職種別AI仕事術

営業の英文メール・翻訳をAIで処理する方法

Meliorra編集部
営業の英文メール・翻訳をAIで処理する方法

この記事の要点

英文メールの作成・翻訳をAIに任せると、海外顧客への返信が30分から5分以内に短縮できる。プロンプト設計から送信前チェックまで、営業担当がすぐ実践できる手順とプロンプト例を解説する。

結論

英文メールの作成と翻訳にAIを使うと、海外顧客への返信時間が平均30分から5分以内に短縮できる。英語に自信がなくても、プロンプトに伝えたい内容を日本語で書くだけで、ビジネスレベルの英文が生成される。

近年、製造業・IT・商社を問わず英語でのやり取りが増えている。毎回翻訳サービスや外注に頼っていると速度で競合に負ける。AIを日常的な英文処理の基盤に置くことで、対応速度を維持しながら品質も担保できる。

使うAIツール

ChatGPT（GPT-4o）
英文生成・翻訳の精度が高く、ビジネスメール特有の表現を数多く学習している。「もう少し柔らかく」「件名を短くして」といった微調整指示への反応がよい。

DeepL
翻訳専用ツールとして精度が高い。日本語→英語・英語→日本語ともに自然な文章が出やすい。ただし文面の新規作成には向かず、翻訳に特化した使い方になる。AIツールと組み合わせるなら「DeepLで翻訳→ChatGPTで調整」という二段階が効果的だ。

Claude（claude.ai）
長い英文資料の要約・翻訳に向いている。10ページを超えるRFP（提案依頼書）や契約書ドラフトを日本語で理解したいときに使いやすい。

手順

ステップ1：受信英文メールを日本語で理解する

海外からのメールが届いたとき、まず全体の意図をつかむところからAIを使う。

下記の英文メールを日本語に翻訳し、以下の3点を教えてください。
1. 相手は何を求めているか（要求事項）
2. 返信の期限はあるか
3. こちらが確認または決定すべきことは何か

【英文メール】
Dear Suzuki-san,

Thank you for your prompt response regarding our upcoming project.
We would like to schedule a product demonstration for our procurement team
no later than June 20th. Could you please confirm your availability
and provide an agenda for the session?

Best regards,
John Miller

これにより翻訳だけでなく、アクションアイテムまで整理された状態で返信の準備に入れる。

ステップ2：返信英文メールを生成する

返信内容を日本語で整理してからAIに英訳させる手順が最も精度が高い。

下記の条件で、英語の返信メールを書いてください。

【条件】
- 相手：John Miller（購買部長）
- 自分：Taro Suzuki（営業部）
- 返信内容：
  - デモは6月18日（水）14:00（日本時間）でお願いしたい
  - オンライン（Zoom）で実施予定
  - 所要時間は60分、アジェンダは別途添付で送る
- フォーマル度：ビジネス標準（丁寧すぎず、硬すぎず）
- 文字数：150〜200語程度
- 署名は省略してください

ステップ3：生成された英文を確認・調整する

AIが出力した英文は送る前に必ず以下を確認する。

確認ポイント

  • 日付・時間・タイムゾーンの表記が正確か（JST / UTC+9などを明示しているか）
  • 相手の名前・役職の表記ミスがないか
  • 添付ファイルに言及している場合、実際に添付するのを忘れていないか
  • 文中に「I will reply by tomorrow」など期限の約束が含まれていないか（守れない約束は書かない）

