼できるため、「何を説明すべきか」が不明確な段階からでも作業を始められます。ただし、社内固有の定義や自社のビジネスモデルに特化した説明は、生成後に必ず確認・修正が必要です。

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使うAIツール

ツール	特徴	向いている場面
Claude（claude.ai）	長い用語リストの一括処理と説明の一貫性が安定	50項目以上の大規模用語集
ChatGPT（GPT-4o）	業界用語の説明精度が高い	IT・マーケティング・金融など専門性が高い用語
Microsoft 365 Copilot	Wordに直接出力できる	社内文書として整形・保存したい場合

用語集は社内で繰り返し参照される文書になるため、生成後の事実確認と担当者レビューを必ず行ってください。

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手順：用語集をAIで作成する

ステップ1　用語集の目的と対象読者を決める

プロンプトを書く前に、次の3点を整理します。

• 誰が使う用語集か（新入社員・中途採用者・特定の部門・経営層など）
• どのような場面で参照されるか（研修・業務中の参照・新規事業の説明資料など）
• 読者の前提知識レベル（業界経験なし・一般的な社会人・専門家など）

読者の前提知識レベルがプロンプトに明記されていると、説明の専門度が適切に調整されます。「業界未経験の新入社員」向けと「他業界からの中途採用者」向けでは、適切な説明の深さが異なります。

ステップ2　用語リストを洗い出す（AIに依頼する場合）

説明すべき用語のリストが決まっていない場合は、まずAIに用語の洗い出しを依頼します。

あなたは業界知識を持つ組織コンサルタントです。
以下の条件に基づいて、用語集に含めるべき用語のリストを洗い出してください。

【会社の業種・事業】
BtoB向けSaaSを提供するIT企業。主要製品はCRM（顧客管理システム）。
ターゲット顧客は中小企業の営業部門。

【用語集の対象読者】
IT業界未経験で入社する新卒・第二新卒社員

【用語集に含めるべきカテゴリ】
1. 業界共通のIT・SaaS用語（MRR・ARR・チャーンレートなど）
2. 営業・マーケティング用語（リード・パイプライン・クロージングなど）
3. 自社製品・サービスの固有用語（製品名・機能名は〇〇・△△・□□）
4. 社内で使われる社内語・略称

【条件】
・カテゴリ別に30〜40用語を洗い出す
・説明文はまだ不要。用語名と一行の簡単な注釈だけ出力する
・社内語・略称のカテゴリは空白にし、後で自分で追記できる形にする

ステップ3　説明文を一括生成する

用語リストが決まったら、説明文を一括生成します。

以下の用語一覧について、各用語の説明文を作成してください。

【対象読者】
IT業界未経験の新卒社員

【説明文の条件】
・各用語の説明は100〜150字以内
・専門用語を説明する際に、別の専門用語を多用しない
・具体例を1文以上含める
・箇条書き不可。文章形式で書く

【出力フォーマット】
**用語名**
説明文

【用語リスト】
1. MRR（月次経常収益）
2. ARR（年次経常収益）
3. チャーンレート
4. リードタイム
5. オンボーディング
（以降、リストを続ける）

ステップ4　出力を確認・調整する

生成された説明文を次の観点で確認します。

1. 業界一般の定義と自社での定義にずれがないか確認する
2. 自社固有の用語の説明が一般的な意味になっていないか確認する
3. 説明に使われている別の専門用語が、同じ用語集に収録されているか確認する
4. 説明の文字数・難易度が対象読者に合っているか確認する

特に社内固有の造語や自社独自の定義がある用語は、AIが一般的な意味で説明することがあります。これらは人が修正を加えることが必須です。

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経営者・管理職固有の活用例

活用例1：新規事業立ち上げ時の業界用語集

新規事業に参入する際、その業界の専門用語を社内に展開するための用語集が必要になります。AIを使えば、参入する業界の基礎用語を素早く整理できます。

以下の条件で、新規事業参入に向けた業界用語集を作成してください。

【参入する業界・事業】
医療機器の販売・保守サービス事業。現在はIT機器販売が主力事業。

【用語集の対象読者】
医療業界未経験の既存社員（営業・カスタマーサクセス・マーケティング担当）

【用語集に含めるテーマ】
1. 医療機器の種類と分類（クラス分類・薬機法など）
2. 医療機関の組織構造と意思決定者（院長・診療部長・MEなど）
3. 医療機器の販売・保守に関する規制・手続き
4. 業界で使われる略称・慣用表現

