経理の業務チェックリストをAIで作る方法
この記事の要点
月次決算・経費精算・請求書処理など経理業務のチェックリストをAIで作ると、抜け漏れが起きやすい締め作業の確認リストが1時間以内に完成する。経理担当者向けの手順とプロンプト例を解説する。
結論
月次決算の締め作業は手順の順序が重要で、1つの作業を忘れると翌月の修正が必要になる。経費精算は提出・承認・支払いの3者が関与するため、処理漏れが起きやすい。AIにチェックリストの目的と業務の流れを渡すと、確認項目を網羅した初稿が1時間以内に完成する。
AIが作るリストは出発点だ。自社の会計システム・規程・期日に合わせて人間が調整する。
経理でチェックリストが必要な業務
| 業務 | チェックリストが重要な理由 |
|---|---|
| 月次決算締め作業 | 手順の順序が厳密で抜け漏れが数値に影響する |
| 経費精算処理 | 申請・承認・支払いの3者が関与し処理状況の管理が必要 |
| 請求書発行・受領処理 | 取引先ごとに締め日・支払サイトが異なる |
| 年次決算準備 | 年1回の作業で前回の手順を忘れやすい |
| 税務申告補助作業 | 申告期限から逆算した工程管理が必要 |
使うAIツール
- ChatGPT（GPT-4o）: 階層付きチェックリストの生成が安定している
- Claude: 複数の業務ステップを整理した構造的なリスト作成が得意
- Notion AI: Notionで管理している場合はそのままチェックリストのページとして出力できる
個人情報・取引先の口座情報・未公開の決算数値はプロンプトに含めない。
手順：チェックリストを作る
ステップ1 チェックリストの目的と使い手を決める
プロンプトを書く前に次の3点を確認する。
- 何の業務か: 月次決算・経費精算・請求書処理など
- 誰が使うか: 経理担当者が一人で使うか、複数人で分担するか
- いつ使うか: 作業前の全体確認か・作業中のステップチェックか・完了確認か
これを明確にしてからプロンプトを書くと、AIが的確なリストを作りやすくなる。
ステップ2 月次決算締め作業のチェックリストを作る
月次決算のチェックリストを作る例だ。
あなたは経理担当者です。月次決算の締め作業チェックリストを作ってください。
【条件】
- 読み手：経理担当者（自分が使う）
- 業務の流れ：
1. 各部門からの費用データ収集
2. 仕訳入力（未処理の領収書・請求書の仕訳）
3. 試算表の確認（科目バランス・異常値の確認）
4. 売掛金・買掛金の残高確認と補助簿との照合
5. 上司への試算表提出と承認
6. 数値の確定と月次レポートへの反映
- 各ステップに「確認項目」と「注意事項」を付ける
- チェックボックス（□）形式で作る
- 日付・担当者名は〔〕で空欄にするステップ3 経費精算処理のチェックリストを作る
経費精算は申請者・承認者・経理担当者の3者が関与するため、経理側の処理チェックリストを別に持つ必要がある。
あなたは経理担当者です。経費精算の処理チェックリストを作ってください。
【条件】
- 読み手：経理担当者（精算処理を行う担当者が使う）
- 対象：社員から提出された経費精算申請の処理
- 業務の流れ：申請受付→領収書の確認→承認状況の確認→支払処理→仕訳入力→完了連絡
- 各ステップに「確認項目」を2〜3個付ける
- 「注意が必要な項目」には【注意】と明示する
- チェックボックス（□）形式
- 件数・金額・期日は〔〕で空欄にするステップ4 請求書処理のチェックリストを作る
売掛金と買掛金で処理の流れが異なるため、発行側・受領側を分けて作る。
あなたは経理担当者です。請求書受領処理のチェックリストを作ってください。
【条件】
- 読み手：経理担当者
- 業務の流れ：
受領確認→内容確認（品目・金額・振込先の照合）→承認依頼→支払処理スケジュール登録→支払実施→仕訳入力→ファイリング
- 各ステップに「何を確認するか」の具体的な確認ポイントを書く
- 受領から支払いまでの期限管理の注意点を含める
- チェックボックス（□）形式ステップ5 年次決算準備の工程管理リストを作る
年次決算は工程数が多く、月次と比べて各作業の優先順位が変わる。工程と期限を管理する表形式のリストが有効だ。
