情報システムのExcel作業をAIで自動化する方法

結論

情報システム部門のExcel作業は、AIに「データ構造とやりたいこと」を説明するだけで集計関数・VBAマクロ・Power Query設定を生成してもらえる。毎月繰り返す集計作業や、手動コピーが多いレポート作成を自動化する第一歩として使いやすい。

IT資産台帳の更新、ヘルプデスクの月次集計、ライセンス管理表のメンテナンス。情報システム部門が抱えるExcel作業の多くは、構造は決まっているのに毎回手作業で処理している状態だ。AIを使えば関数やマクロのコードを自分で書けなくても、自動化できる範囲が大幅に広がる。

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使うAIツール

Excelの自動化支援には以下のツールが向いている。

関数・マクロのコード生成

• ChatGPT（GPT-4o）：Excel関数、VBAコード、Power Queryのコードを生成するのが得意。データ構造を説明すると対応するコードを作ってくれる
• Claude.ai：複雑なロジックの説明や、コードの動作確認に強い。「このVBAコードは何をしているか説明してください」のような確認に使いやすい

データの実際の集計・分析

• ChatGPT（Code Interpreter機能）：ExcelやCSVをアップロードして実際に集計・グラフ化まで行える。コードを実行する環境が必要ないため、ノーコードで分析できる

どちらも使える状況

• 目的が「コードを生成してExcelで使う」なら上記どのツールでも良い
• 目的が「データを今すぐ集計したい」ならCode Interpreter付きのChatGPTが最も速い

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手順（プロンプト例付き）

ステップ1：Excel作業の目的とデータ構造を整理する

プロンプトを書く前に、以下を整理する。

1. 何をしたいか：月別集計、条件付き抽出、自動レポート生成、など
2. データ構造：何列あり、それぞれ何が入っているか
3. 出力の形式：同じシートに追記か、別シートに出力か

この3点をプロンプトに書けば、ほとんどの場合で使えるコードが出力される。

ステップ2：プロンプトを使ってコードを生成する

Excel集計関数の生成プロンプト（IT資産管理）

以下の構成のExcelシートに対して、必要な集計関数を作ってください。

【シート名：資産台帳】
- A列：資産ID
- B列：資産種別（PC/サーバー/ネットワーク機器/ライセンス）
- C列：設置場所（本社/大阪支社/名古屋支社）
- D列：購入年度（例：2021）
- E列：保守契約終了日（YYYY/MM/DD形式）
- F列：現在のステータス（稼働中/廃棄予定/予備機）

【作りたい集計（別シート：集計に作る）】
1. 資産種別 × 設置場所 のクロス集計（件数）
2. 購入年度別の台数
3. 保守終了日が2026年12月31日以前のもの件数（COUNTIFS）
4. 現在のステータスが「稼働中」のもの件数（COUNTIF）

集計シートのA1から始まる形で、関数式を書いてください。

VBAマクロの生成プロンプト（月次レポート自動作成）

以下の処理を行うExcel VBAマクロを作成してください。

【処理内容】
1. 「ヘルプデスクログ」シートのデータを読み込む
2. A列の日付から「年月」を取り出し、B列のカテゴリで件数を集計する
3. 集計結果を「月次集計」シートのA1から書き出す（月別×カテゴリ別のクロス表）
4. 「月次集計」シートが存在しない場合は新規作成する

【ヘルプデスクログシートの構成】
- A列：受付日（YYYY/MM/DD形式）
- B列：カテゴリ（ネットワーク/PC端末/アカウント/アプリ/その他の5種）
- C列：担当者
- D列：対応時間（分）
- E列：ステータス（解決済み/未解決）

マクロの動作を日本語でコメントとして各行に付けてください。

Power Queryの設定プロンプト（IT資産台帳の自動更新）

Excel Power Queryを使って以下の処理を行う設定を教えてください。

【目的】
毎月更新されるCSVファイル（IT資産の棚卸し結果）を自動でExcelに取り込み、
既存の資産台帳シートと突合して「新規追加」「変更あり」「削除済み」を分類したい

