AIの翻訳と人間の翻訳者はどう使い分ければよいですか？

契約書・法的文書・対外的に重要な文書は人間の翻訳者または専門家が確認すべきです。社内通知・日程調整・備品依頼など内部的な連絡であれば、AIの翻訳で十分な精度が得られます。

DeepLとChatGPTの翻訳はどちらが精度が高いですか？

文書の種類によって異なります。DeepLは自然な文体への翻訳が得意で、ChatGPTはニュアンスの調整や追記・要約を同時に行いたい場合に向いています。最新の精度は公式の比較情報で確認してください。

機密情報を含む文書をAIで翻訳してもよいですか？

社内の情報セキュリティポリシーに従ってください。多くの企業では、外部サービスへの機密情報の入力を禁止または制限しています。Microsoft CopilotなどのEnterpriseプランであれば自社データが学習に使われない設定を選べる場合があります。最新の仕様は公式で確認してください。

総務の英文メール・翻訳をAIで処理する方法

結論

英語が得意でない総務担当者でも、AIを使えば外国人社員や海外拠点への英文メールを10分以内に作成・送信できます。「日本語で伝えたい内容を書く→英語に翻訳・整形してもらう→確認して送る」の3ステップで対応できます。本記事では翻訳・英文作成それぞれのプロンプト例と注意点を説明します。

総務で英語対応が必要な場面

総務の英語対応は、特定の業務に集中しています。

外国人社員への社内通知の翻訳
海外拠点や親会社への報告・連絡
外国人社員が発信したメールの内容確認
海外ベンダーへの備品・消耗品の発注メール
来日する海外役員のための来社案内

これらはどれも日常業務の延長であり、高度な英語力を必要とするものではありません。AIが文体を整えてくれるため、内容を日本語で決められれば英文は書けます。

使うAIツール

ツール	向いている場面
ChatGPT（GPT-4o）	英文作成・ニュアンス調整・丁寧さのレベル調整
DeepL	既存の日本語文書を正確に英語に変換したい場合
Copilot in Outlook	Outlookから直接英語メールを作成・返信する場合
Claude	長い通知文書の翻訳と構造の整理

手順1：英文メールをAIで作成する

日本語で内容を整理してからプロンプトを書く

英語で考えようとすると時間がかかります。伝えたいことを日本語で箇条書きにしてから、AIに英語化を依頼する方が速く精度も上がります。

以下の内容を、外国人社員向けの社内通知メールとして英語に書いてください。

【宛先】全社員（外国人社員を含む）
【件名】Summer Office Hours Change（これも英語にしてください）
【伝えたい内容】
- 7月21日から8月31日の期間、オフィスの営業時間が変更になります
- 通常：月〜金 9:00〜18:00 → 夏季：月〜金 8:00〜17:00
- 空調費削減のため、18:00以降のオフィス使用は申請制になります
- 申請は総務部（ga@example.com）へメールで行う
【文体】礼儀正しいが堅すぎないビジネスメール
【署名】General Affairs Department, Meliorra Inc.

出力を確認するポイント

日付・時間の表記が正確か（英語圏では月/日の順が異なる場合があります）
「申請制」「営業時間」などの訳語が自社の文脈に合っているか
受信者が何をすべきかが明確に書かれているか

手順2：受け取った英文メールをAIで理解する

英語のメールが来た場合、全文を翻訳してから返信内容を考えるより、AIに「要点をまとめて日本語で教えてください」と依頼する方が速いことがあります。

以下の英語メールの内容を日本語で要約してください。
返信が必要な事項がある場合は、何に回答すべきかを箇条書きで教えてください。

[メール本文をここに貼り付け]

その後、返信内容を日本語で書き、英語化を依頼します。

以下の内容で返信メールを英語で書いてください。

【返信する相手】上記メールの送信者
【返信内容（日本語）】
- 会議室の予約を承りました
- 7月3日（木）14:00〜15:30で対応可能です
- ZoomリンクをこちらからJames様へ送ります
【文体】丁寧なビジネスメール