あなたは経理担当者です。3月決算企業の年次決算準備チェックリストを
表形式で作ってください。
【条件】
- 期間：2月〜5月（決算準備から申告期限まで）
- 列：作業項目・担当者・期限・完了確認
- 作業カテゴリ：棚卸・固定資産確認・引当金計算補助・試算表作成・監査対応・税務申告補助
- 申告期限は5月末として、逆算したスケジュールを考慮する
- 期限は〔年〕〔月〕〔日〕の形式で空欄にするうまくいかない場合
項目が多すぎて使いにくい
「最重要の確認項目だけに絞り、10項目以内にしてください」と制限を加える。詳細な手順書と、作業直前に使う簡易チェックリストを分けて作る方法も有効だ。
注意事項が本文に埋もれる
「注意が必要な項目は【注意】と明示して他の項目と視覚的に区別してください」と書く。経理業務では承認が必要な操作・期日を過ぎると翌月処理になる項目の見やすさが重要だ。
使い回しができないリストになる
「日付・金額・担当者名・取引先名はすべて〔〕で空欄にしてください」と指定する。毎月同じリストを使う場合は、空欄を埋めるだけで即使える形にすると運用しやすい。
法令関連の項目をAIが古い情報で書く
労働基準法・消費税法・法人税法に関わる項目は、AIの出力をそのまま使わない。「法令関連の項目には〔法令確認が必要〕という注記を付けてください」と指示し、最新の法令情報と照合した上で使う。
経理固有の具体例
具体例1：月次決算の締め作業を2人体制で運用するチェックリスト
経理担当者が2人いる場合、作業を分担するためにチェックリストを2つに分ける必要がある。AIに「担当Aと担当Bの分担別に分けたチェックリスト」を作らせると、それぞれの役割が明確になる。
実際の運用では、Aが仕訳入力を担当しBが試算表確認を担当する、といった自社の分担を後から書き込む。AIが作る初稿は分担なしの全工程リストとして出力させ、そこから自分たちの役割に応じて再分類するのが効率的だ。
具体例2：税務申告前のセルフチェックリスト
法人税の確定申告前に経理担当者が自分でできる確認事項——加算・減算の漏れチェック・交際費の集計確認・減価償却費の計算確認など——をリスト化しておくと、税務顧問との協議が効率化される。
AIに「法人税申告前に経理担当者が自分でできる確認事項のリスト」を作らせると、見落としやすい項目を含む初稿が完成する。固有の税務判断は税務顧問と確認する必要があるが、一般的な確認項目の網羅には使える。
チェックリストの運用ポイント
AIで作ったチェックリストを実際の業務で使い続けるためのポイントを整理する。
- 初回は必ず通しで使ってみる: 実際の業務で使うと抜けている項目や順序の問題が分かる
- 月次で見直す: 業務の変化・システムの変更に合わせて項目を更新する
- 完了確認の日付を記録する: いつ確認したかを残すことで後から振り返りができる
- 印刷版とデジタル版を使い分ける: 作業中に参照するならスマートフォンやタブレット、ファイリングには印刷版が使いやすい
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よくある質問
AIが作ったチェックリストをそのまま使えますか？
そのまま使うのは避けてください。AIは自社の会計システム・承認フロー・規程を知りません。AIが作るリストは骨格として使い、自社の実態に合わせた修正が必要です。特に法令関連の項目は最新の公式情報と照合してください。
月次決算のチェックリストで特に重要な項目は何ですか？
売掛金・買掛金の残高確認、各部門費用データの収集完了確認、仕訳入力の完了・承認、試算表と補助簿の照合が特に抜け漏れしやすい項目です。AIにこれらを含む形でチェックリストを作らせ、自社の項目を追加する方法が効率的です。
毎月使い回せるチェックリストを作るには？
日付・金額・担当者名などの変動する要素を〔〕や空欄にした形でAIに作らせると、毎月埋めるだけで使える定型フォーマットになります。ExcelやNotionにコピーして運用するのが一般的です。
経費精算の処理チェックリストも作れますか？
作れます。申請受付・領収書の確認・承認フロー確認・支払処理・仕訳入力という流れをプロンプトに書くと、各ステップの確認項目を含むリストが作れます。