【CSVの構造】
- 資産ID（文字列）
- 資産名
- シリアル番号
- 設置場所
- 最終確認日

Power Queryエディタでの操作手順を、画面の操作順に説明してください。
初心者向けにステップを細かく分けてください。

ステップ3：生成されたコードをExcelに貼り付ける

関数の場合 AIが出力したセル参照付きの関数式をそのままExcelのセルに入力する。セル参照が自分のシート構造と合っているか確認してから使う。

VBAマクロの場合

1. ExcelでAlt+F11を押してVBエディタを開く
2. 「挿入」→「標準モジュール」を選択
3. AIが生成したコードを貼り付ける
4. F5キーまたは「実行」ボタンで実行する

本番データで実行する前に、必ずバックアップを取るか、テスト用のダミーデータで動作確認する。

ステップ4：動作しない場合はエラーメッセージをAIに渡す

エラーが出た場合は、エラーメッセージをそのままコピーしてAIに貼り付けて「このエラーの原因と修正方法を教えてください」と聞く。

以下のVBAコードを実行したところエラーが出ました。
原因と修正方法を教えてください。

【エラーメッセージ】
実行時エラー '1004': WorksheetオブジェクトのCopyメソッドが失敗しました。

【コード】
（エラーが出たコードを貼り付け）

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情報システム固有の活用例

例1：ソフトウェアライセンス管理の自動アラート

ソフトウェアライセンスの有効期限管理はよくあるExcel管理業務だ。ライセンス台帳に製品名・ライセンス数・有効期限・現在の割当数が入っているとして、「有効期限が90日以内に迫っているライセンスを赤くハイライトし、ライセンス超過（割当数 > ライセンス数）のセルを黄色にする」条件付き書式の設定をAIに生成させることができる。

以下の構成のExcelシートに条件付き書式を設定する手順を教えてください。

【シート構成】
- A列：ソフトウェア名
- B列：ライセンス数（購入数）
- C列：現在の割当数（使用中）
- D列：有効期限（YYYY/MM/DD形式）

【設定したい条件付き書式】
1. D列（有効期限）が今日から90日以内：行全体を赤色にハイライト
2. C列（割当数）がB列（ライセンス数）を超えている行：黄色にハイライト
3. D列が既に過ぎている場合：太字にする

Excel 2019での操作手順で説明してください。

例2：ネットワーク機器の定期点検記録の集計

ネットワーク機器の定期点検結果をExcelで管理している場合、「点検未実施が3ヶ月以上続いている機器」「前回点検からの経過日数」「次回点検予定日の計算」などの処理をAIに数式として生成させることができる。

手動で計算・更新していた項目を数式に置き換えることで、ファイルを開くたびに自動更新されるようになる。

ネットワーク機器の点検管理Excelに以下の数式を追加してください。

【シート構成】
- A列：機器ID
- B列：機器名
- C列：最終点検日（YYYY/MM/DD形式）
- D列：点検周期（月数、例：3なら3ヶ月ごと）

【追加したい計算列】
- E列：最終点検からの経過日数（今日 - 最終点検日）
- F列：次回点検予定日（最終点検日 + 点検周期）
- G列：点検ステータス（「期限内」「要点検」「延滞」の3段階。次回予定日を今日と比較）

TODAY()関数を使った数式で作成してください。

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うまくいかない場合

マクロがエラーになる エラーメッセージをそのままAIに渡して修正を依頼する。「実行時エラー ‘〇〇’」という形式のエラーなら、AIが原因を特定して修正版を出してくれることが多い。

セル参照がずれる AIが生成した数式のセル参照は、自分のシート構造に合わせて確認・修正が必要な場合がある。A列がタイトル通りの内容になっているかを先に確認する。

マクロの動作が遅い 大量データ（数万行以上）を処理するVBAが遅い場合、「このマクロを高速化してください。Application.ScreenUpdating=FalseやApplication.Calculation=xlCalculationManualを使う方法も含めて」とAIに最適化を依頼できる。

Power Queryの操作手順が分からない AIが操作手順を説明してくれても、画面の場所が分からない場合は「Excelのバージョンを2019として、スクリーンショットを説明する形で操作手順を書き直してください」と言い直すと詳しい説明が出てくる。

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Excelから脱却する選択肢

Excelの限界（複数人同時編集の困難さ、バージョン管理の複雑さ）を感じているなら、AIにExcel代替ツールの提案を聞くのも有効だ。情報システム部門でよく使われる選択肢として、Notionのデータベース、Googleスプレッドシート、Microsoft ListsなどをAIに比較させることができる。

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