総務のExcel作業をAIで自動化する方法

結論：Excelの操作を言葉で指示できれば、繰り返し作業の時間が大幅に減る

総務部門が毎月行うExcel作業には、備品購入費の部署別集計、契約更新リストの期限並べ替え、会議室予約記録の集計、社員の健康診断受診管理、慶弔対応記録の更新など、パターン化された処理が多い。

AIを使えば「A列に品目名、B列に部署、C列に単価、D列に数量が入っている。部署別の合計費用を別シートに出したい」のように話し言葉で指示して、対応する数式やVBAコードを出してもらえる。Excelの関数に詳しくなくても使えるし、詳しい担当者でも複雑な処理の時間を短縮できる。

使うAIツールと使い分け

数式・関数の作成（チャット型AI） ChatGPT・Claudeにデータ構造と目的を説明すると、COUNTIFS・SUMIFS・XLOOKUP・IFSなど複雑な数式の組み合わせも自然言語で依頼できる。数式の作り方を覚えていなくてもよい。

VBAコードの生成（チャット型AI） 繰り返し発生する作業を自動化するVBAマクロをAIに書いてもらう。「毎月、A列の日付が今月の行だけを抽出して別シートに転記するマクロ」のような処理を依頼できる。

Excel内でのAI操作（Microsoft Copilot） Microsoft 365統合のCopilotを使えばExcel上でデータに対して直接指示できる。個人情報を含む台帳もOffice環境内で処理できるため、社員管理・慶弔管理のファイルにはこちらが適している。

手順：Excel作業をAIで効率化する流れ

ステップ1：やりたいことをデータ構造と一緒に整理する

AIへの依頼に必要な情報を先に整理する。

• シートの構成（何が何列にあるか）
• やりたい処理の目的（どんな結果が欲しいか）
• 出力の場所（同じシートか、別シートか）

個人情報（氏名・社員番号）が含まれるデータは貼り付けず、列の構成だけを説明する。

ステップ2：数式を依頼する

以下はそのままコピペして使えるプロンプト例だ。

備品管理シートでの部署別費用集計

Excelで備品管理をしています。シートの構成は以下のとおりです。

Sheet1「購入記録」の列構成：
A列：購入日（yyyy/mm/dd）
B列：品目カテゴリ（文具/電子機器/衛生用品/その他）
C列：品目名
D列：購入部署
E列：単価（円）
F列：数量
G列：合計金額（E×F）

やりたいこと：
1. 部署別・カテゴリ別の月間合計金額をカウントするSUMIFS数式
2. 当月（今月）の購入件数だけをカウントする数式
3. 前月と今月の購入金額を比較して増減率を出す数式

Sheet2のB3セルから入力する想定で、数式を教えてください。

契約更新管理の期限アラート

Excelで業者契約の更新管理をしています。

列構成：
A列：契約相手先名
B列：契約種別
C列：契約終了日（yyyy/mm/dd）
D列：担当者
E列：年間費用

やりたいこと：
1. 今日から90日以内に契約終了日が来る行を自動で色付けする条件付き書式（黄色）
2. 今日から30日以内の場合はさらに赤で色付けする条件付き書式
3. 期限が近い順（契約終了日の昇順）に並べ替えるボタンをシートに作る方法

数式・条件付き書式の設定方法とVBAコードを教えてください。
基準日はTODAY()関数を使ってください。

健康診断受診管理の集計

Excelで健康診断の受診管理をしています。

列構成（個人情報は含まない集計用シート）：
A列：部署名
B列：対象人数
C列：受診済み人数
D列：受診率（C/Bの計算）
E列：前年の受診率

やりたいこと：
1. D列に受診率を自動計算する数式（パーセント表示）
2. 受診率が80%未満の部署に自動で色をつける条件付き書式
3. 全社平均受診率を別セルに出す数式
4. 前年比（D列とE列の差分）を算出する数式

それぞれの数式を教えてください。

ステップ3：VBAマクロを依頼する

繰り返し発生する作業はVBAで自動化できる。

ExcelのVBAマクロを作成してください。

目的：
毎月の備品購入集計レポートを自動生成したい。

データの構造：
・Sheet1「購入記録」：購入日・カテゴリ・品目名・部署・単価・数量・合計金額が入っている
・Sheet2「月次集計」：月別・部署別の集計表（行・列のラベルは入力済み）

処理の流れ：
1. Sheet1のデータから今月分（A列の月が現在の月と一致する行）を絞り込む
2. 部署別・カテゴリ別の合計金額を算出する
3. Sheet2の該当セルに値を書き込む

