職種別AI仕事術

購買・調達のデータ集計・分析をAIで行う手順

Meliorra編集部
購買・調達のデータ集計・分析をAIで行う手順

この記事の要点

購買・調達担当者が発注データ・見積データ・コスト実績をAIで集計・分析する手順を解説。Excelデータをそのまま使えるプロンプト例付き。

結論

購買・調達のデータ分析——発注金額の品目別集計、取引先別コスト推移、見積比較の数値整理——は手間がかかるが、AIを使えば集計作業を大幅に短縮できる。数値データをコピーして「こういう切り口で集計して」と伝えるだけで、10分かかっていた集計が2分以内に完了する場合がある。

どのAIツールを使うか

ChatGPT Advanced Data Analysis

CSVやExcelファイルをアップロードすると、Pythonコードを自動生成・実行してデータを集計・グラフ化する。コードを書けない担当者でも「取引先別の年間発注金額を棒グラフで見せて」のような指示で動く。ChatGPT Plus（月額20ドル）が必要だ。

Claude（テキスト貼り付け）

ExcelのセルをコピーしてClaudeのチャットに貼り付けると、タブ区切りのデータとして解釈して集計・分析してくれる。ファイルをアップロードしなくてもよい手軽さがある。出力をExcelに貼り戻す形で仕上げるのが現実的な使い方だ。

Excel / Google Sheets + AIの組み合わせ

データの格納はExcelに残しつつ、関数やマクロのコードをAIに生成させる方法も実用的だ。「このデータに対してVLOOKUPをSUMIFSで補完する関数を書いて」のように依頼すれば、Excelの操作を詳しく知らなくても高度な集計が組める。

手順：購買データをAIで分析する

ステップ1：データを整理してAIに渡せる形にする

Excelのデータは、列名（ヘッダー行）を含めてコピーするとAIが正確に解釈しやすい。集計に不要な列（コメント列・書式情報等）は省いて貼り付ける。

渡すデータの例（発注履歴）：

発注日,品目コード,品目名,取引先,発注数量,単価,発注金額,納品予定日
2025-04-05,M001,ステンレス板 SUS304,AA商会,500,1200,600000,2025-04-20
2025-04-10,M002,アルミ板 A5052,BB金属,300,800,240000,2025-04-25
...（以下続く）

ステップ2：集計・分析の依頼を具体的に書く

以下は2025年4月〜2026年3月の発注履歴データです。

（ここにコピーしたデータを貼り付け）

このデータをもとに、以下の集計・分析を行ってください。

1. 取引先別の年間発注金額合計（降順で上位10社）
2. 品目カテゴリ別の発注金額構成比（品目コードの先頭2文字でグループ分け）
3. 月別発注金額の推移（表形式）
4. 発注金額が前年同月比20%以上増加している月があれば指摘してください

数値はカンマ区切りの整数で表示してください。
集計の手順も簡潔に説明してください。

ステップ3：コスト削減の分析依頼

削減余地があるかを探る分析は、AIに切り口を提案させながら進める。

以下の発注データから、コスト削減の余地がある可能性がある観点を分析してください。

（データを貼り付け）

以下の観点で分析してください。
1. 同一品目を複数の取引先から分散発注しているケース（統合可能な発注が存在するか）
2. 小口発注が多く、ロット統合で単価を下げられそうな品目
3. 月ごとに単価が変動している品目（価格が安定していない取引先）
4. 発注頻度が高く、在庫を持つことで単価交渉できる可能性がある品目

これは分析の仮説であり、最終判断は実際の交渉・確認を通じて行います。

ステップ4：Excelで使える集計関数を生成させる

AIに関数を作らせてExcelに貼り付ける方法は、Excelへのデータ格納を維持したまま活用できる。

Excelの発注データシートを以下の構成で使っています。
A列：発注日、B列：品目コード、C列：取引先名、D列：発注金額

以下の集計を行うExcel関数を書いてください。
1. 特定の取引先（例：AA商会）の年間発注金額合計（SUMIF使用）
2. 品目コードがM0で始まる品目の発注金額合計（SUMIFS使用）
3. 直近3ヶ月の月別発注金額を自動計算する方法

