メール作成のプロンプト例文集 そのまま使える20選

結論

AIにビジネスメールを作らせるとき、「送信先の関係性・目的・結論・補足情報」の4点をプロンプトに含めることが基本です。この記事では、8つのメールパターン別に計20個のプロンプト例を掲載します。そのままコピーして使い、固有名詞や状況を書き換えて活用してください。

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プロンプトの基本構造

どのパターンにも共通するプロンプトの骨格です。

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：（役職・関係性）
目的：（メールで達成したいこと）
結論：（最も伝えたいこと）
補足：（状況・経緯・条件など）
トーン：（フォーマル / 丁寧だが親しみやすい / 簡潔）
文字数：（目安）

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パターン1：問い合わせメール

例1：製品・サービスへの問い合わせ

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：取引候補の会社の営業担当（初めてのコンタクト）
目的：クラウド型プロジェクト管理ツールの詳細と料金体系を問い合わせる
結論：資料送付と商談の打診
補足：自社は従業員50名規模のIT企業。現在Excelで管理しており、移行を検討中
トーン：フォーマル・丁寧
文字数：300字以内

例2：採用候補者からの選考状況の問い合わせ

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：応募した企業の採用担当（1回メールのやり取りあり）
目的：最終面接から2週間経過しており、選考結果の状況を確認する
結論：返答の期日が決まっていれば教えてほしい旨を伝える
補足：丁寧にかつ過度に急かさない表現にする
トーン：丁寧・控えめ

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パターン2：依頼メール

例3：社外への資料作成依頼

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：協力会社の担当者（普段から取引あり）
目的：来月の展示会用に製品仕様書の最新版を提供してもらう
結論：2週間以内に電子データで送付してほしい
補足：以前の仕様書からスペック変更があった箇所は赤字で示してほしい
トーン：丁寧・ビジネスライク

例4：社内への協力依頼

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：他部署のマネージャー（面識はあるが普段やり取りはない）
目的：四半期レビュー資料に使う売上データを共有してもらう依頼
結論：今週金曜17時までに指定フォルダに入れてほしい
補足：データの形式はExcel。集計範囲は4〜6月の確定値のみでよい
トーン：丁寧・簡潔

例5：期限延長の依頼

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：クライアントのプロジェクト担当（進行中の案件あり）
目的：成果物の納品期限を1週間延長してほしい
結論：来週月曜から翌月曜（1週間後）への変更を依頼する
補足：延長理由は「要件追加によるスコープ拡大」。品質を担保するための延長であることを伝える
トーン：誠実・フォーマル

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パターン3：お断りメール

例6：商談・取材のお断り

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：面識のない会社からのセールスメールへの返信
目的：製品デモの打診を丁寧に断る
結論：現在は導入検討の予定がない旨を伝える
補足：相手を傷つけないよう配慮した表現に。今後の可能性は否定しない
トーン：丁寧・簡潔
文字数：150字以内

例7：採用者へのお断り（社内人事担当として）

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：選考に進んでいた候補者
目的：今回の採用選考で不採用であることを伝える
結論：残念ながら今回は採用に至らなかった旨と、丁寧なお礼
補足：理由の詳細は書かない。今後の活躍を祈る一言を添える。プレッシャーを与えない表現で
トーン：丁寧・温かみがある

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パターン4：お礼メール

例8：商談後のお礼

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：初回商談を行った取引候補企業の担当者
目的：商談の時間を設けてくれたことへのお礼
結論：有益な情報共有に感謝し、次回ステップの確認を添える
補足：商談では製品デモを見せてもらい、具体的な活用イメージが湧いた。次回は社内での検討後に連絡する予定
トーン：丁寧・フォーマル

例9：紹介いただいた方へのお礼

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：新規クライアントを紹介してくれた知人（個人的な付き合いもある）
目的：紹介のおかげで契約に至ったことへのお礼
結論：紹介への感謝と、進捗の報告
補足：プロジェクトは来月から開始予定。食事の場を設けてあらためてお礼を伝えたい旨も添える
トーン：丁寧・個人的な親しみを含む

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パターン5：フォローアップメール

例10：提案後のフォローアップ

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：先週提案書を送付したクライアント担当者
目的：提案書の受け取り確認と、質問・疑問点がないかの確認
結論：ご不明点があれば対応する旨と、来週中に確認の電話をさせてほしい旨
補足：急かす印象を与えないよう配慮する。提案内容の簡単な要点を1〜2行添える
トーン：フォーマル・前向き

例11：イベント後のフォローアップ

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：展示会・セミナーで名刺交換した相手（初対面）
目的：名刺交換のお礼と、自社サービスの紹介資料の送付
結論：資料を添付したので確認してほしい。商談の機会があれば嬉しい
補足：相手の課題に合わせたコメントを1文加える（課題：「業務のDX推進に課題がある」と話していた）
トーン：丁寧・押しつけがましくない

