社内通知文をAIで作る方法
この記事の要点
総務担当者がAIを使って社内向け通知文を素早く作成する手順を解説。設備工事・休業・規程変更など用途別プロンプト例付き。
結論
総務が毎月複数回作成する社内通知文は、AIで初稿を作ることで1本あたりの作業時間を大幅に短縮できる。設備工事の案内、休業・臨時閉館の告知、規程変更のお知らせなど、構成がほぼ決まっている通知文はAIの得意分野だ。プロンプトに必要事項を箇条書きで渡せば、整形された通知文の初稿が30秒以内に上がる。
使うAIツール
社内通知文の作成には以下のツールが適している。
| ツール | 特徴 | 費用 |
|---|---|---|
| ChatGPT | 操作が直感的で導入しやすい | 無料プランあり |
| Claude | 長めの文章でも構成が崩れにくい | 無料プランあり |
| Gemini | Google ドキュメントとの連携が便利 | 無料プランあり |
いずれも無料プランで通知文の作成は十分できる。社内の機密情報を含む場合は、利用するサービスの「入力データを学習に使用しない」設定を確認してから使う。
通知文を作る手順
ステップ1：通知の目的と必要事項を整理する
AIに渡す前に、次の情報を箇条書きにまとめる。
- 通知の種類（設備工事、休業案内、規程変更など）
- 対象者（全社員、特定フロアの社員、管理職など）
- 日程・時間帯
- 対応が必要な行動（事前の申請、代替手段の案内など）
- 問い合わせ先（担当者名・内線・メール）
この情報が揃っていれば、AIへの指示は1〜2行の追加で十分だ。
ステップ2：AIに通知文の初稿を作らせる
以下のプロンプトをコピーして使える。【】の中を実際の内容に差し替える。
以下の情報をもとに、社内向けの通知文を作成してください。
【通知の種類】：【例：空調設備の点検作業のお知らせ】
【対象者】：【例：3〜5階フロアの全社員】
【日時】：【例：2026年6月20日（土）9:00〜17:00】
【内容・影響】：【例：空調設備の定期点検のため、当日は当該フロアのエアコンが終日使用できません】
【お願い事項】：【例：当日の出勤を予定している方は事前に上長に連絡してください】
【問い合わせ先】：【例：総務部 ○○（内線：XXXX）】
条件：
- 書き出しは「各位」または「○○部 各位」から始める
- 本文は箇条書きと文章を組み合わせた読みやすい構成にする
- 末尾に問い合わせ先を明記する
- 全体で200〜300字程度にまとめるステップ3：出力を確認・修正して送信する
AIが生成した通知文を読み直し、次のポイントを確認する。
- 日程・時間・場所が正確か
- 対象者の範囲が適切か
- お願い事項の表現が曖昧でないか
- 問い合わせ先の情報が正確か
確認後、会社のメール送信形式や掲示板フォーマットに合わせて整えて送信する。
用途別プロンプト例
設備工事・メンテナンスの通知
エレベーター点検、電気設備の定期検査、トイレの修繕工事など、設備まわりの通知は総務が最も頻繁に出す通知のひとつだ。工事中の代替手段を明記することで問い合わせが減る。
以下の情報をもとに、社内向けの設備工事通知文を作成してください。
工事内容：東棟エレベーター2基の定期点検
対象者：全社員
日時：2026年7月5日（日）9:00〜16:00
影響：東棟エレベーター2基が終日停止
代替手段：西棟エレベーターまたは非常階段をご利用ください
問い合わせ：総務部施設管理担当（内線：1234）
条件：
- 冒頭に工事名と日程を分かりやすく記載する
- 代替手段を具体的に案内する
- 体裁は「各位」から始まるメール本文形式で年末年始・大型連休の休業案内
年末年始・GW・お盆の休業案内は毎年発行が必要で、前年と日程が変わるだけのケースが多い。テンプレートを一度作っておけば、来年以降は日付の差し替えで使い回せる。
以下の情報をもとに、年末年始休業のお知らせ（社内向け）を作成してください。
休業期間：2026年12月27日（日）〜2027年1月4日（日）
業務再開：2027年1月5日（月）
注意事項：休業期間中の緊急連絡先は各部門長まで
問い合わせ：総務部（内線：1000）
条件：
- 件名も含めて作成する
- 休業期間を視認しやすく強調する
- 簡潔に200字以内でまとめるよくある失敗と対処法
失敗1：通知文が長くなりすぎる
AIはデフォルトで詳しく書く傾向がある。プロンプトに「200字以内」「簡潔に」と文字数や分量の制約を加えると短くまとまる。
失敗2：敬語が硬すぎる・逆に崩れすぎる
会社の雰囲気に合わない文体になるときは、「社員向けに丁寧だが堅苦しくない文体で」「フレンドリーな口調は避け、ビジネス文書として」などと文体の方向性を指示に加える。
失敗3：箇条書きと文章が混在して読みにくい
構成が崩れる場合は「件名・日時・場所・お願い事項・問い合わせ先を明確に分けて」と項目単位で構成を指定する。
繰り返し使うための工夫
総務は同じ種類の通知を繰り返し出す。設備工事、休業案内、規程変更のそれぞれで一度プロンプトを最適化したら、そのテンプレートを保存しておく。
保存先の候補は次の通り。
- 社内Wiki（チームで共有できる）
- Notionや社内メモツール
- テキストファイルをフォルダ分けして管理
プロンプトテンプレートを蓄積することで、1年後には通知文ごとに「差し替える情報を入力するだけ」の状態になる。総務担当者が変わっても品質が安定するという副次的なメリットもある。
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よくある質問
社内通知文の作成にどのAIツールを使えばいいですか？
ChatGPT、Claude、Geminiのいずれも対応できます。機密情報や個人情報を含む場合は社内のAI利用ポリシーを確認し、学習利用をオフにする設定を確認してから使ってください。
AIが作った通知文をそのまま送っていいですか？
日程・対象部署・担当者名・連絡先などの固有情報は誤りが出やすいため、送信前に必ず読み直して確認してください。AIは初稿作成の補助ツールとして使うのが基本です。
毎回同じ形式の通知を出すとき、効率的に使うコツはありますか？
用途別のプロンプトテンプレートを社内Wikiやメモアプリに保存しておくと、次回から最小限の書き換えで使い回せます。定期通知は特にテンプレート化の効果が大きいです。
硬い文体と柔らかい文体を使い分けられますか？
プロンプトに「社内向けに丁寧な文体で」「親しみやすい口調で」などと指定すると文体を調整できます。会社の文化や対象読者に合わせて指示を変えてください。
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