そのまま使えるビジネスプロンプト集 業務別の例文

角かっこを置き換えるだけで使える

ここでは、ビジネスでよく使うプロンプトを業務別にまとめた。角かっこの部分を自分の状況に置き換えれば、そのまま使える。一度で完璧を狙わず、返ってきた出力に追加指示を重ねると精度が上がる。

良いプロンプトの考え方そのものは、別記事のプロンプトの書き方で解説している。ここでは実例に絞る。

メール

次の内容で取引先へのメール下書きを作ってください。
- 目的：[打ち合わせの日程調整]
- 要点：[候補日時、所要時間、形式]
- トーン：丁寧かつ簡潔に

[依頼]を断るメールを作ってください。
関係を損ねないよう、代替案を1つ添えてください。

議事録・要約

次の文字起こしから議事録を作ってください。
出力は、決定事項、ToDo（担当と期限）、次回の論点に分けてください。
文字起こしにない情報は推測せず「記載なし」としてください。
（ここに貼り付け）

次の資料を、役員に1分で説明するために要約してください。
結論を最初に、根拠を3点添えてください。
（ここに貼り付け）

資料・企画

[テーマ]の企画書の骨子を作ってください。
背景、課題、提案、期待効果、必要なコストの順で、見出し単位でお願いします。

[商品やサービス]のアイデアを10個出してください。
それぞれにターゲットと狙いを一言添えてください。

リサーチ・整理

次の自由回答を、よく出る要望ごとに分類してまとめてください。
件数の多い順に、代表的な声を1つずつ添えてください。
（ここに貼り付け）

[テーマ]について、初心者にも分かるように要点を整理してください。
専門用語は使わず、具体例を交えてください。

文章の改善

次の文章を、もっと簡潔で読みやすく直してください。
意味は変えず、一文を短くしてください。
（ここに貼り付け）

次の文章のトーンを、[硬い→やわらかい]に調整してください。
（ここに貼り付け）

営業

商談やフォローの場面で使えるプロンプトを挙げる。顧客情報の扱いには注意し、個人が特定できる情報は会社が認めた範囲で扱う。

次の商談メモから、お礼と次のアクションを含むフォローメールを作ってください。
トーンは丁寧かつ簡潔に。
（ここにメモを貼り付け）

[商品]を提案する際に、相手から出そうな懸念を5つ挙げ、
それぞれへの答え方の例も添えてください。

マーケティング

数を出す作業はAIの得意分野だ。複数案を出させ、人間が選んで磨く。

[商品]の魅力を伝えるSNS投稿文を、訴求軸を変えて5パターン作ってください。
それぞれに想定するターゲットを添えてください。

[テーマ]の記事構成案を、読者の検索意図に沿って見出し単位で作ってください。
各見出しで触れるべき要点も一言ずつ添えてください。

分析・整理

手元のデータを渡して整理させる使い方だ。推測を禁止すると、事実に基づいた整理になる。

次の問い合わせ一覧を、内容のカテゴリごとに分類し、件数の多い順にまとめてください。
書かれていないことは推測しないでください。
（ここに貼り付け）

次の数字について、前月との比較で目立つ変化を3つ挙げ、
考えられる理由の候補も添えてください。最終判断は人間がします。
（ここにデータを貼り付け）

学習・理解

新しい分野を短時間で把握したいときに使える。

[用語やテーマ]について、予備知識のない人に向けて、
身近な例えを使って5分で読める長さで説明してください。

次の資料を読み、初心者がつまずきやすい点を3つ挙げ、
それぞれをやさしく補足してください。
（ここに貼り付け）

会議・段取り

打ち合わせの準備や段取りに使える。

[議題]の打ち合わせについて、決めるべき論点を3つと、
それぞれで事前に用意すべき情報を挙げてください。

次のやることリストを、緊急度と重要度で整理し、
取りかかる順番の案を理由つきで提案してください。
（ここに貼り付け）

翻訳・多言語

海外とのやり取りに使える。重要な内容は最終確認を丁寧に行う。

次の日本語を、丁寧な英文ビジネスメールにしてください。
（ここに貼り付け）

次の英文を日本語に訳し、返信すべきポイントを箇条書きで整理してください。
（ここに貼り付け）

使いこなすコツ

うまくいかないときは、前提となる資料や条件を足す、出力形式を具体的に指定する、トーンを指定する、の3つを試す。多くはこれで改善する。よく使うプロンプトは自分用に保存し、角かっこを差し替えて再利用すると、毎回書く手間がなくなる。出力はそのまま使わず、事実と固有名詞だけは必ず確認する。

