事務・アシスタントのデータ集計・分析をAIで行う手順

結論：数式の生成とデータの要約文化がAI活用の二大恩恵

事務・アシスタント業務のデータ処理には、毎月の勤怠データの集計、各部署の経費申請データの取りまとめ、アンケート結果の分類・集計、取引先別の発注実績の整理などが含まれる。これらの作業でAIが最も効果を発揮する場面は「必要な数式を書いてもらう」ことと「集計結果を文章に変換する」ことの2つだ。

数式の調べ直しと試行錯誤にかかる時間が大幅に減り、集計後の報告文作成もAIに任せられる。

使うAIツールの特徴

ツール	データ処理方法	適した用途
Claude Pro	テキスト・ファイル貼り付け	数式生成・自由記述の分類・要約文作成
ChatGPT Plus（Code Interpreter）	CSVアップロード・Python実行	データ分析・グラフ生成
Microsoft Copilot（Excel）	Excelファイル内で直接操作	数式提案・グラフ作成・要約
Google Gemini（Sheets連携）	Googleスプレッドシート内	スプレッドシートの関数生成・整理

個人情報や機密データを含む場合は社内のセキュリティポリシーを確認し、エンタープライズ版か社内導入済みのツールを使う。

手順①：AIにExcel数式を作成させる

ステップ1：シートの構造をAIに伝える

数式を正確に作成させるには、シートの構造を具体的に伝えることが重要だ。以下の情報を整理してからプロンプトを入力する。

• シート名（複数シートを参照する場合）
• 各列のヘッダー名と列番号
• データが入っている行範囲
• 何を計算したいか

勤怠集計の数式を生成させるプロンプト例

ExcelのSUMIFS数式を作ってください。

【シート構成】
シート名：勤怠データ
A列：氏名
B列：日付（YYYY/MM/DD形式）
C列：出勤時間（HH:MM形式）
D列：退勤時間（HH:MM形式）
E列：残業時間（数値・時間単位）

集計シートのA2セルに氏名、B2セルに月（2026/6 のような形式）が入っています。

【作成したい数式】
集計シートのC2に入れる数式として、
「A2セルの氏名で、B2セルの月に一致するデータの残業時間合計」を計算する数式を作ってください。

数式と、その数式で使っている関数の説明も教えてください。

ステップ2：数式を貼り付けて動作確認する

AIが出力した数式をExcelに貼り付けて動作を確認する。エラーが出た場合は、エラーメッセージと実際のデータ構造をAIに返す。

エラーが出た場合の追加プロンプト例

先ほどの数式を貼り付けたところ、#VALUE!エラーが出ました。

実際のデータを確認したところ、B列の日付は「2026/06/01」という形式ではなく
「2026-06-01」のハイフン区切りでした。
この形式でも動作するように数式を修正してください。

手順②：アンケートの自由記述をAIで分類・要約する

ステップ1：分類の軸を決める

自由記述の分類は、分類軸が曖昧だと結果がばらつく。事前に「何のために分類するか」と「分類後に何を伝えるか」を決めてからプロンプトを組む。

ステップ2：分類・集計プロンプトを入力する

社内アンケートの自由記述を分類するプロンプト例

以下は社内業務改善アンケートの自由記述回答（○○名分）です。
経営会議向けの報告資料として、以下の形式で整理してください。

1. 回答をカテゴリに分類する（6〜8カテゴリ、カテゴリ名も提案してください）
2. 各カテゴリの件数と全体に占める割合（表形式）
3. 各カテゴリから代表的なコメントを1〜2件抜き出す
4. 全体の傾向を2〜3文で要約する

カテゴリは「業務量・効率」「コミュニケーション」「環境・設備」「評価・処遇」「その他」
を軸にしつつ、実際の回答に合わせて調整してください。

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[ここに自由記述回答を貼り付け（氏名は削除すること）]

ステップ3：集計結果を報告文に変換する

集計が完了したら、報告文の作成もAIに依頼できる。

集計結果を報告文に変換するプロンプト例

以下は今月の部門別経費集計の結果です。
部長向けの月次報告書に記載する集計コメント（200字以内）を作成してください。

【集計結果】
・総経費：○○万円（前月比+5.2%、予算比-2.1%）
・最多費目：交通費 ○○万円（全体の34%）
・前月から増加した費目：接待交際費（+15%）、消耗品費（+8%）
・前月から減少した費目：通信費（-12%）

金額は以下の表記で記載してください：
・金額は「○○万円」形式
・増減は「前月比+○%」の形式

数値はすべて上記データをそのまま使用してください。推測や補足は不要です。

うまくいかない場合の対処法

AIが作った数式が動かない

エラーメッセージ・列の実際のヘッダー名・データ型（日付形式・数値か文字列か）の3点を一緒に貼り付けて「この条件で数式を修正してください」と返す。列の名前を正確に伝えると精度が大きく上がる。

自由記述の分類が大雑把すぎる

「もう少し細かく分類してください。特に○○に関する意見は別カテゴリに分けてください」と追加指示する。最初から分類の軸を多めに指定するよりも、大分類で出てから細分化する方向が整理しやすい。

数字が多い集計結果の要約文が間違っている

「数字は私が提供したデータのみを使い、計算・推測は一切しないでください」と制約を明示する。出力後は数値を一つ一つ原データと照合する。

事務・アシスタント固有の活用場面

勤怠データの月次集計を毎月の定型作業から効率化する

毎月同じ構造の勤怠データを集計する場合、最初の月にAIで作成した数式と集計手順をまとめておくと、翌月以降は手順通りに進めるだけでよくなる。「この数式と手順を、毎月使えるExcel操作マニュアルとして箇条書きで整理してください」とAIに依頼するとマニュアルが自動的にできあがる。マニュアル作成と組み合わせると属人化防止にもなる。

部署ごとに違う形式で届く経費申請を統合集計する

各部署が独自のフォーマットで送ってくる経費申請データを一つの表にまとめる際、各フォーマットの列構成をAIに貼り付けて「この3種類のフォーマットを統合するためのExcel数式またはPower Queryの手順を教えてください」と依頼すると、統合方法の設計が短時間でできる。

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