【条件】
・各テーマ10〜15用語、合計40〜60用語を収録する
・説明は現場の営業担当者が顧客対応前に参照できる実用的な内容
・法規制に関わる用語は「詳細は法務・薬機法専門家に確認」と但し書きを入れる
・対象読者が業界経験ゼロと想定し、業界の前提知識を必要としない説明文にする

新規事業参入時の用語集は、社内の認識統一と顧客対応品質の底上げに直結します。AIを使って素早く初版を作り、業界経験者にレビューを依頼するプロセスが実用的です。

活用例2：組織改編後の新制度・職種名の説明集

組織改編に伴って生まれる新しい役職名・部門名・制度名は、社員に正確に伝える必要があります。定義が揺れると混乱が起きるため、説明集を早期に作ることが重要です。

以下の組織改編に伴い、社員向けの新制度・新役職の説明集を作成してください。

【組織改編の概要】
2026年10月より事業部制から機能別組織に移行。
主要な変更点は以下のとおり。

【新設・変更された役職・部門・制度】
1. チーフオフィサー制度の新設（CRO・CMO・CTO・CCOの4職）
2. ビジネスオーナー（BizOwner）：プロダクト・市場の責任者として新設された社内役割
3. カスタマーサクセス部門：従来の「サポート部門」からリブランドし、機能を拡充
4. OKR制度：2026年10月より年次目標管理に代えて四半期OKRを導入

【説明文の条件】
・各項目150〜200字以内
・この役職・制度が「なぜ生まれたか」「何をする役割か」「社員との接点はどこか」の3点を含める
・経営の意図（なぜ今この変更をするか）が伝わる表現にする
・堅い文体ではなく、社員が読んで理解しやすい平易な表現

【追加要件】
・各項目の末尾に「よくある質問と回答」を1セット追加する

組織改編の説明集はスピードが重要です。発表後すぐに社員が参照できる文書を用意するためにAIを活用することで、問い合わせの集中を防げます。

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うまくいかない場合の対処

問題1：説明文が長すぎてコンパクトに使えない

各用語の説明が200字を超える長文になることがあります。対処：「各用語の説明は100字以内に必ず収め、超えた場合は圧縮してください」と明示します。また「箇条書き不可・1文〜2文で説明してください」と形式を指定する方法も有効です。

問題2：社内固有の用語が一般的な意味で説明される

「当社では〇〇という用語を△△という意味で使っている」という社内固有の定義がある場合に、一般的な業界用語の意味で説明が生成されることがあります。対処：プロンプトに「以下の用語は一般的な定義と異なる。当社の定義：〇〇は△△を指す」と明示します。社内定義を事前に整理してからプロンプトに含めることが必要です。

問題3：専門用語を別の専門用語で説明する

「MRRとは、月次の経常収益のことで、SaaS企業のARR算出の基礎となる」のように、説明の中に別の専門用語が登場することがあります。対処：「説明文の中に別の専門用語を使わないでください。もし使う場合は（）内に簡単な注釈を入れてください」と追加します。対象読者の前提知識レベルを具体的に書くと、説明の抽象度が適切に調整されます。

問題4：法規制・業界規制に関わる用語の説明精度が不確か

医療・金融・法律など規制が複雑な業界の用語は、AIの説明が最新の法規制と一致しない場合があります。対処：このような用語は「概要のみ生成し、詳細・最新情報は専門家・公式文書で確認」という記載を自動的に追加させます。プロンプトに「規制・法令に関わる用語には、必ず『詳細は〇〇法・公式ガイドラインで確認してください』という文言を末尾に追加してください」と明記します。

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