OutlookでCopilotでメールを作る手順
この記事の要点
Copilot for Microsoft 365をOutlookで使い、返信メール・起草・要約・トーン変更を効率化する手順をプロンプト例つきで解説。
OutlookでCopilotを使うと、返信メールの起草・長いスレッドの要約・文体の調整が格段に速くなる。定型的なビジネスメールで毎日30分以上費やしているなら、Copilotで半分以下の時間で仕上げられる。
結論
Outlook統合Copilotは、受信メールのスレッドを参照しながら返信文を自動生成する点が最大の特徴だ。ブラウザ版のスタンドアロンとは異なり、メールのコンテキストを渡す操作が不要で、文脈を踏まえた返信文を即座に起草できる。Copilot for Microsoft 365ライセンスが必要。
前提：必要なプランとアクセス方法
Copilot for Microsoft 365版（Outlook統合）
OutlookでのCopilot統合機能を使うにはCopilot for Microsoft 365ライセンスが必要だ。デスクトップ版OutlookとウェブブラウザでOutlookを開く場合（outlook.office.com）の両方で利用できる。最新の対応プランは Microsoft公式サイト で確認してほしい。
ライセンスが有効になると、メール作成画面や受信トレイにCopilotのアイコンやボタンが表示されるようになる。
スタンドアロン版での代替
Copilot for Microsoft 365がない場合でも、copilot.microsoft.com でメールの文章を生成することはできる。ただし受信メールのスレッドを自動で読み取る機能はないため、送り手のメール内容をコピーしてコンテキストとして貼り付ける作業が必要になる。
手順1：受信メールへの返信文を起草する
- 返信したいメールを開く
- 「返信」ボタンをクリックして返信作成画面を開く
- 作成画面の上部または本文エリア内にある「Copilotで下書きを作成」ボタンをクリックする
- 返信の目的・トーン・含めたい内容をプロンプトで入力する
先方の質問に対して以下の内容で丁寧に返信してください。
・見積書を今週金曜日までに送付できる旨を伝える
・追加で確認したい仕様が2点ある旨を記載する
・丁寧なビジネスメールのトーンで
・本文は200字以内に収める- Copilotが下書きを生成したら内容を確認する
- 必要に応じて修正してから送信する
手順2：新規メールをゼロから起草する
- 「新規メール」ボタンをクリックして作成画面を開く
- 本文エリア内のCopilotボタン（ペンアイコン）をクリックする
- 送りたいメールの概要をプロンプトで入力する
以下の内容で社外向けのビジネスメールを起草してください。
・宛先：取引先A社の田中様
・目的：先日の打ち合わせの御礼と議事録の送付
・含める内容：打ち合わせ日時・主な合意事項2点・次回打ち合わせの日程調整依頼
・トーン：丁寧・礼儀正しいが簡潔
・本文は400字以内手順3：長いスレッドを要約する
- 長いメールスレッドを開く
- スレッド上部またはCopilotパネルに表示される「スレッドのサマリー」をクリックする
スレッドの参加者・主な議論・決定事項・残課題を短い文章でまとめてくれる。長い社内スレッドの把握や、途中から参加した会話のキャッチアップに便利だ。
または、Copilotパネルを開いて手動で要約を依頼することもできる。
このメールスレッドを要約してください。
特に「決定したこと」と「まだ未決のこと」を区別してまとめてください。手順4：メールのトーンを変更する
起草したメールのトーンが合わない場合は、Copilotに修正を依頼できる。
このメールをより丁寧な表現に書き直してください。
敬語を適切に使い、相手を尊重するトーンにしてください。このメールをより簡潔にしてください。
冗長な表現を削り、200字以内に収めてください。この謝罪メールを、誠意が伝わりつつも過度な低姿勢にならないよう書き直してください。手順5：複数の優先度の高いメールを整理する
受信トレイにCopilotパネルを開いて、優先度の高いメールや対応が必要なメールについて質問できる。
今日の受信メールの中で、今週中に返信が必要なものはどれですか？
件名と送信者名を一覧にしてください。〇〇プロジェクトに関連するメールをまとめて、直近の課題と確認事項を教えてください。手順6：会議招待への返信を作る
会議招待メールへの承諾・辞退・条件付き承諾のメッセージもCopilotで起草できる。
この会議招待に対して、以下の内容で返信を起草してください。
・参加できるが15分遅刻する可能性がある旨を伝える
・オンライン参加リンクを事前に送ってほしいと依頼する
・丁寧なビジネスメールでうまくいかない場合のポイント
Copilotボタンが作成画面に表示されない
ライセンスの確認とOutlookの更新を行う。Outlookのデスクトップ版とウェブ版で表示される場所が異なる場合がある。ウェブ版（outlook.office.com）でも試してみるとよい。
スレッドの内容が要約に反映されていない
非常に長いスレッド（数十通以上）は全体を参照しきれない場合がある。最近の数通に絞って「この最後の5通のやり取りを要約してください」と指定するとより正確になる。
生成された文章が不自然な敬語になる
日本語のビジネスメールとして不自然な敬語表現が出る場合は、具体的な修正指示を出す。
「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」という結びに変更し、
「させていただきます」の使い過ぎを修正してください。返信文にスレッドのコンテキストが反映されていない
返信作成画面でCopilotを呼び出すと通常はスレッドを参照するが、手順や画面によっては参照されないことがある。その場合は元メールの本文を「このメールへの返信を作成してください。以下が元のメールです：」として貼り付けてから指示する。
スタンドアロン版との違いまとめ
| 機能 | スタンドアロン版 | Outlook統合版（M365） |
|---|---|---|
| 受信メールの参照 | コピペが必要 | 自動でスレッドを参照 |
| スレッドの要約 | コピペが必要 | ボタン一つで要約 |
| メールへの直接挿入 | コピペが必要 | 下書きとして直接挿入 |
| 優先メールの整理 | 不可 | 受信トレイを参照して回答 |
| トーン調整 | テキストで返答 | 下書きをその場で修正 |
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よくある質問
OutlookのCopilotはGmail利用者でも使えますか？
OutlookのCopilot統合機能はMicrosoftアカウントとCopilot for Microsoft 365ライセンスが必要です。Gmailには対応していません。ブラウザ版のcopilot.microsoft.comで同様の文章生成は可能です。
受信メールをCopilotで自動要約できますか？
Copilot for Microsoft 365版のOutlookでは、長いメールスレッドを開いた際に「スレッドのサマリー」ボタンが表示され、スレッド全体を要約できます。
Copilotが作成したメール下書きは送信前に確認できますか？
はい。Copilotが生成した下書きは送信ボタンを押すまで確認・編集できます。内容を確認してから「送信」を実行するのはユーザーの操作です。
Copilotでのメール起草は新規作成と返信のどちらにも使えますか？
両方に対応しています。新規作成画面でも、受信メールへの返信画面でもCopilotの起草機能が使えます。返信の場合はスレッドの文脈を踏まえた文章を生成してくれます。
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