問題があれば「タイムゾーンをJSTと明記してください」のように追加指示を出す。

ステップ4：定型英文テンプレートをまとめて作る

営業でよく使う英文パターンをまとめて生成させると、次回以降の作業が大幅に楽になる。

法人営業担当が使う英文メールテンプレートを、下記の6種類それぞれについて
件名と本文を書いてください。

1. 初回アポイント依頼
2. 提案書送付の案内
3. 商談後のサンクスメール
4. 見積もり送付
5. 返答催促（フォローアップ）
6. 受注確認の御礼

【共通条件】
- フォーマル度：ビジネス標準
- 固有名詞は[相手名][自社名][製品名]などプレースホルダーで
- 各テンプレートは150語以内

営業固有の場面での活用例

場面1：海外メーカーとの価格交渉メール

部品調達を担当する営業担当が、海外サプライヤーに対して価格見直しを交渉する場面を考える。交渉メールは言い回しひとつで関係が壊れることがあり、英語の難易度が高い。

下記の条件で、海外サプライヤーへの価格交渉メールを英語で書いてください。

【条件】
- 相手：ドイツのサプライヤー（担当者：Klaus Weber）
- 状況：現在の単価から10%の値引きを依頼したい
- 理由：年間発注数量が昨年比120%に増える見込み
- 関係性：2年間の取引実績があり、良好な関係
- トーン：丁寧かつ交渉の余地を感じさせる（強引に見えないように）
- 文字数：180〜220語
- 件名も含めて出力してください

場面2：RFPへの英語回答の要点整理

海外の大手企業からRFP（提案依頼書）が届いたとき、英語で書かれた20ページを超える資料の要点を素早く把握したい場面がある。

下記のRFP（提案依頼書）を読んで、以下を日本語で整理してください。

1. 調達の背景と目的（3行以内）
2. 求めているソリューションの必須要件（箇条書きで5〜8点）
3. 評価基準と重みづけ
4. 提出締め切りと提出物の形式
5. 当社が強みとして打ち出すべきポイント（推測で構いません）

【RFP本文（貼り付け）】
（ここにRFPテキストを貼る）

これにより、営業担当が1時間かけて読み込む内容を5〜10分で把握できる。要点整理後、回答書の英文草稿もAIに依頼できる。

うまくいかない場合のポイント

英文が硬すぎる・ネイティブっぽくない場合
「アメリカ人のビジネスパーソンが書いたような自然な英語で」「フォーマルすぎるので少しカジュアルに修正して」のように、具体的な基準を示す。

専門用語が正確でない場合
業界特有の用語（製造業の品番・金融の商品名など）はAIが誤訳するケースがある。重要な専門用語はプロンプトに「この用語は必ず○○と表記してください」と明示する。

翻訳した日本語が不自然な場合
直訳調になっているときは「自然な日本語のビジネスメールとして書き直してください」と指示する。DeepLで先に翻訳してから、ChatGPTで日本語を整える二段階も有効だ。

相手のメールの意図が読み取れない場合
「このメールの真意は何だと思いますか？相手が求めていること・懸念していることを推察してください」とAIに文脈分析を依頼すると、表面の文章だけでは読み取れない意図を整理してくれる。

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よくある質問

AIの英文翻訳はネイティブチェックなしで使えますか？

社内連絡や簡単な確認メールであれば問題ないケースが多いですが、契約書・提案書・重要な交渉メールは英語ネイティブまたは専門家のレビューを推奨します。AIは自然な英語を生成しますが、ニュアンスのズレが商談に影響することがあります。

相手の英文メールを理解する場合と、こちらから英文を書く場合でAIの使い方は変わりますか？

変わります。受信メールの理解には「翻訳して背景・意図も説明して」と指示すると文脈が把握しやすくなります。送信メールを作る場合は「目的・相手の役職・関係性」をプロンプトに含めると適切なフォーマル度で生成されます。

相手の国の商習慣に合った表現をAIは使えますか？

ある程度は反映できます。「アメリカ式のビジネス英語で」「イギリス英語で丁寧に」と指定すると文体が変わります。ただしアジア圏や中東など文化的距離が大きい相手とのやり取りでは、現地事情に詳しい人への確認が安全策です。

英文メールのテンプレートをまとめて作りたい場合は？

「初回アポイント依頼・提案送付・フォローアップ・価格交渉・断られた際の返信」など用途別に一括生成を依頼できます。プロンプトに「5種類のテンプレートをそれぞれ件名と本文で出力してください」と書くと一度で生成されます。

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