提案書の内容はAIが考えてくれますか？

構成・言い回し・論理の流れはAIが生成しますが、数値・根拠・承認実績などの事実情報は人間が用意する必要があります。AIは構造化と文章化を担い、中身の正確さは自分で確認してください。

社外向けと社内向けで作り方は変わりますか？

プロンプトに「社外向け・取引先への提案」「社内向け・上長への稟議」と明示するだけで文体とフォーマットが変わります。社外向けはメリットを前面に、社内向けはコスト・効果・リスクを明記する構成がAIの出力でも反映されます。

提案書の数値はAIが作った値を使えますか？

使えません。AIが生成する数値（コスト削減額・工数・効果予測など）は、実際のデータに基づいていない推測です。必ず自社のデータや公式情報に差し替えてから使用してください。

事務・アシスタントの提案書をAIでつくる進め方

結論

提案書の作成で最も時間がかかるのは「どう書くか」を考える段階です。AIに目的・対象・要点を箇条書きで渡せば、構成案と本文のたたき台が20〜30分で出てきます。その後は数値確認と社内ルールへの調整だけで完成します。

提案書作成でAIが担える部分

AIが得意なこととそうでないことを最初に整理しておきます。

AIが担える部分	人間が担う部分
提案書の構成案の生成	根拠となる数値・データの準備
本文の言い回しと段落整理	事実確認・固有名詞の正確さの検証
表現の調整（固すぎる・柔らかすぎる）	上長・承認者の意向を反映させる判断
論理の流れの整理	最終的な承認判断

AIが出力した提案書の数値・固有名詞・事例は、必ず人間が確認してから使います。

手順：AIで提案書を作る

ステップ1：提案の目的と読み手を決める

提案書を書き始める前に、次の情報を整理します。

誰に向けた提案か（社内上長・取引先・新規見込み客など）
提案の目的（新しい施策の承認・予算申請・サービス導入検討など）
伝えるべき主要な点（3〜5点）
使えるデータ・数値・実績

この整理をプロンプトに含めると、AIの出力が具体的になります。

ステップ2：構成案を先に作る

提案書全体の構成を先にAIに作らせてから、セクションごとに本文を書かせると修正がしやすくなります。

社内向け提案書の構成案を作成してください。

提案の概要: 部門内の書類管理をクラウドストレージに移行する提案
提案の目的: 紙書類の保管コスト削減と検索効率の向上
提案先: 部門長（管理部長）
主要な論点:
  - 現状の課題（保管コスト・検索時間）
  - 移行後のメリット（コスト削減額は[　]のため空欄）
  - 導入スケジュール案
  - リスクと対策

構成案として、各セクションのタイトルと50字以内の説明だけを出力してください。
本文はまだ書かないでください。

構成案を確認してから本文を依頼することで、方向性のズレを早い段階で修正できます。

ステップ3：セクションごとに本文を作る

構成案が承認されたら、セクションごとに本文を依頼します。

先ほどの構成案の「2. 現状の課題」セクションを書いてください。

盛り込む内容:
- 紙書類の保管に月額3万円のレンタルスペース費用がかかっている
- 書類検索に1回あたり平均15分かかっている（部門内調査より）
- 書類の紛失が年3件発生している（直近3年の実績）

文体: 社内文書・です/ます調
文字数: 300字以内

具体例1：社外向けサービス提案書

取引先に新しいサービスを提案するケースです。具体的な会社名・金額はダミーで生成させ、後から差し替えます。

社外向けのサービス提案書の本文を作成してください。

提案先: 製造業の中小企業（従業員数50〜100名を想定）
提案内容: 当社の在庫管理システムの導入
読み手: 先方の経営者または総務担当者

含める内容:
- 在庫管理における課題（紙・Excelでの管理の非効率）
- 当社システムの特徴（3点：リアルタイム在庫確認・発注自動化・コスト可視化）
- 導入後の効果（数値は[　]で空欄にする）
- 次のステップ（無料デモのご案内）

文体: 社外・丁寧・読みやすい
各セクション200字以内で構成してください。

空欄を設けることで、実際の数値が出そろったあとに差し込むだけで完成します。

具体例2：稟議書・社内申請書

稟議書は構成が決まっているため、AIの活用で最も効率が上がる書類の一つです。

社内稟議書を作成してください。

申請内容: ChatGPTの法人プラン契約（月額20ドル×5アカウント）
申請理由:
- メール・資料作成の作業時間を削減する
- 現状1人あたり月40時間の文書作業を25時間に削減見込み（目標値）
- 競合他社でも導入が進んでいる（具体名は[要確認]のため空欄）
費用: 月額約14,500円（1ドル145円換算）
申請先: 総務部長

稟議書の標準フォーマット（件名・目的・背景・効果・費用・リスク・申請内容）で出力してください。

うまくいかない場合

提案書が長くなりすぎる

「A4・1枚以内に収まる分量で書いてください」「各セクション最大150字に制限してください」と明示します。読む側が短い書類を求めている場合は、先にページ数の制約を伝えてからAIに依頼します。

内容が抽象的で具体性がない

プロンプトに具体的な数値・実績を含めることが根本的な解決策です。数値がない場合は「数値は[　]で空欄にしてください」と指定し、後から実データを差し込みます。

表現が堅すぎる・柔らかすぎる

「もう少し簡潔で読みやすい文体に変えてください」「承認を意識した説得力のある文体に修正してください」とフィードバックすると、トーンの微調整ができます。

提案書の完成度を上げるポイント

AIのたたき台をそのまま出すのではなく、自社の過去の承認事例・上長の好むフォーマット・業界の言い回しを1〜2箇所追加するだけで、読み手に「自分たちの言葉で書かれている」と感じさせる提案書になります。AIへの指示文に「当社では〜という表現をよく使います」と追記するだけで出力が変わります。

報告書の作成手順は事務・アシスタントの報告書をAIで書く手順で、スライド化の方法は事務・アシスタントの資料・スライドをAIで仕上げる方法で詳しく紹介しています。