職種別AI仕事術

事務・アシスタントの業務チェックリストをAIで作る方法

Meliorra編集部
事務・アシスタントの業務チェックリストをAIで作る方法

この記事の要点

定例業務・月次処理・イベント準備などの業務チェックリストをAIで作ると、抜け漏れが減り引継ぎも容易になる。ChatGPTやClaudeへのプロンプト例と活用手順を具体的に解説する。

結論

業務チェックリストをAIで作ると、口頭で引き継いでいた手順が可視化され、「やり忘れ」と「引継ぎの手戻り」が減る。担当者が業務の流れをざっくり書き出してAIに渡すだけで、タイミング・担当者・確認事項が整理されたリストが数分で完成する。定期的にリストを見直してAIに改善依頼するサイクルを作れば、業務品質が継続的に上がる。

使うAIツール

ChatGPT（GPT-4o）

チェックリストの構造化が得意。「開催3日前・前日・当日・終了後」のような時系列での整理、「担当者A・B・C別に分ける」といった条件指定にもすぐ対応できる。

Claude（claude.ai）

長い業務フローを分解して整理する精度が高い。「この業務に含まれる全工程を漏れなく洗い出してください」という依頼に向いている。

NotionAI

Notionページ上でチェックリストを直接生成・編集できる。生成したリストをそのままNotionのタスクとして運用できる。

手順：業務チェックリストをAIで作る

ステップ1：対象業務を決める

チェックリストを作る業務を1つに絞り、以下の情報を整理する。

  • 業務名
  • 頻度（毎日・毎週・月次・年次・不定期）
  • 関係する部署・担当者
  • 使うシステム・ツール
  • 締め切りや期限があれば具体的な時期

「なんとなく忙しい時期」「複数人が関わる業務」「引継ぎでよく失敗する業務」はチェックリスト化の優先度が高い。

ステップ2：業務の流れをメモに書き出す

完璧な文章でなくていい。「まず〇〇して、次に△△して、最後に□□に送る」という順番でメモする。思い出せる範囲で書けば、AIが漏れを補ってくれる場合もある。

ステップ3：チェックリストの基本版を作る

以下の業務フローをもとに、業務チェックリストを作成してください。

■ 業務名：月次経費精算書 取りまとめ業務
■ 担当：総務部アシスタント
■ 頻度：毎月（締め日：月末最終営業日）
■ 業務フローのメモ：
  - 月25日頃、各部署に経費精算書の提出を依頼するメールを送る
  - 領収書と精算書が揃っているか確認する
  - Excelの集計表に入力する（〇〇フォルダのテンプレートを使う）
  - 記入漏れ・金額ミスがあれば担当者に差し戻す
  - 月末最終営業日の17時までに経理部の田中さんにメールで送付する
  - 送付後に経理から受取確認の返信が来たら完了

条件：
- 「実施タイミング」「作業内容」「確認ポイント」「担当者」の列を持つ表形式で出力
- 各作業に「完了チェック欄（☐）」を追加
- よくあるミスや注意事項を末尾にまとめること

ステップ4：より詳細な版に改善する

基本版をたたき台にして、実際の業務と照らし合わせて追加・修正をAIに依頼する。

以下のチェックリストに以下の修正を加えてください。

[生成したチェックリストをここに貼り付け]

■ 追加してほしい工程：
  - 提出期限の3日前にリマインドメールを送る工程
  - 翌月の集計表を新規作成する工程（毎月1日）

■ 修正してほしい点：
  - 「経理部の田中さん」を「経理部 経費担当」に変更
  - 各工程に所要時間の目安を追加

■ 注意事項に追記：
  - 提出が遅れる部署は毎回同じなので、その部署には先に催促する

ステップ5：引継ぎ用の補足情報を追加する

チェックリストを引継ぎ資料として使う場合、担当者が変わっても迷わないよう補足情報をAIに追加してもらう。

以下のチェックリストに、引継ぎ用の補足セクションを追加してください。

[チェックリストをここに貼り付け]

