慶弔・挨拶文をAIで作る方法
この記事の要点
総務担当者がAIを使って結婚・出産・弔事の慶弔文や式典挨拶文を作成する手順を解説。用途別プロンプト例と確認ポイント付き。
結論
総務が作成する慶弔文・式典挨拶文は、AIで初稿を作ることで作業時間を大幅に削減できる。結婚祝い・出産祝い・退職時の餞別に添える一言、弔電・社内訃報の通知、年次式典の司会進行台本まで、目的と状況をAIに伝えれば30秒〜数分で初稿が出る。確認が必要な箇所は決まっているため、読み直しのポイントを押さえれば実用に耐える文章をすばやく準備できる。
使うAIツール
慶弔・挨拶文の作成には以下のツールが使いやすい。
| ツール | 特徴 | 費用 |
|---|---|---|
| Claude | 丁寧な文体の文書作成が安定している | 無料プランあり |
| ChatGPT | 指示への応答が早く、試行錯誤しやすい | 無料プランあり |
| Gemini | Google ドキュメントに直接貼り付けやすい | 無料プランあり |
慶弔文は個人の名前や状況が含まれる場合があるため、機密性の高い個人情報は入力しないのが原則だ。「○○様」「A課長」のように仮名を使い、実際の名前は出力後に手動で差し替える方法が安全だ。
慶弔文・挨拶文を作る手順
ステップ1：用途・受け取る人・伝えたい内容を整理する
AIに渡す前に次の3点を確認しておく。
- 何のための文章か（結婚祝い、弔電、退職餞別、入社式挨拶など）
- 誰に宛てた・誰が読む文章か
- 特別に盛り込みたいエピソードや感謝の内容
3点目があると、AIが作る文章の個別感が増す。「一緒に〇〇プロジェクトを担当した」「入社以来10年間同じフロアで働いた」などの情報を添えると、定型文から一歩踏み込んだ文章になる。
ステップ2：AIで初稿を生成する
用途に応じたプロンプトを使う。以下は基本形で、【】の中を実際の内容に差し替える。
以下の条件で【結婚祝いのメッセージカード文】を作成してください。
宛先：【営業部 田中様（同僚）】
差出人：【総務部一同】
伝えたいこと：【長年の友人と結婚されることへのお祝い、新生活への応援】
文字数の目安：【100〜150字】
文体：【丁寧だが親しみやすく】
条件：
- 忌み言葉・重ね言葉を使わない
- 定型句「お幸せに」だけで終わらず、具体的な一言を添えるステップ3：忌み言葉・重ね言葉を確認する
慶弔文では以下の表現に特に注意して読み直す。
弔事で避ける表現の例
- 重ね言葉：重ね重ね、度々、くれぐれも、またまた
- 不幸を連想させる言葉：続く、再び、また
慶事で避ける表現の例
- 別れを連想させる言葉：終わる、切れる、去る、壊れる、枯れる
- 苦・死・破などを含む言葉
AIはプロンプトに「忌み言葉を使わない」と指定しても見落とすことがある。出力後の読み直しは省かない。
ステップ4：固有名詞・日程・金額を確認して送付する
AIは仮名で出力することが多い。実際の名前・日程・住所・金額に差し替えた後、誤字脱字を確認してから送付・掲示する。
用途別プロンプト例
弔電（会社から取引先への弔電）
会社が取引先の役員・社員の訃報を受けて弔電を送る場面は、総務が文面を作成することが多い。弔電は文字数が限られているため、簡潔で丁寧な文章が求められる。
以下の条件で弔電文を作成してください。
宛先：【○○株式会社 ご遺族の皆様】
差出人：【△△株式会社 代表取締役 ◇◇】
故人との関係：【長年お取引をいただいていたA様（先方の営業部長）がご逝去された】
文字数：【電報の標準サイズに合わせ80〜100字】
条件：
- 忌み言葉・重ね言葉を使わない
- 「謹んで哀悼の意を表します」の形式で締める
- ビジネス弔電として格式のある文体で社内訃報の通知文
社員や社員の家族の訃報を社内に通知する文章は、事実を正確に伝えつつ遺族・当事者のプライバシーへの配慮が必要だ。
以下の条件で社内訃報の通知文を作成してください。
通知する内容：【営業部のB様のお父様がご逝去された】
通知先：【全社員】
差出人：【総務部】
記載する情報：【訃報の事実・香典等の取り扱い・本人への連絡自粛のお願い】
