情報システム部門の会議アジェンダをAIで作る際のコツは？

会議の目的・参加者・決定すべき事項・時間配分を先にプロンプトに書いて渡す。目的と決定事項が明確なほど、実用的なアジェンダが出力される。

ベンダーとの技術的な打ち合わせの準備にAIは使えますか？

使える。会議の前に製品仕様書やリリースノートをAIに読み込ませ、確認すべき技術的な質問リストを生成させると準備漏れを防げる。

会議後の議事録作成もAIでできますか？

できる。録音や手書きメモをテキスト化してAIに渡すと、決定事項・アクションアイテム・担当者・期限を整理した議事録を生成できる。議事録作成の詳細は別記事で解説している。

AIで作ったアジェンダをそのまま会議で使ってよいですか？

参加者に送付する前に担当者が内容を確認・修正する。特に時間配分と決定事項の優先順位は人間が最終判断する。

情報システムの会議準備をAIで段取りする方法

結論

情報システム部門の会議は、ベンダーとの定例打ち合わせ、IT投資の予算説明、障害対応の振り返り、セキュリティ対策の検討会など、準備すべき内容が技術的かつ多岐にわたる。AIを使えばアジェンダ作成・事前質問リスト・説明資料の構成案を短時間で用意できる。本記事では情報システム担当者が実践できる会議準備のAI活用法を手順とプロンプト例で解説する。

情報システム部門の会議準備が大変な理由

情報システム担当者が会議準備に時間をかけざるを得ない背景を整理する。

技術内容を非技術者向けに翻訳する必要がある 経営層や一般部門を交えた会議では、専門用語を使わずに技術的な問題やリスクを説明しなければならない。この「技術的内容の平易化」に多くの時間がかかる。

複数のステークホルダーが絡む ベンダー・社内ユーザー部門・経営者・セキュリティ担当など、立場の異なる参加者が一堂に会す場合、それぞれの関心事を踏まえたアジェンダ設計が求められる。

準備資料の種類が多い アジェンダ、現状報告資料、比較表、コスト試算、リスク説明など、会議の種類によって必要な資料が異なる。

AIはこれらの準備作業の初稿生成を担い、担当者の確認・修正の手間を軽減できる。

使うAIツール

ChatGPT（GPT-4o）

アジェンダ・質問リスト・資料の構成案など、テキストで整理する作業全般に対応できる。詳細な条件を箇条書きで渡すと精度が高い。

Microsoft 365 Copilot（PowerPoint・Word連携）

PowerPointでアジェンダスライドや説明資料のたたき台を生成できる。Wordで議題ごとの説明文を下書きする場合にも使いやすい。

Notion AI

Notionで会議準備のページを管理している場合、ページ上でアジェンダの下書きや質問リストを直接生成できる。

手順：AIで会議準備をする

ステップ1：会議の目的と参加者を整理する

会議前に以下を確認してメモする。

会議の目的（情報共有 / 意思決定 / 問題解決 / ベンダー提案評価など）
参加者と役職・技術レベル
決定すべき事項（決議事項）
会議時間
事前に共有すべき情報（現状レポート・資料など）

この情報をプロンプトに含めることでAIが実用的なアジェンダを生成できる。

ステップ2：アジェンダをAIで生成する

具体例1：クラウドストレージ移行検討会議のアジェンダ

以下の条件で、社内会議のアジェンダを作成してください。

会議名：社内ファイルサーバーのクラウドストレージ移行検討会議
目的：移行先クラウドサービスの候補選定と方針決定
参加者：情報システム部長・IT担当（私）・総務部長・経理部長
技術レベル：IT担当以外はIT知識が少ない
会議時間：60分
決定すべき事項：
- 移行先クラウドサービス（3候補）の中から1つを選定する
- 移行スケジュールの大枠を合意する

含めること：
- 各アジェンダ項目の時間配分
- 各項目での期待する成果（決定 / 共有 / 議論）
- 事前に参加者に送付すべき資料のリスト

具体例2：ベンダーとの定例打ち合わせのアジェンダ

以下の条件で、ネットワーク保守ベンダーとの定例打ち合わせのアジェンダを作成してください。

会議頻度：月1回
会議時間：45分
前回からの変更点：先月末にスイッチの一部ポートで断続的な通信断が発生した
今月の確認事項：
- 先月の障害報告と対処状況の確認
- ファームウェアアップデートの適用状況
- 来月実施予定の定期メンテナンスの日程調整
- ライセンス更新の確認（更新期限：8月末）

