情報システムのお詫び・謝罪文をAIで作る方法

結論

システム障害発生時のお詫び文は、「発生日時・影響範囲・原因・復旧完了・再発防止策」の5項目をAIに渡すと、5分以内に下書きを生成できます。障害対応中は作文の時間的余裕がないため、AIを使って文章の枠組みを先に作り、担当者が事実確認と細部の調整に集中できる体制を作ることが重要です。本記事では情報システム部門に特有の謝罪文の種類別に、手順とプロンプトを説明します。

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どのAIツールを使うか

お詫び文は文体の丁寧さと構成の正確さが重要なため、日本語の文体に強いツールが向いています。

ツール	特徴	お詫び文での活用場面
ChatGPT（GPT-4o）	構成の整理が得意	長文の障害報告兼お詫び文
Claude（Anthropic）	日本語の自然さ・丁寧さに強み	社外向け・経営層向けの文体
Gemini（Google）	Google Workspace連携	メールの下書き生成

社内のデータガバナンス規定を確認してからツールを選んでください。障害内容や影響範囲の詳細は機密情報になる場合があるため、外部AIサービスに渡す情報の範囲は情報セキュリティ担当に確認してください。

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AIでお詫び文を作る手順

ステップ1：情報を整理する

AIに渡す情報が不足していると、抽象的なお詫び文しか生成できません。文章を作る前に以下の5項目を確認します。

項目	確認内容
発生日時	いつからいつまで（または現在も継続中か）
影響範囲	どのシステム・サービス・何名が影響を受けたか
影響内容	利用不可・遅延・データ消失など具体的な状況
原因	確認済みの原因（不明な場合はその旨）
対応状況	復旧完了または対応中（予定時刻）
再発防止	具体的な対策内容

障害対応中は原因が確定していない場合もあります。その場合は「現在調査中」と記載し、原因確定後に文章を更新することをプロンプトに明記します。

ステップ2：読み手と文書の種類を決める

情報システム部門のお詫び文は主に3種類あります。

• 社内向け（全社または影響部署向け）メール・社内通知
• 経営層向け報告書
• 社外向け（顧客・取引先向け）文書

それぞれ求められる内容と文体が異なります。プロンプトに明示することで適切な文体を生成できます。

ステップ3：プロンプトを作る

以下のプロンプトをコピーして使えます。「---」で区切られた箇所を実際の情報に差し替えてください。

あなたは情報システム部門の担当者です。以下の情報をもとに、システム障害のお詫び文を作成してください。

【読み手】
（例：全社員、影響を受けた部署の担当者、経営層、社外の取引先 など）

【文書の種類】
（例：社内メール、社内ポータルへの掲示、社外向け書面 など）

【文体のルール】
- 「です・ます」調で統一する
- 謝罪は冒頭と末尾に必ず入れる
- 原因説明は簡潔に（技術的すぎる詳細は社内向けのみ）
- 再発防止策は具体的に書く
- 「〜させていただきます」の過剰使用を避ける

【障害情報】
・発生日時：
・復旧完了日時：（または「現在対応中、復旧予定：〇〇時」）
・影響したシステム：
・影響した範囲（部署・人数など）：
・影響内容（利用不可・遅延など）：
・原因：（確認済みの場合）
・再発防止策：

【構成】
1. 冒頭の謝罪
2. 発生状況（いつ・何が起きたか）
3. 原因（確定していない場合は調査状況）
4. 復旧状況
5. 再発防止策
6. 締めの謝罪と連絡先

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情報システム固有のお詫び文例

例1：社内向けシステム障害のお詫びメール

最もよくある障害通知メールの生成例です。

AIへの依頼:

以下の情報をもとに、全社員向けのシステム障害お詫びメールを作成してください。

【読み手】全社員
【文書の種類】全社メール

【障害情報】
・発生日時：2026年6月4日（木）14時23分
・復旧完了日時：2026年6月4日（木）16時47分
・影響したシステム：社内グループウェア（メール・カレンダー）
・影響した範囲：全社員（約500名）
・影響内容：メールの送受信およびカレンダーの閲覧・編集が不可
・原因：サーバーのハードウェア障害（ストレージの一部故障）
・再発防止策：予備ストレージへの冗長化構成の見直し、監視アラートのしきい値を変更

【構成指定】上記の標準構成で作成してください

AIの出力例:

件名：【重要】グループウェア障害のご報告とお詫び

全社員の皆様

情報システム部です。
本日、社内グループウェアに障害が発生し、ご不便をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。

