マーケティングの会議準備をAIで段取りする方法
この記事の要点
マーケティング担当者がAIを使って会議のアジェンダ作成・事前資料まとめ・議事録準備を効率化する方法を解説。キャンペーンレビューや施策検討会議の具体的なプロンプト例付き。
結論：会議の事前準備をAIに任せると、議論の中身に時間を使えるようになる
マーケティングの会議準備には時間がかかる。キャンペーンレビューひとつとっても、数値を集めてアジェンダを作り、参加者に事前共有メールを送るまでに1時間近くかかることは珍しくない。
AIを使うと、「今週のレビューに必要な情報」をメモ書きで渡すだけで、アジェンダの骨格・事前共有メール・ファシリテーションの流れが短時間で揃う。準備作業の大半をAIが担うため、担当者は議論そのものの設計に集中できる。
使うAIツール
| ツール | 会議準備での使い方 |
|---|---|
| ChatGPT（GPT-4o） | アジェンダ・事前共有メール・要約の生成 |
| Claude（Sonnet） | 長いレポートや資料の要点まとめ |
| Notion AI | Notionで管理している会議メモに直接補完 |
| Microsoft Copilot | TeamsやOutlookと連携した会議準備 |
| Gemini（Google Workspace） | Meetやカレンダーと連携した準備フロー |
普段使っているツールに連携できるAIを優先的に選ぶと、資料と会議ツールを行き来するコストが減る。
手順1：会議の目的と必要情報を整理する
AIに渡す前に、会議の「目的」「参加者」「決めなければいけないこと」を箇条書きで書き出す。この作業自体も5分以内で終わらせる。
例：
会議名：6月第2週 キャンペーンレビューMTG
目的：先週のリスティング広告施策の振り返りと、今週の施策調整
参加者：マーケ担当2名、SEM担当1名、マネージャー1名
事前に共有済みの数値：クリック率1.8%（先週比-0.3%）、CVR2.1%（先週比+0.1%）
決めること：キーワード入札単価の見直し、バナー変更の是非
持ち越し：先々週のランディングページ改修の影響測定
所要時間：45分この情報があればAIは的確なアジェンダを生成できる。
手順2：アジェンダを生成する
以下の情報をもとに、マーケティング会議のアジェンダを作成してください。
会議名：6月第2週 キャンペーンレビューMTG
目的：先週のリスティング広告施策の振り返りと今週の施策調整
参加者：マーケ担当2名（Aさん・Bさん）、SEM担当（Cさん）、マネージャー（Dさん）
事前に共有済みの数値：クリック率1.8%（先週比-0.3%）、CVR2.1%（先週比+0.1%）
決めること：キーワード入札単価の見直し、バナー変更の是非
持ち越し：先々週のランディングページ改修の影響測定
所要時間：45分
【アジェンダの形式】
- 各セクションに目安の時間を入れる
- 事前に参加者が確認しておくべき数値・資料も明記する
- 「決定事項」と「持ち越し事項」を最後にまとめるセクションを設ける生成されたアジェンダを確認し、議論の優先順位や参加者の担当に合わせて微調整する。
手順3：事前共有メールを作る
アジェンダができたら、参加者への事前共有メールも生成する。
以下のアジェンダを参加者に事前共有するためのメールを作成してください。
受信者：Aさん・Bさん・Cさん・Dさん（社内メンバー）
会議日時：6月9日（月）10:00〜10:45
目的：メールを受け取った参加者が数値を確認して会議に臨めるようにする
アジェンダ：
[生成済みアジェンダをここに貼り付ける]
事前に見ておいてほしい資料：
- 先週のリスティング広告レポート（Google Drive ○○フォルダ）
- 現行バナー素材の一覧
トーン：社内向け、簡潔に。件名も付けてください。手順4：当日のファシリテーション流れを作る
会議のファシリテーターを担当する場合、進行の流れをAIに設計してもらうことも有効だ。
以下の会議を45分でスムーズに進めるためのファシリテーション流れを作成してください。
会議の構成：
- レポート確認（10分）
- 課題の特定と原因仮説（15分）
- 施策の方向性決定（15分）
- アクションアイテムの確認と締め（5分）
参加者：4名。マネージャーは最終判断に集中してもらいたい。議論が発散しやすいメンバーが1名いる。
以下を含めてください：
- 各セクションの導入発言例（ファシリテーターが話す言葉）
- 議論が脱線した場合の引き戻し発言例
- 時間超過しそうなときの対処ファシリテーション経験が少ないメンバーでも、このスクリプトがあれば会議を予定通りに進めやすくなる。
実践例：月次マーケティングレポート会議の準備
月次のマーケティング全体振り返り会議は、準備が特に手間がかかる会議の代表例だ。関係者が多く、扱うデータも多岐にわたる。
以下の月次マーケティングレビュー会議のアジェンダと事前配布資料の構成案を作成してください。
会議名：5月度 マーケティング月次振り返り
参加者：マーケティング部全員（8名）＋ 事業部長
会議時間：90分
扱うデータ：
- Webサイト流入数（先月比+12%）
- オーガニック検索流入（先月比+5%）
- 広告経由リード数（先月比-8%）
- メール配信開封率（22%、業界平均20%）
- 展示会獲得リード数（45件）
- SQLへの転換率（12%）
今月の重点議題：
1. 広告リード数が減った原因の特定と対策
2. 展示会リードのナーチャリング施策の決定
3. 来月のコンテンツカレンダーの承認
【成果物】
- 90分のアジェンダ（時間配分付き）
- 事前配布資料の構成案（何をどの順で示すか）
- 議事録テンプレート（会議後に書き込む形式）このプロンプト一つで、会議の骨格がほぼ完成する。数値は実際のレポートから差し替えるだけでいい。
うまくいかない場合のポイント
アジェンダが長すぎて45分に収まらない
「この会議は○分で終わらせる必要があります。最も重要な2〜3点に絞ってアジェンダを再設計してください」と指示する。時間制約を明示すると優先度付きのアジェンダになる。
決定事項が会議でなかなか出ない
アジェンダに「この議題のゴール：○○について△△か□□かを決める」のように決定の型を入れる。AIに「各議題の末尾に、この議題で期待するアウトプットを1行追加してください」と指示するだけで追加できる。
参加者が資料を読んでこない
事前共有メールに「会議の冒頭5分でレポートを確認する時間は設けません。必ず事前に確認してきてください」と明記するよう指示する。読んでくることを前提にした議題設計も合わせてAIに依頼すると一貫性が出る。
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よくある質問
AIで作ったアジェンダをそのまま会議で使えますか？
骨格は使えるが、参加者の役割・議論すべき優先順位・持ち越し事項などは担当者が確認してから配布する。AIは文脈を知らないため、最終調整は必須だ。
会議準備にどれくらい時間がかかっていたのがどれくらいになりますか？
アジェンダ作成・資料の要点整理・事前共有メール作成を合わせて1時間以上かかっていた作業が、AIを使うと20〜30分程度に短縮されるケースが多い。
AIで議事録を作るにはどうすればよいですか？
会議後にメモや文字起こしをAIに渡し、「決定事項・アクションアイテム・次回確認事項」の形式でまとめるよう指示する。NotionAIやCopilotは会議ツールと連携した自動議事録機能も持つ。
毎週同じ形式の会議アジェンダをAIで量産するには？
テンプレートプロンプトを作成し、変更箇所（日付・前週の数値・今週のテーマ）だけ書き換えて毎回使う。プロンプト自体をNotionやGoogleドキュメントに保存しておくと再利用しやすい。
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