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パターン6：アポ取りメール

例12：初めての訪問依頼

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：業界誌で記事を見て連絡する製造業の経営者（面識なし）
目的：自社のAI業務改善ソリューションを紹介するための訪問機会を得る
結論：30分程度のオンラインまたは対面での打ち合わせをお願いしたい
補足：相手の記事に言及して接点を作る。候補日は3日程度提示する
トーン：礼儀正しく・目的が明確

例13：日程調整メール

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：商談で「来週話しましょう」と合意した相手
目的：具体的な日程の確認
結論：3つの候補日時を提示し、都合の良い日を選んでもらう
補足：候補日は「来週火曜午後・水曜午前・木曜終日」。場所はオンライン（Zoom）
トーン：簡潔・ビジネスライク

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パターン7：クレーム対応メール

例14：製品不具合への対応

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：製品の不具合を報告してきた顧客
目的：不具合の発生に対するお詫びと、対応状況の報告
結論：現在原因を調査中で、72時間以内に対応策を連絡する
補足：補償については言及しない（別途判断のため）。謝罪は誠実に行うが責任の範囲は断定しない
トーン：誠実・丁寧・落ち着いた

例15：納期遅延のお詫び

以下の条件でビジネスメールの本文を作成してください。

送信先：発注済みの顧客（納期遅延が発生した）
目的：納期が2週間遅延することの報告とお詫び
結論：修正後の納期と遅延理由の説明、再発防止策を伝える
補足：遅延理由は「部品調達の遅れ（サプライヤーの生産停止による）」。謝罪と今後の対応を誠実に伝える
トーン：誠実・フォーマル

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パターン8：社内連絡メール

例16：会議のアジェンダ共有

以下の条件で社内メールの本文を作成してください。

送信先：会議参加者全員（部署が異なるメンバー5名）
目的：来週の定例会議のアジェンダと事前確認事項の共有
結論：添付のアジェンダを確認し、質問があれば前日17時までに連絡してほしい
補足：アジェンダは「①先月の売上報告15分②Q3計画の確認20分③懸案事項10分」。場所はオンライン（招待は別送）
トーン：簡潔・ビジネスライク

例17：業務引き継ぎの連絡

以下の条件で社内メールの本文を作成してください。

送信先：引き継ぎ先の同僚と上司
目的：育児休暇取得前の業務引き継ぎの連絡
結論：引き継ぎ書を来週月曜に共有し、翌週水曜に引き継ぎ面談を行いたい
補足：休暇開始は翌月1日。連絡先は休暇中も緊急時のみ対応可能であることを伝える
トーン：丁寧・簡潔

例18：社内システム変更の告知

以下の条件で社内一斉メールの本文を作成してください。

送信先：全社員（IT担当として送信）
目的：勤怠管理システムの切り替えを告知する
結論：来月1日から新システムに移行。移行前に旧システムでの打刻を完了させてほしい
補足：新システムのマニュアルはイントラに掲載済み。不明点の問い合わせ先はITヘルプデスク
トーン：フォーマル・明確・簡潔

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カスタマイズの3つのポイント

固有名詞と状況を具体的に書く

プロンプトの「送信先」「補足」に具体的な情報を加えるほど、実際の状況に合ったメールが生成されます。「クライアント」ではなく「A社の山田様（プロジェクト責任者）」のように書くと、敬称や関係性が反映されます。

制約を先に指定する

「補償には言及しない」「期限を2週間先以内で提示する」のように、含めてほしくない内容・条件を最初に明示します。後から「〜は削除して」と修正するより、最初から指定したほうが手戻りが少なくなります。

生成後に確認する

生成されたメールの固有名詞・金額・日時・部署名は必ず確認します。AIはプロンプトにない情報を補完することがあるため、特に数値と固有名詞は必ずチェックします。

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追加の2本：返信・転送パターン

例19：メールへの返信（同意の返信）

以下の条件でビジネスメールの返信文を作成してください。

元のメール内容：先方から来週火曜午後2時の打ち合わせ打診が届いた
目的：打ち合わせ日程への同意と確認事項の追記
結論：火曜午後2時で了承。場所はオンライン（Zoom URLを別途送る旨を伝える）
トーン：丁寧・簡潔

例20：社内転送メールの一言添え

以下の条件で、転送メールに添える一言コメントを作成してください。

状況：顧客から製品の不具合報告が来た。技術担当チームに転送する
目的：確認と対応をお願いする
結論：顧客への初回返信は自分が行う。技術的な原因究明を担当チームに依頼する
トーン：簡潔・業務連絡
文字数：100字以内

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メール全体のAI活用方法はメール作成をAIで時短する方法で解説しています。プロンプトの基本的な書き方はプロンプトの書き方を参照してください。