使い方のコメントも関数に添えてください。

購買・調達での具体的な活用例

事例1：年次コスト報告書の作成効率化

年度末の購買コスト報告書作成で、3年分の発注データをAIに渡し「前年比較・品目別推移・取引先別シェアの変化」を分析させた。担当者が丸2日かけてピボットテーブルで作っていた集計を、AIとの対話で半日に短縮できた。AIが集計した数値をExcelに貼り戻し、グラフは担当者が仕上げるという分担が機能した。

事例2：見積比較の数値整理

3社から届いた見積書をスキャンしてテキスト化し、品目ごとの価格差をAIに集計させた。「A社に比べてB社が割安な品目」「数量が増えたときの割引率が最も大きい取引先」といった切り口の分析を指示したところ、交渉優先順位の判断材料が手早く揃った。見積比較の詳細な方法はAIで見積比較を効率化する方法も参照してほしい。

うまくいかない場合の対処法

集計結果が合わない・ずれる

AIの計算は100%正確ではない場合がある。特に行数が多いデータや複雑な条件での集計は、Excelで再計算して照合する。「この集計を確認するためのExcel数式を書いてください」と依頼して検証するのも有効だ。

データの形式をAIが誤認識する

日付の列が「2025/4/5」と「2025-04-05」が混在している場合など、データの表記が統一されていないとAIの解釈が揺れる。AIに渡す前にExcelでデータを統一しておくか、「日付の表記が混在しているため、YYYY-MM-DD形式に統一して読んでください」と注記する。

データ量が多すぎてチャットに貼れない

数千行以上のデータはチャットの文字数制限に引っかかる。ChatGPTのAdvanced Data Analysis機能でCSVファイルをアップロードするか、データを月別・品目別に分割してそれぞれ処理させた後に統合する。

AIが数値を丸めすぎる

「概算で問題ない」と誤解して丸めることがある。「すべての数値を原データのまま使用し、四捨五入せずに表示してください」と明示する。

分析結果の使い方

AIが出した集計・分析は「仮説と切り口の提供」として扱う。最終的な意思決定（発注先変更・価格交渉の実施など）は担当者が原データと照らし合わせて判断する。AIの分析は「何を見るべきか」の方向性を素早く教えてくれるツールだと捉えると、実務での使い方がしっくりくる。

分析の切り口を固めたら、交渉の準備には購買・調達の価格交渉をAIでサポートする方法も合わせて参照してほしい。

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#購買・調達#発注#調達#AI

よくある質問

ExcelのデータをそのままAIに貼り付けて分析できますか？

可能です。ExcelのデータをCSV形式やタブ区切りでコピーしてAIに貼り付けると、集計・分析・グラフ用のコード生成などを指示できます。ただし個人情報や機密情報の取り扱いには注意が必要です。

AIにデータ分析させるとExcelの関数やピボットテーブルは不要になりますか？

必ずしも不要になるわけではありません。AIはデータの整形・集計・傾向分析を自然言語で素早く行えますが、最終的な集計表やグラフの作成はExcelやTableauで仕上げる場合が多いです。組み合わせて使うのが現実的です。

ChatGPTのCode Interpreterとは何ですか？

ChatGPT Plus（有料版）のAdvanced Data Analysis機能で、Pythonコードを実行してデータを集計・可視化できます。ExcelやCSVファイルをアップロードすると、グラフ生成や集計を自動で行ってくれます。

データ量が多い場合（数万行）でも使えますか？

数万行のデータは通常のチャット入力では扱いにくいです。ChatGPTのAdvanced Data Analysis機能かClaude APIにファイルをアップロードする方法が適しています。

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