注意：個人情報はデータに含まれていない。
マクロ実行前に確認ダイアログを出してほしい。
処理完了後に「集計完了しました」のメッセージを表示してほしい。

生成されたVBAコードはテスト用のバックアップファイルで先に動作確認する。削除・上書き処理が含まれる場合は特に注意が必要だ。

ステップ4：エラーの解決を依頼する

数式がエラーになったとき、エラーの種類と数式をAIに伝えると修正方法が返ってくる。

ExcelのCOUNTIFS関数でエラーが出ています。

使っている数式：
=COUNTIFS(D:D,"営業部",A:A,">="&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1))

問題の状況：
・D列に部署名が入っている
・A列に日付が入っている
・今月分の「営業部」の件数を数えたいが、0になってしまう

考えられる原因と修正方法を教えてください。

総務業務での具体的な使い場面

場面1：会議室予約記録から月間稼働率を集計するシートを作る

会議室の予約台帳から「施設別・部署別の月間利用件数と稼働率」を毎月まとめる作業がある。行数が増えるたびに集計が手間になる場合、VBAで自動化できる。

ExcelのVBAマクロを作成してください。

目的：
会議室予約台帳から月間の施設稼働率レポートを自動集計したい。

データ構造：
・Sheet1「予約台帳」：予約日（A列）・施設名（B列）・利用部署（C列）・利用時間数（D列）
・Sheet2「月次稼働レポート」：施設名を行、部署名を列とした集計表

処理の内容：
1. Sheet1から対象月（マクロ実行時に月を入力するダイアログを表示）のデータを抽出
2. 施設別・部署別の利用件数と合計利用時間を集計
3. 各施設の稼働率を算出（1日あたり最大利用可能時間は8時間×営業日数）
4. Sheet2に結果を書き込む

個人情報は含まれていない。実行前に確認ダイアログを表示してほしい。

場面2：複数部署から集めた備品請求書を一つのシートに統合する

各部署がそれぞれ提出してきた備品購入申請のExcelを一つにまとめる作業は、手動でコピーすると時間がかかる上にミスが出やすい。

ExcelのVBAマクロを作成してください。

目的：
複数部署から届いた備品申請シートを1つの台帳に自動統合したい。

前提：
・各部署のExcelは同じフォーマット（品目名・カテゴリ・数量・単価・申請部署の列構成）
・ファイルは同一フォルダ内に複数存在する
・統合先は別のExcelファイル（台帳.xlsx）のSheet1

処理の内容：
1. 指定フォルダ内の全Excelファイルを読み込む
2. 各ファイルのSheet1のデータを台帳.xlsxのSheet1に順次追記する
3. 処理が完了したら処理件数をメッセージで表示する

処理前にフォルダパスを入力するダイアログを出してほしい。

複数部署のデータを統合して集計・分析する流れについては総務のデータ集計・分析をAIで行う手順も参照してほしい。

うまくいかない場合のポイント

数式を入力してもエラーが出る

AIが出した数式は自分のExcelのバージョン・列構成・セル参照に合わせて調整が必要なことがある。エラーの種類と使っている数式をAIに再送して修正を求める。

VBAを実行しても動かない

「開発」タブが表示されていない場合はExcelの設定で有効化する必要がある。マクロのセキュリティ設定でブロックされている場合もある。「VBAを実行するための設定手順も教えてください」と追加依頼する。

複数の処理を一度に依頼すると正確に動かない

「データを整形する処理」「集計する処理」「別シートに転記する処理」を分けて順番に依頼し、各ステップで動作確認してから次に進む。

VBAで処理後に元データが変わった

削除・上書き処理を含むVBAは、バックアップなしで本番ファイルに実行しない。テスト用のコピーで確認してから本番ファイルで使う。

Excel作業の自動化テーマ別プロンプトの型

やりたいこと	プロンプトに含める情報
条件別カウント・集計	列の構成・条件の内容・出力セル
契約期限のアラート	基準日の設定方法・色の条件
複数ファイルの統合	フォルダ構成・対象シート・追記or上書き
月次集計の自動化	処理の流れ・集計軸・出力先
データ整形・表記揺れの修正	問題の内容・対象列・正規化の基準

繰り返し使うプロンプトを保存する

Excelの自動化で使ったプロンプトは、毎回ゼロから書かずに済むようにドキュメント化しておく。「備品費集計用」「契約更新アラート設定用」のように名前をつけて保存しておけば、次回はデータ構造の変更分だけを書き換えて使える。

チームで共有しておけば、担当者が変わっても同じ品質の自動化ができる。手順書にプロンプトを組み込んでおくと引継ぎコストも下がる。

メール・通知文書の作成をAIで効率化する方法については総務の社内通知メールをAIで作成する方法も参照してほしい。