条件：
- 各項目の所要時間を明示する
- 情報システム側で事前に準備すべき資料・情報を列挙する

ステップ3：事前質問リストを生成する

ベンダー提案評価や新製品導入の検討会議では、事前に質問リストを作っておくと会議の密度が上がる。

具体例：新EDR製品の提案評価会議向け事前質問リスト

以下の条件で、EDR製品の提案評価会議に向けた事前質問リストを作成してください。

製品カテゴリ：EDR（エンドポイント検知・対応）
評価の観点：
- 検知精度とフォールスポジティブの頻度
- 既存のMicrosoft 365 DefenderやWindowsセキュリティとの競合・共存
- 運用管理者の操作性（アラート対応のワークフロー）
- ライセンス体系（台数課金 / ユーザー課金）と価格
- 導入支援サポートの内容と期間
- 他社での導入事例（業種・規模）

出力形式：カテゴリ別に整理した箇条書きリスト
質問数：15〜20問

ステップ4：説明資料の構成案をAIで生成する

技術的な内容を非技術者に説明する資料の構成をAIに提案してもらう。

以下の内容を、IT知識がない経営層に説明するためのプレゼン資料（PowerPoint 5〜7枚）の構成案を作成してください。

説明したい内容：現在の社内ファイルサーバーに対するセキュリティリスクと、クラウドストレージ移行によるリスク低減効果
伝えたいゴール：クラウド移行の承認と予算の確保

各スライドに含めること：
- スライドタイトル
- 掲載すべき情報の要点（2〜4点）
- 技術用語を使わない説明の方針

聴衆：専務取締役・経理部長（IT知識は一般社員レベル）

会議の種類別：準備のポイント

障害対応振り返り会議

インシデント発生後の振り返り会議では、AIを使って「タイムライン整理」「原因分析のフレーム」「再発防止策の検討軸」を事前に準備できる。障害対応の詳細は情報システムのインシデント対応をAIで効率化する方法で解説している。

以下の障害記録をもとに、振り返り会議（ポストモーテム）のアジェンダと確認事項を作成してください。

障害概要：[障害の概要を1〜3文で記載]
発生日時：[日時]
影響範囲：[影響したシステム・部門]
対応タイムライン：[対応の経緯を箇条書きで]
暫定対処：[実施した暫定対応]

アジェンダには以下を含めること：
- タイムラインの確認と事実整理（30分）
- 根本原因の分析（30分）
- 再発防止策の検討と担当割り当て（30分）

IT予算説明会議

予算説明では、投資対効果を数値で示す必要がある場合がある。AIを使って「コスト比較表の骨格」や「リスク低減効果の説明文」を生成できる。

セキュリティ対策検討会議

最新の脅威動向を踏まえた対策の優先順位を整理するための資料作成に、AIを活用できる。AIが生成した内容は公開情報に基づくものなので、自社の実環境に合わせた修正が必要だ。

会議後のフォローアップも効率化する

会議が終わったら、アクションアイテムとフォローアップのメールをAIで作成する。議事録の作成は情報システムの議事録・会議メモをAIで作る方法で詳しく解説している。

フォローアップメールについては情報システムのフォローアップ連絡をAIで作る方法を参照してほしい。

うまくいかない場合の対処法

アジェンダが抽象的すぎる場合

「各アジェンダ項目に具体的な議題を3〜5点追加してください」と追加指示する。または「今月の懸案事項として〇〇があります」と具体的な情報をプロンプトに加える。

時間配分が非現実的な場合

「過去の会議では各項目に平均〇分かかります」という情報を加えるか、「決定事項の優先度を明示したうえで時間配分を見直してください」と指示する。

非技術者向けの資料構成案が難解な場合

「小学生にもわかるように説明する前提で構成を見直してください」や「技術的な言葉を使わないスライド構成に変更してください」と追加指示する。

AIが会議の背景を誤解した案を出す場合

会議の種類（定例 / 課題解決 / 提案評価など）と参加者の関心事を明示してから再生成する。背景情報が少ないとAIが汎用的なアジェンダを出力しやすい。

まとめ

情報システム部門の会議準備をAIで効率化するには、会議の目的・参加者・決定事項をプロンプトに明記することが出発点だ。アジェンダ・事前質問リスト・資料構成案の初稿をAIに任せ、担当者がビジネス的な判断と技術的な正確性を加えるという役割分担が現実的だ。AIが生成した内容を無修正で使うのではなく、自社の実状に合わせた修正を加えることで、準備の質と速さを両立できる。