具体例1：外国人社員への年次健康診断案内の英訳

日本に在籍する外国人社員への健康診断通知は、総務が毎年対応する業務です。日本語の通知文をそのまま英訳するとわかりにくい表現が残ることがあるため、AIに「外国人が自然に理解できる英語に」と指定します。

以下の社内通知を、日本の健康診断制度に詳しくない外国人社員が理解できる英語に翻訳してください。
専門用語や日本特有の制度は、括弧なしで本文中に短く説明を加えてください。

【日本語通知文】
今年度の定期健康診断を下記のとおり実施します。法定健康診断のため、全社員の受診が義務付けられています。

日程：2026年7月14日（火）〜7月16日（木）
場所：本社1階 健康管理室
対象：全正社員・契約社員
費用：会社負担（無料）
予約方法：総務ポータルから希望日時を選択し、6月30日までに申請してください

受診されない場合、再日程を設定しますが、2回以上無断キャンセルされた場合は個別対応となります。
ご不明な点は総務部までご連絡ください。

「括弧なしで本文中に短く説明を加えてください」という指示を入れることで、英語圏の読者に馴染みのない「法定健康診断」や「定期健康診断」の意味が自然に伝わる文章になります。

具体例2：海外ベンダーへの備品発注メール

海外メーカーや輸入代理店に直接発注する場合、英語メールが必要になることがあります。発注仕様をプロンプトに入れると、正確な発注メールが作成できます。

以下の条件で、海外のオフィス用品メーカーへの発注メールを英語で作成してください。

【宛先】カスタマーサービス担当者（名前不明の場合の宛名にしてください）
【発注内容】
- Ergonomic Chair Model EX-500（品番：EX500-BLK）× 10脚
- 色：ブラック
- 送付先：東京都千代田区○○町1-2-3 Meliorra Inc. General Affairs 宛
【支払い方法】会社クレジットカード（詳細は別途連絡）
【確認事項】在庫の有無・納期・日本への送料を教えてほしい
【文体】丁寧で簡潔なビジネスメール

在庫確認と送料の問い合わせを1通にまとめることで、往復のやり取りを1回減らせます。

うまくいかない場合

翻訳が日本語的すぎて不自然

「日本語を直訳せず、英語圏のビジネスメールとして自然な表現にしてください」と指示を加えます。「ご査収ください」「何卒よろしくお願い申し上げます」などの日本語特有の表現は、そのまま訳すと不自然になります。

丁寧さのレベルがわからない

「Formal（フォーマル）」「Semi-formal（準フォーマル）」「Friendly but professional（親しみやすいがビジネス的）」のように英語で文体を指定すると、AIが適切なレベルを選びやすくなります。

固有名詞・製品名が誤訳される

プロンプトの冒頭に「以下の固有名詞は翻訳せずそのまま使ってください：○○、△△」と明示します。人名・製品名・部署名は特に注意が必要です。

返信の英語が合っているか自信がない

送信前に「この英語メールに文法的な誤りや不自然な表現はありますか？あれば修正してください」と確認を依頼します。AIが自分で作った文章でも、改めて確認させることで見落としが減ります。

注意：機密情報の取り扱い

AIに英文翻訳を依頼する際、次の情報が含まれる場合は社内の情報セキュリティポリシーを必ず確認してください。

個人情報（従業員の氏名・住所・健康情報）
取引先との契約内容
未公開の経営情報・財務情報

Microsoft Copilotのエンタープライズプランなど、データが学習に使われない設定を選択できるサービスもあります。最新の仕様は公式で確認してください。

まとめ

英語対応が苦手な総務担当者でも、AIを使えば「日本語で内容を決める→英語化を依頼する→確認して送る」の流れで英文メールを素早く仕上げられます。翻訳の精度確認と機密情報の取り扱いに注意すれば、外国人社員対応や海外拠点とのやり取りにすぐ活用できます。

関連する社内通知文の作成は社内通知文をAIで作る方法を参照してください。外部向けの日程調整にも活用したい場合は総務の日程調整メールをAIで作る方法も合わせて確認してください。