プロンプトを自分の業務に合わせて育てる

ここで挙げた例は出発点だ。そのまま使ってもよいが、自分の業務に合わせて少しずつ改良すると、ぐっと使いやすくなる。

たとえば、メールのプロンプトに、自社でよく使う言い回しや署名前の決まり文句を組み込んでおく。議事録のプロンプトに、自社の議事録フォーマットの項目を反映させる。こうして自分の現場に合わせた一文を足していくと、返ってくる出力が、最初から自社仕様に近づく。

改良のコツは、うまくいかなかったときの直し方を、次のプロンプトに反映することだ。「専門用語が多すぎた」なら「専門用語は使わない」と一文足す。「長すぎた」なら字数を指定する。失敗を一つずつ取り込むほど、プロンプトは賢くなっていく。

よく使うプロンプトを手元にまとめる

効果を実感したプロンプトは、その場限りにせず、手元のメモやドキュメントにまとめておく。業務別にフォルダ分けし、角かっこの差し替え部分を空けたひな形として保存する。

こうしておくと、次に同じ作業が来たとき、ゼロから考えずに済む。必要な部分を入れ替えて貼るだけで、数十秒で指示が完成する。よく使う5つか10個をそろえるだけでも、日々の作業がはっきり軽くなる。

スマートフォンのメモや、ふだん使うドキュメントツールに置いておくと、外出先でもすぐ呼び出せる。自分だけの「プロンプト帳」を育てるイメージだ。

チームで共有して全体を底上げする

良いプロンプトは、一人で抱えずチームで共有すると、組織全体の効率が上がる。

共有の置き場を一つ決め、効果のあったプロンプトを業務別にまとめる。新しく入った人も、そこを見れば一定の品質で作業を始められる。問い合わせ対応のように複数人で担当する業務では、返信の型をそろえることで、対応の品質も安定する。

共有するときは、そのプロンプトが「何のための、どんな場面で使うものか」を一言添えるとよい。使いどころが分かると、他の人も適切に使える。プロンプトの共有は、社内にAIを広げる取り組みの一部でもある。進め方は社内にAIを浸透させる30日計画が参考になる。

使うときの注意

便利なプロンプト集だが、使ううえでの一線は守る。

機密情報を、会社が認めていないツールやプランに入れない。プロンプトに貼り付ける資料の中に、顧客情報や未公開情報が含まれていないかを確認する。そして、返ってきた出力は必ず人の目で確認する。とくに数字、固有名詞、社外に出す文章は、自分で裏を取る。注意点の詳細は、会社で生成AIを使うときの注意点にまとめている。

プロンプトは作業を速める道具であって、確認を省くための道具ではない。この前提を守れば、安心して量産に使える。

出力を直すときの追加プロンプト

最初の出力が思いどおりでなくても、追加の一言で直せる。覚えておくと便利な直し方を挙げる。

長すぎるときは「半分の長さに、要点だけ残して」。固いときは「もっとやわらかい言い回しに」。抽象的なときは「具体例を2つ加えて」。観点が足りないときは「[観点]も踏まえて書き直して」。結論が後ろにあるときは「結論を最初に持ってきて」。

これらは、最初のプロンプトに盛り込んでもよいし、返ってきた出力を見てから足してもよい。一度で完璧を狙わず、出力を見ながら会話で詰めるほうが、結果的に速く、狙いに近づく。

場面に応じた使い分け

同じ業務でも、状況によって適したプロンプトは変わる。

急ぎのときは、短い指示で8割の下書きを出させ、自分で仕上げる。じっくり作りたいときは、まず構成案を出させ、項目ごとに掘り下げる二段階で進める。複数の案がほしいときは、数を指定して出させ、選んで磨く。

どの場面でも、役割、目的、前提、出力形式、制約のうち、必要なものを具体的に伝えるのが基本だ。考え方の土台はプロンプトの書き方にまとめている。例文と考え方の両方を押さえると、自在に応用できるようになる。

まずこの3つから試す

たくさんの例を前にして迷ったら、まず次の3つから始めるとよい。

メールの下書き。要点を箇条書きで渡して、丁寧な文面にしてもらう。文章の要約。長い資料を、結論を先にして3点でまとめてもらう。アイデア出し。テーマを渡して、複数案をねらいつきで出してもらう。

この3つは、職種を問わず毎日のように発生し、効果をすぐ実感できる。手応えを感じたら、他の例にも広げていく。よく使うものは保存して、自分のプロンプト帳を育てていこう。

まとめ

ビジネスプロンプトは、角かっこを置き換えるだけで使える実用品だ。メール、議事録、資料、リサーチ、文章改善など、業務別にひな形を持っておくと作業が速くなる。うまくいかないときは前提・形式・トーンを足し、よく使うものは保存して再利用しよう。