職種別AI仕事術

営業の業務チェックリストをAIで作る方法

Meliorra編集部
営業の業務チェックリストをAIで作る方法

この記事の要点

営業のチェックリストをAIで作ると、日次・週次・商談前後の確認項目が10分で揃う。抜け漏れを防ぎ、新人教育や業務標準化にも使える手順とプロンプト例を解説する。

結論

営業のチェックリストをAIで作ると、商談前・後・受注後の確認項目が10分で揃う。ベテランは経験で自然に身についている確認作業も、文書化されていなければ新人や異動者が同じミスを繰り返す。

チェックリストの作成をAIに任せることで、頭の中にある暗黙知を素早く文書化できる。さらに場面・職種・顧客タイプごとにカスタマイズした複数のリストを短時間で作れる。

使うAIツール

ChatGPT（GPT-4o）
チェックリストの生成に最も適している。項目の追加・削除・順序替えを会話形式で行えるため、完成まで反復しやすい。Markdownのチェックボックス形式（- [ ]）で出力するよう指定するとNotionに直接貼れる。

Claude（claude.ai）
既存のマニュアルや過去の議事録・メール文面を読み込んで「これに対応したチェックリストを作って」という使い方に向いている。業務フローの全体像を把握した上でリストを生成するため、抜け漏れが少ない。

Notion AI
チェックリストをNotionで管理している場合、そのままNotionのページ内でAIに生成を依頼できる。生成と保存が一画面で完結する。

手順

ステップ1：何のためのチェックリストかを決める

チェックリストは目的が曖昧だと使えないリストができ上がる。以下のどれを作るか最初に決める。

用途主な目的
商談前チェック準備不足で商談に臨まないため
商談後チェックフォローアクションの抜け漏れ防止
受注後チェック契約・事務処理の抜け漏れ防止
日次業務チェック毎日のルーティンの見落とし防止
週次業務チェック案件の進捗・フォロー状況の確認
新規開拓チェックテレアポ・メール開拓の品質管理

ステップ2：チェックリストをAIで生成する

あなたは法人営業の業務設計の専門家です。
下記の条件で、商談前チェックリストを作成してください。

【条件】
- 対象：BtoB法人営業担当（経験1〜3年）
- 商談タイプ：初回提案（顧客訪問またはオンライン）
- 製品種別：SaaS（月額制のビジネスツール）
- チェックすべき項目のカテゴリ：
  1. 顧客情報・事前リサーチ（5〜7項目）
  2. 資料・デモの準備（4〜6項目）
  3. 当日の持ち物・環境確認（4〜5項目）
  4. ヒアリング計画（3〜5項目）
  5. 想定反論の準備（3〜4項目）

出力形式：Markdownのチェックボックス形式（- [ ] 〇〇）
各カテゴリに見出しをつけてください

ステップ3：出力されたリストを実務に合わせて調整する

AIが出力したリストを確認し、以下の観点で手動調整する。

削除するもの
自社の業務フローでは発生しない手順、使っていないツールに関する項目。

追加するもの
自社固有のツール（CRMの更新・Slackでの報告など）、業界特有の確認事項、失注事例から学んだ教訓。

順序を変えるもの
実際の作業順序と合っていない場合は並べ替える。チェックリストは使う順に並んでいるほど実用性が高い。

ステップ4：場面別に複数のリストを作る

一つの長いリストより、場面ごとの短いリストを複数持つほうが実際に使われる。以下のようにまとめて依頼できる。

下記の5種類のチェックリストをそれぞれ作成してください。

1. テレアポ前チェック（5〜8項目）
2. 初回商談前チェック（8〜12項目）
3. 商談後24時間以内にやること（5〜7項目）
4. 受注後の事務処理チェック（6〜10項目）
5. 月末の案件進捗確認チェック（5〜8項目）

【共通条件】
- 対象：BtoB法人営業担当
- 出力形式：Markdownのチェックボックス（- [ ]）
- 各リストにタイトルと、リスト全体の目的（1行）を入れてください

ステップ5：チェックリストをレビューして改善する

一定期間使った後、実際に役立った項目・形骸化した項目を整理してAIで改訂する。

下記のチェックリストを使って3ヶ月経ちました。
改善提案をしてください。

【改善してほしい観点】
1. チェックが形骸化しやすい（必ず確認したいのにチェックが甘くなりがちな）項目の特定
2. 現場で実際に役立っていない項目の削除候補
3. 最近の失注事例（競合負け・期限遅れ・資料の質）を踏まえて追加すべき項目

