報告書・レポートをAIで書くプロンプト集：構成から文章化まで

報告書の作成は時間がかかる割に付加価値が出にくい業務の一つです。データを集め、構成を考え、文章にして、体裁を整える。このうちAIが担える工程は複数あります。

AIを報告書作成に組み込むと、作業時間の削減より「構成のブレをなくす」効果の方が大きいです。書き手によって要約の抜け漏れや強調ポイントがばらつくような問題は、プロンプトの標準化で解決できます。

AIが担える報告書作成の工程

報告書の作成は大きく4つの工程に分けられます。AIが有効な工程と、人間が担うべき工程は次のとおりです。

工程	AIの役割	人間の役割
構成設計	目的に応じたアウトライン生成	組織や読者に合わせた調整
本文執筆	データを入力すれば文章化	事実確認・数字の検証
エグゼクティブサマリー	長文を指定フォーマットで要約	経営判断に必要な情報の確認
図表の説明文	数値の意味を文章で補足	解釈が適切かの確認

事実の入力は人間が行い、文章化・構造化はAIに任せる、という分業が現実的です。

プロンプト設計の基本についてはプロンプトとは何か・基礎知識を参照してください。

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月次業績レポートのプロンプト

KPI達成状況のサマリー文

以下の月次KPIデータをもとに、事業部長向けのKPI達成状況サマリーを作成してください。

構成：
1. 今月の総評（2〜3文。達成/未達の全体感を端的に）
2. 達成項目（KPI名・実績・目標・達成率・一言コメント）
3. 未達項目（KPI名・実績・目標・乖離幅・主な原因）
4. 来月の重点施策（3つ以内）

文体：断定的に。「〜と思われます」「〜の可能性があります」は使わない。
数値は必ず記載し、前月比・前年同期比を含める。

【今月のKPIデータ】
（KPI名・目標・実績・前月値・前年同期値を記述）

未達原因の分析文

以下のKPI未達について、原因分析の文章を書いてください。

分析の視点：
- 外部要因（市場・競合・季節性など）と内部要因（施策・体制・実行力）を区別する
- 構造的な問題か、一時的な問題かを明示する
- 同じ原因が続く場合の積み上げ影響も記述する
- 改善の見通し（いつ・何をすれば回復できるか）

推測を断定しない。根拠のある記述のみ。不明な部分は「調査中」と書く。

【未達KPIと背景情報】
（KPI名・実績・目標・乖離要因の仮説を記述）

来月方針の文章化

以下の情報をもとに、来月の行動方針を記述してください。

条件：
- アクションは具体的に（「強化する」ではなく「何を・いつまでに・どの水準まで」）
- 責任者と期限を明示する
- リソース上の制約があれば、何を捨てて何に集中するかを明記する
- 400字以内

【来月の優先課題と制約条件】
（課題・リソース状況・優先度を記述）

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プロジェクト進捗報告のプロンプト

遅延時の報告文

以下のプロジェクト遅延について、ステアリングコミッティ向けの報告文を作成してください。

必須要素：
1. 遅延の事実（何が・どの程度遅れているか）
2. 遅延の原因（1次原因と背景要因）
3. 現在取っている対応
4. 回復計画（マイルストーンの再設定案）
5. 判断を求める事項（予算・人員・スコープの変更が必要か）

禁止表現：「努力します」「最善を尽くします」「前向きに検討します」

【プロジェクト状況】
（プロジェクト名・当初計画・現状・遅延の詳細を記述）

リスク整理表の説明文

以下のプロジェクトリスクを整理した表に添える説明文を作成してください。

説明文に含める内容：
- 現在のリスクの全体的な水準評価（高/中/低）
- 特に注意すべきリスクとその理由
- 現在講じているリスク対応策の状況
- 次のレビューまでに確認・判断が必要な事項

文体：簡潔で判断しやすい形式に。冗長な説明は不要。

【リスク表のデータ】
（リスク名・確率・影響・現在の対応状況を記述）

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市場調査レポートのプロンプト

収集情報の構造化

以下の調査情報を、経営企画向けの市場調査レポートとして構造化してください。

構成案を先に提示し、私が承認してから本文を書いてください。
構成には以下の要素を含めてください：
- 市場規模と成長率のサマリー
- 主要プレイヤーと競合状況
- 顧客ニーズの変化トレンド
- 参入機会と障壁の整理
- 自社への示唆（2〜3点）

事実と推測を明確に区別してください。推測には「〜と推測される」と明記する。

【収集した調査情報】
（記事・レポート・インタビューメモなどの情報を貼り付ける）

競合他社プロフィール文

以下の競合情報をもとに、競合他社のプロフィール文を作成してください。

各競合について記述する項目：
- 概要（事業規模・主要製品・顧客層）
- 強み（何で顧客に選ばれているか）
- 弱み（顧客の不満・対応できていない部分）
- 最近の動向（新製品・提携・組織変化）
- 自社との競合ポイント

各社200〜300字程度。事実ベースで書き、憶測は書かない。

【競合情報（公開情報の範囲で）】
（競合各社の情報を記述）

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経費・予算報告のプロンプト

差異分析の説明文

以下の予算・実績差異について、経営会議向けの説明文を作成してください。

説明文の構成：
1. 差異の全体サマリー（予算比プラス/マイナスの金額と率）
2. 主な差異項目と原因（上位3〜5項目）
3. 差異が計画的なものか想定外かの区別
4. 残り期間の見込み（通期予算達成の可否と根拠）
5. 経営判断を要する事項（あれば）

金額は必ず記載する。「大幅に」「若干」などの曖昧な表現は数値に置き換える。

【予算実績データ】
（費目・予算額・実績額・差異を記述）

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障害・インシデント報告のプロンプト

事実整理と再発防止策

以下のインシデントについて、経営層・関係部門向けの報告書を作成してください。

必須構成：
1. インシデント概要（何が・いつ・どこで・影響範囲）
2. 時系列（発生から収束までのタイムライン）
3. 根本原因分析（直接原因・根本原因・寄与要因を区別）
4. 対応状況（完了した対応・進行中の対応）
5. 再発防止策（具体的なアクション・実施期限・責任者）
6. 顧客・取引先への影響と対応状況

再発防止策は「注意を徹底する」ではなく、プロセス・仕組みの変更として記述する。

【インシデントの事実情報】
（発生内容・タイムライン・影響・現在の対応状況を記述）

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報告書の文章品質を上げる3つの追加指示

出力された報告書の下書きを磨くときに使える追加指示です。

簡潔化

上記の文章を、意味を変えずに30%削ってください。
削る基準：繰り返し表現・同義の言い換え・読者にとって不要な背景説明。
削れない場合は、なぜ削れないかを教えてください。

数値の強調

上記の文章中で、数値で表現できるにもかかわらず曖昧な言葉になっている箇所を特定し、
数値に置き換えた改訂版を出してください。
数値が不明な場合は「（要確認）」と書いてください。

ネクストアクションの明示

上記の報告書の最後に「ネクストアクション」セクションを追加してください。

形式：
- アクション内容（動詞から始まる具体的な行動）
- 責任者
- 期限
- 完了の確認方法

アクションは3〜5つ。「検討する」「確認する」は実行可能なアクションに変換する。

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報告書の品質は「入力情報の整理」と「追加指示での磨き」の2段階で決まります。最初の出力に満足しなくても、追加指示で精度を上げることができます。

ビジネス全般に使えるプロンプトテンプレートはビジネスプロンプトテンプレート集、出力形式の指定方法の詳細は出力形式指定プロンプトの使い方を参照してください。