追加してほしい補足：
- よく使うファイルのパス（〇〇フォルダ：\\server\総務\経費精算\）
- 問い合わせ先（経理部：内線1234、経費担当メール：keiri@company.co.jp）
- 過去にあったトラブルと対処法（2件記載可）
- このチェックリストの最終更新日

Markdownで出力してください。

具体例1：入退社手続きのチェックリスト

入社・退社時の手続きは多岐にわたり、ひとつでも漏れると後で大きな手戻りが生じる。総務・人事のアシスタントがAIを使って入社手続きのチェックリストを作ったところ、「内定通知・雇用契約・労務書類収集・社内システム登録・備品準備・研修手配・入館証発行」まで、従来の担当者が口頭で引き継いでいた42項目が整理されたリストになった例がある。

AIへの指示は「新入社員の入社手続きに必要な全工程を、人事・総務・IT管理者・配属部署の担当別に分けてチェックリスト化してください。入社の2週間前から入社1ヶ月後までの時系列で」という一文だった。

具体例2：展示会出展の準備チェックリスト

年に1〜2回の展示会出展は、準備作業が多く担当者が変わるたびにノウハウが失われがち。アシスタントが過去の担当者のメモや反省点をまとめてAIに渡し、「出展3か月前から当日・撤収後まで」の全工程チェックリストを作成したケースがある。

「出展6か月前：出展申込・ブース選定」「3か月前：資料・備品の発注」「1か月前：来場者招待状送付」「1週間前：搬入手配確認」「当日：開場前チェック・撤収手配」「終了後：フォローアップ」のような時系列で整理されたリストは、次の担当者が初めてでもスムーズに準備を進めるための実用的なドキュメントになった。

定期的なメンテナンスの仕方

一度作ったチェックリストは、使い続けるうちに実態と合わなくなる。半年に一度、以下のサイクルでAIを使ってメンテナンスすることを推奨する。

  1. 現在のチェックリストをAIに貼り付ける
  2. 「この半年で変わった点：〇〇システムが□□に変わった、担当者が変わった、新しい工程が追加された」と伝える
  3. AIに最新版を出力してもらう
  4. 担当者がレビューして確定する

うまくいかない場合

出力が一般的すぎて自社の業務に合わない

プロンプトに自社固有の情報（使用システム名、部署名、担当者名、ファイルパスなど）を詳しく追加する。情報が多いほど実用的なリストになる。

チェックリストが長すぎて使いにくい

「日常的な確認に使う簡易版（10項目以内）」と「詳細な引継ぎ用フルバージョン」の2種類を作り分けると使い勝手がよい。プロンプトで「簡易版と詳細版の両方を出力してください」と指示する。

複数人での分担がわかりにくい

「担当者A・B・Cそれぞれが何をやるかが一目でわかるように担当者列を追加してください」と指示する。または「担当者Aだけが確認すればいい項目のみを抜き出した個人用チェックリストを作ってください」と分割依頼する。

作ったチェックリストが実際に使われない

形式を現場で使いやすいものに調整する。Notionで使うならチェックボックス付きのリスト、Excelで管理するならテーブル形式をAIに指定する。ツールに合わせた形式で出力してもらうことで、作業に組み込みやすくなる。

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#事務・アシスタント#事務#アシスタント#AI

よくある質問

AIが作ったチェックリストはそのまま使えますか？

たたき台として十分使えます。AIは業務の一般的な流れを基に生成しますが、自社固有のシステムや手順は人間が加える必要があります。まず出力を確認し、実情に合わせて修正してから使ってください。

既存のチェックリストをAIで改善できますか？

できます。既存のリストをテキストでAIに貼り付け、「漏れている工程を追加する」「分かりにくい表現を修正する」「実施タイミングを明記する」などの指示を出すと改善版が出力されます。

複数人が共有して使うチェックリストは作れますか？

作れます。「担当者別に分けて」「担当者名の列を加えて」と指示すると、誰が何をやるか明確なリストが出力されます。

チェックリストをNotionやExcelに貼り付けて使えますか？

使えます。AIがマークダウン形式で出力したリストはNotionにそのまま貼り付けられます。Excel用にはテーブル形式での出力を指定してください。

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