【発生状況】
2026年6月4日（木）14時23分から16時47分の約2時間24分にわたり、
グループウェアのメール送受信およびカレンダーの閲覧・編集が利用できない状態が続きました。

【原因】
サーバーのストレージ（記憶装置）の一部に故障が発生したことが原因です。
16時47分に予備の記憶装置への切り替えが完了し、現在は正常に稼働しています。

【再発防止策】
・ストレージの冗長化構成を見直し、同種の故障に備えます
・監視アラートのしきい値を調整し、異常の早期検知を強化します

業務にご支障をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
今後このような事態が発生しないよう、システムの安定稼働に努めてまいります。

何かご不明な点がありましたら、情報システム部（内線：XXXX）までご連絡ください。

情報システム部

「内線：XXXX」のプレースホルダーは公開前に正確な連絡先に差し替えます。

例2：経営層向け障害報告書のお詫び文

経営層への報告は、業務への影響度・コスト・リスクの観点を前に出した文体にします。

AIへの依頼:

以下の障害について、経営層向けの報告書のお詫び文を作成してください。

【読み手】経営層（CIO・取締役）
【目的】障害の概要報告と謝罪、再発防止策の説明

【障害情報】
・発生日時：2026年6月4日（木）14時23分〜16時47分（約2時間24分）
・影響したシステム：社内グループウェア（全社500名が利用）
・業務影響の概要：メール・カレンダー停止による業務遅延
・原因：ストレージ故障（ハードウェア起因）
・対応完了：16時47分に復旧
・再発防止策：冗長化構成の見直し、監視強化
・想定される追加対策コスト：予備ストレージ増設費用（見積もり中）

【文体の指示】
- 謝罪は簡潔に、影響と対策を中心にする
- 技術用語は最小限にする
- 意思決定に必要な情報（コスト・スケジュール）はプレースホルダーにする

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重大度別の謝罪表現の使い分け

お詫び文の表現は障害の重大度に応じて変えます。AIへの指示でも「重大度」を明示すると適切な文体に調整してくれます。

重大度	状況の例	謝罪表現の例
軽微	数分の遅延・一部機能の不具合	「ご不便をおかけしたことをお詫び申し上げます」
中程度	1〜2時間の停止・全社への影響	「多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます」
重大	半日以上の停止・データへの影響	「誠に申し訳ございません。全力で復旧対応に当たっています」
情報漏えい	個人情報・機密情報の漏えい	法務・経営判断が必要。AIの文章をそのまま使わない

情報漏えいが発生した場合のお詫び文は、法的な影響が大きいため、AIの下書きをもとに必ず法務担当・弁護士が確認した上で公開してください。

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うまくいかない場合の対処

謝罪表現が過剰または不足する

「謝罪の強度を調整してください。軽微な障害向けに抑えた表現にしてください」または「重大障害向けに強い謝罪表現にしてください」と追加指示します。

原因が確定していない段階での文章が必要な場合

障害対応中に「原因調査中」の段階で通知が必要な場合は、プロンプトに明示します。

【原因が未確定の場合の指示】
原因はまだ調査中です。「現在原因を調査しており、判明次第ご報告します」という表現を使い、
確定していない情報を断定しないように作成してください。

英語版も必要な場合

社外向けや外資系企業との取引で英語版が必要な場合は、日本語版を作成後に翻訳依頼を追加します。

上記のお詫び文を英語に翻訳してください。
ビジネスレターとして適切な丁寧さで、日本語のニュアンスを保って翻訳してください。

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作業フローのまとめ

情報システム部門でのお詫び文作成のフローは次のとおりです。

1. 障害の5項目（発生日時・影響範囲・原因・復旧状況・再発防止）を確認する
2. 読み手と文書の種類を決める
3. プロンプトに情報を入れてAIに下書きを生成させる
4. 事実確認（日時・数字・固有名詞）を担当者が行う
5. 連絡先・プレースホルダーを実際の情報に差し替える
6. 重大度に応じて上長・法務の確認を経てから送付する

障害発生時の対応フローとお詫び文のテンプレートを事前に準備しておくと、実際の障害時に時間的なプレッシャーの中でも品質の高い文章を短時間で送れます。

障害対応の記録作成については情報システムの障害報告書をAIで作る方法を参照してください。メール作成の全般については情報システムのメール作成をAIで行う方法で詳しく解説しています。