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TeamsでCopilotで会議を要約する手順

Meliorra編集部
TeamsでCopilotで会議を要約する手順

この記事の要点

Copilot for Microsoft 365をTeamsで使い、会議の文字起こし・要約・アクションアイテム抽出を自動化する手順をプロンプト例つきで解説。

Teams会議の後に議事録を書く作業は、平均で30〜60分かかる。CopilotをTeamsに統合すると、会議が終わった直後に要約・決定事項・アクションアイテムをAIが自動で出してくれる。

結論

Teams統合Copilotは会議のトランスクリプトをリアルタイムで参照し、要約・発言者別の発言整理・アクションアイテム抽出を行える。議事録作成にかかる時間を大幅に削減でき、担当者が内容確認と配布に集中できる。ただし利用にはCopilot for Microsoft 365ライセンスと会議のトランスクリプト有効化が前提となる。

前提：必要なプランとアクセス方法

Copilot for Microsoft 365版（Teams統合）

TeamsのCopilot機能を使うにはCopilot for Microsoft 365ライセンスが必要だ。最新の対応プランは Microsoft公式サイト で確認してほしい。

Teams会議でCopilotを使うには、会議のトランスクリプト機能が有効になっている必要がある。組織のTeams管理者がトランスクリプト機能を有効化しているかどうかを事前に確認する。

スタンドアロン版での代替

copilot.microsoft.comの無料版でも、会議の文字起こしテキストをコピーして貼り付ければ要約やアクションアイテムの抽出ができる。ただしTeams会議に直接統合されていないため、文字起こしを別途エクスポートする手間が発生する。

手順1：会議中にCopilotを起動する

会議が始まったら、以下の手順でCopilotを有効にする。

  1. Teams会議の画面上部または会議コントロールから「Copilot」ボタンをクリックする
  2. トランスクリプトの開始を確認するメッセージが表示されたら開始する
  3. Copilotパネルが画面右側に表示される

トランスクリプトが開始されると、参加者には「トランスクリプトが開始されました」という通知が表示される。

手順2：会議中に質問する

会議が進行中でも、Copilotパネルに質問を入力してリアルタイムで情報を引き出せる。

ここまでの会議で合意した事項をまとめてください。
田中さんが発言した課題点をリストアップしてください。
現在まで決まっていない事項はどれですか？

会議中に決定事項を忘れた場合や、途中参加した場合の状況把握にも使える。

手順3：会議後に要約を取得する

会議終了後、TeamsのCalendarから会議詳細画面を開く。

  1. Teamsの左側メニューから「予定表（Calendar）」を開く
  2. 終了した会議をクリックして詳細画面を開く
  3. 「Copilot」タブをクリックする

ここでCopilotパネルが表示され、会議全体を対象にした質問や要約依頼ができる。

会議全体の要約を生成する

この会議全体を要約してください。
以下の形式でまとめてください。
・会議の目的
・主な議論のポイント（3〜5点）
・決定事項
・未決事項

手順4：アクションアイテムを抽出する

議事録として最も重要なアクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）をCopilotで抽出する。

この会議でのアクションアイテムを担当者・内容・期限の形式でリストアップしてください。
明示的に担当者が指名されたものだけを含めてください。

期限が発言されていない場合は「期限未定」または発言内容から推測した旨をCopilotが示す。期限の確認は参加者に行うこと。

手順5：発言者別に発言を整理する

特定の参加者が何を発言したか、誰が何を約束したかを確認できる。

各参加者の主な発言を担当者別にまとめてください。
山田さんが担当を引き受けたタスクをすべてリストアップしてください。
営業部長が指摘した課題点を抽出してください。

手順6：議事録メールの下書きを作る

会議要約をそのままメールの下書きとして使う場合は、以下のようなプロンプトを使う。

この会議の要約を、参加者全員に送る議事録メールとして起草してください。
以下の構成で作成してください。
・件名：（会議名と日付を含める）
・本文：開催日時・参加者・決定事項・アクションアイテム・次回会議の予定（もしあれば）
・文体はビジネスメールとして丁寧に

生成された文章をコピーしてOutlookに貼り付け、内容を確認してから送信する。

手順7：チャットでCopilotを使う（会議以外）

TeamsのCopilotはチャット機能にも統合されている。Teamsのチャット画面でCopilotを起動すると、チャットスレッドの要約・過去の会話の検索・返信案の生成ができる。

このチャットスレッドの要約をしてください。
未解決の質問事項があれば抽出してください。
先週のプロジェクトXに関するチャットの中で、決まった事項をまとめてください。

うまくいかない場合のポイント

Copilotボタンが会議画面に表示されない

ライセンスが有効かどうか、組織のTeams管理者がCopilot機能を有効にしているかを確認する。また、Teamsアプリのバージョンが古い場合も表示されないことがある。デスクトップアプリを最新版に更新する。

トランスクリプトが有効にならない

Teams管理センターでトランスクリプト機能が組織レベルで無効になっている可能性がある。IT管理者に確認して設定を変更してもらう。

会議の主催者だけがトランスクリプトを開始できる場合と、参加者全員が開始できる場合がある。設定は管理者のポリシーによって異なる。

要約の精度が低い

複数人が同時に話している部分や、専門用語が多い部分はトランスクリプトの精度が落ちることがある。要約の精度が低い場合は、Copilotに「この部分をより詳しく教えてください」と特定の箇所について追加質問する。

会議後にCopilotタブが表示されない

トランスクリプトが保存されていない会議では、会議後のCopilotパネルが使えない。今後の会議でトランスクリプトを有効にしておくことが重要だ。

プライバシー・コンプライアンスの懸念

社外参加者がいる会議でトランスクリプトを取る場合は、参加者への事前説明が必要になるケースがある。自社の情報管理規程・個人情報保護方針・法的要件を確認してから運用する。

スタンドアロン版との違いまとめ

機能スタンドアロン版Teams統合版（M365）
会議中のリアルタイム要約不可可能
会議後の要約テキストを貼り付けて対応自動でトランスクリプト参照
アクションアイテム抽出テキストを貼り付けて対応自動で抽出
チャットスレッドの参照不可可能
議事録メールの下書きテキストで返答テキストで返答（Outlook連携は別途）

関連記事

#Copilot#Teams#M365#やり方

よくある質問

TeamsのCopilot会議要約を使うためにはレコーディングが必要ですか？

レコーディングは必須ではありませんが、文字起こし（トランスクリプト）が有効化されている必要があります。トランスクリプトが有効な会議でCopilotが発言内容を参照して要約できます。

会議中に参加者の同意なくCopilotで文字起こしを取ることはできますか？

Teamsでトランスクリプトや録音を開始すると参加者に通知が表示されます。会議の文字起こしやレコーディングを行う前に参加者に説明することが望ましく、自社のプライバシーポリシーや就業規則も確認してください。

TeamsのCopilotは会議後にも使えますか？

はい。会議後にTeamsの会議詳細画面を開くと「Copilot」タブが表示され、会議後でも要約・質問・アクションアイテムの確認が行えます。ただしトランスクリプトが保存されている必要があります。

TeamsのCopilotで取得した会議要約をOutlookで送ることはできますか？

Copilotが生成した要約テキストをコピーしてOutlookのメール本文に貼り付けることはできます。TeamsからOutlookへの直接送信機能は現時点では標準機能として存在しないため、最新の機能については公式サイトで確認してください。

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