【現在のチェックリスト（貼り付け）】
（ここにリストを貼る）

【最近の失注事例の概要（箇条書きで可）】
（ここに事例を書く）

営業固有の場面での活用例

場面1：新人教育用チェックリストを急ぎで作る

新人が今月入社し、来週から一人でテレアポをさせる予定だが、教育マニュアルが整備されていない場面がある。1時間でテレアポ用のチェックリストを作る必要がある。

経験ゼロの新人営業担当が一人でテレアポをする際の、
電話前・電話中・電話後のチェックリストを作成してください。

【条件】
- 新人のレベル：営業未経験・社会人2年目
- テレアポの目的：商談アポイントの取得
- 主な失敗パターン：
  ・電話相手の名前を間違える
  ・断られたときに対応できずに終話する
  ・アポ取れたのにカレンダーに入れ忘れる
  ・CRMへの記録を忘れる

電話前チェック（8〜10項目）
電話中のトーク確認（4〜6項目）
電話後の作業（5〜8項目）

全項目に「なぜ必要か」を1行で添えてください（新人が理由を理解して実行できるように）

場面2：大型案件の受注後チェックリストを作る

年間1,000万円を超える案件の受注後は、契約書・発注書・キックオフ日程・社内通知・システム登録など、多くの事務処理が同時に発生する。抜け漏れがあると顧客との関係に傷がつく。

大型案件（年間1,000万円以上）受注後の社内・社外の対応チェックリストを作成してください。

【含めるカテゴリ】
1. 社内手続き（受注登録・上司への報告・関連部門への共有）
2. 契約書類（発注書受領・契約書の締結・保管）
3. 顧客への連絡（受注お礼・キックオフ日程調整・担当引き継ぎ）
4. プロジェクト開始準備（社内チーム編成・スケジュール作成）
5. 入金・請求管理の初期設定

各カテゴリ5〜8項目、Markdownチェックボックス形式
期限の目安（受注から何営業日以内か）も各項目に添えてください

うまくいかない場合のポイント

項目が多すぎて現場で使われない場合
「10項目以内に絞り込んで」と依頼するか、「最低限やらないと失注・トラブルになる項目だけを残して」という絞り込みの観点を与える。長いチェックリストは形骸化しやすい。

項目が抽象的すぎて実行できない場合
「確認する」という表現を「○○システムを開いて△△の項目を更新する」レベルに具体化するよう指示する。新人向けのリストほど動詞を具体的にする必要がある。

自社のツール名が反映されない場合
「自社のCRMはSalesforceです」「案件管理はNotionで行っています」とプロンプトに明記する。AIはツール名を知っていても、指定しないと一般的な表現を使う。

チェックリストが使い捨てになる場合
作成後の運用ルール（誰がいつ更新するか）もAIに設計させると継続しやすい。「このチェックリストを6ヶ月間維持するための運用ルールを提案してください」と依頼すると、更新タイミングや管理者の設定案が得られる。

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#営業#チェックリスト#AI

よくある質問

AIで作ったチェックリストはそのまま使えますか？

骨格はそのまま使えますが、自社固有のツール名・承認フロー・顧客ごとの特記事項は手動で追加してください。AIが生成するのは一般的な営業業務の網羅的なリストなので、不要な項目を削って自社の実態に合わせる作業が必要です。

チェックリストをどのツールで運用するのが効率的ですか？

Notion・Asana・Trelloなどのタスク管理ツールに貼り付けて使うのが一般的です。Notionのデータベースとチェックボックスを組み合わせると、案件ごとのチェック状況を一覧で管理できます。

商談前・商談後・受注後など場面ごとにチェックリストを分けるべきですか？

分けるべきです。場面が異なると確認すべき事項が全く変わるため、一つの長いリストより、用途別の短いリストを複数持つほうが実際の業務で使いやすいです。

新人と中堅でチェックリストは変えるべきですか？

変えるべきです。新人向けは「電話前に相手の会社名と担当者名を確認する」というレベルまで細かく書く必要がありますが、中堅向けは判断が必要な場面やリスク確認に絞ったリストが適切です。

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