文体：【社内向けの丁寧な文書形式】
条件：
- 故人のプライバシーに配慮し、詳細な個人情報は含めない
- 本人へのメッセージや問い合わせを控えるよう案内する
- 香典等の取り扱いは「○○」のプレースホルダーを使う退職者への餞別メッセージ
長年勤めた社員の退職時に、会社や部門を代表して餞別に添えるメッセージを作る場面で活用できる。
以下の条件で退職時の餞別メッセージ（色紙に貼るカード用）を作成してください。
退職者：【C様。20年間総務部に在籍し、オフィス移転や社内システム導入を牽引された】
差出人：【総務部一同】
文字数：【150〜200字】
文体：【温かく、感謝が伝わる】
条件：
- 具体的なエピソードへの言及を1つ含める（「20年間」「オフィス移転」などを活用）
- 次のステージへの応援メッセージで締める入社式・創立記念式典の挨拶文
社長や役員が登壇する式典の挨拶文は、担当者がたたき台を作ってから登壇者に渡すことが多い。AIで草案を作り、登壇者本人が加筆・修正するという流れが現実的だ。
以下の条件で入社式の社長挨拶文の草案を作成してください。
登壇者：代表取締役社長
対象：新入社員20名
伝えたいこと：
- 当社が大切にしている価値観（誠実さと挑戦）
- 失敗を恐れず行動することへの期待
- 共に会社を成長させていくという決意
所要時間：約5分（読み上げ換算で800〜1,000字）
文体：格調があるが親しみやすく
条件：
- 出だしを「皆さん、本日はご入社おめでとうございます」から始める
- 具体的なエピソードのプレースホルダーを1箇所入れる（「例えば、○○という経験から〜」の形式）うまくいかない場合の対処
問題1：定型的すぎて個別感がない
「おめでとうございます」「ご冥福をお祈りします」で始まり終わる型通りの文章になる場合は、受け取る相手との関係や共有したエピソードを具体的に1〜2文加えてプロンプトに含める。情報が多いほど個別感が増す。
問題2：文章が長くなりすぎる
弔電・メッセージカードは文字数制限がある。プロンプトに「○○字以内」と上限を明記する。「○字以内」と指定しても少し超えることがあるため、出力後にトリムする前提で考える。
問題3：文体が硬すぎる・または砕けすぎる
「丁寧」の解釈はAIによってばらつく。過去に社内で使ったメッセージ文をAIに見せて「このような文体で書いてください」と伝えるのが最も確実だ。
繰り返し使いやすい工夫
慶弔文は毎回異なる人物・状況に対応するため、完全なテンプレート化は難しい。ただし「弔電用プロンプトの骨格」「入社式挨拶文の骨格」のように構造だけを保存しておくと、次回は差し替え箇所を埋めるだけで対応できる。
差し替えが必要な部分を 【】 で囲ったプロンプトテンプレートを社内Wikiやメモアプリに蓄積しておくことで、担当者が変わっても同水準の文章を素早く作れる体制が整う。
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よくある質問
AIが作った慶弔文をそのまま使っていいですか？
固有名詞（お名前・日程・贈り物の種類）や忌み言葉の有無は必ず確認してください。特に弔事の文章は忌み言葉（重ね言葉・不吉な表現）が混入していないか読み直すことが重要です。
会社の慶弔規程に合わせた文章にできますか？
自社の慶弔規程（見舞金の金額・香典の有無・弔電を送るかどうかなど）をプロンプトに加えると、規程に沿った文章が作りやすくなります。
忌み言葉を避けた文章をAIは作れますか？
プロンプトに「忌み言葉・重ね言葉を使わないでください」と明記すると対応できます。ただしAIの出力でも見落としがある場合があるため、最終確認は人間が行ってください。
社長挨拶や式辞もAIで作れますか？
創立記念式典・入社式・退職者送別会などの挨拶文もAIで初稿を作れます。登壇者の個性や話し方に合わせた文体調整は、プロンプトに「簡潔でテンポよく」「格調ある文体で」などと指定するか、過去のスピーチ例を見せて文体を合わせる方法が有効です。
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