人事の英文メール・翻訳をAIで処理する方法

結論

外国籍の候補者への英文面接案内、海外本社への採用報告、英語の雇用関連資料の内容確認——これらをすべて英語専任スタッフに頼っていた業務が、AIを使うと自分で一次対応できるようになる。翻訳精度は専門家には及ばないが、日常的な採用コミュニケーションレベルであれば十分に実用的だ。

法的拘束力を持つ文書の最終確認は専門家に委ねる必要があるが、そこへ至る前の業務量を大幅に削減できる。

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人事業務で英語対応が発生する場面

外資系企業でなくても、現在の採用活動では英語対応が必要になる場面が増えている。

• 外国籍候補者への面接日程・選考結果の連絡
• 海外にいる候補者への求人情報の説明
• 外国籍社員の入社手続き書類の案内
• 海外本社への採用状況レポート
• グローバル採用基準の共有資料

これらのほとんどは、複雑な法律用語を含まない日常的なビジネスコミュニケーションだ。AIの翻訳品質で十分に対応できる範囲にある。

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使うAIツール

ツール	翻訳・英語対応の特徴
ChatGPT（GPT-4o）	ビジネスメールの英訳・和訳に安定した品質
Claude	文書全体のトーン統一と長文の整理が得意
DeepL	翻訳専用で精度が高い。ビジネスプランではファイルのまま翻訳も可能
Google翻訳	素早い確認用。機密情報を含む場合は注意が必要

機密性の高い文書にはDeepLのビジネスプランかChatGPTの業務用プランを使う。個人情報を含む場合は、名前・連絡先をプロンプトから除いて処理する。

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ステップ別：英文メールを作る手順

ステップ1　状況をプロンプトで説明する

英文メールを作る際は、送り先・目的・含める内容・トーンを日本語で説明してから依頼する。英語で指示を出す必要はない。

以下の条件で英文メールを作成してください。

【送り先】外国籍の書類選考通過者（名前：Mr. Chen）
【目的】1次面接の日程を打診する
【候補日程】
  ・June 18 (Wed) 14:00–15:00 JST
  ・June 19 (Thu) 10:00–11:00 JST
  ・June 20 (Fri) 15:00–16:00 JST
【面接形式】オンライン（Zoom）
【担当者名】Suzuki, HR Department
【返信期限】June 13 (Fri)
【トーン】プロフェッショナルだが堅苦しくない。日本企業からのメールとして自然な英語で。

件名も作成してください。

ステップ2　出力を日本語で解説してもらう

英語に自信がない場合は、出力と一緒に日本語の解説を求める。

上記の英文メールについて、以下を日本語で教えてください。
1. 各段落が何を伝えているか
2. 不自然または改善できる表現があればその理由
3. 文化的に誤解を招く可能性がある表現の有無

この確認で、意図と違う内容が含まれていないかを日本語で把握できる。

ステップ3　受け取った英文メールを和訳・解釈する

候補者から英語で返信が来た場合、そのメールをプロンプトに貼り付けるだけで和訳と内容の要点を得られる。

以下の英文メールを日本語に訳し、要点を箇条書きで教えてください。
また、返信が必要な場合は返信内容の案も作成してください。

【受信した英文メール】
（ここにメール本文を貼り付ける）

ステップ4　英文資料の日本語内容確認

就業規則の英語版確認や、外国語で届いた福利厚生に関する案内文書を理解する場合にも使える。

以下の英文資料を日本語に翻訳し、人事担当者が注意すべき内容があれば指摘してください。

【注意】法的効力を持つ内容については「専門家への確認が必要」と明記してください。

【英文資料】
（ここに英文を貼り付ける）

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人事固有の場面：2つの具体例

例1　外国籍社員の入社手続き案内メール

日本の雇用制度には、外国籍社員が初めて見る手続き（マイナンバー、社会保険加入、在留資格の確認など）が多い。これを英語で正確に案内するメールを作るのは、英語が得意な担当者でも時間がかかる。

外国籍の新入社員（来月入社予定）への入社手続き案内メールを英語で作成してください。

【含める手続き内容】
  ・My Number card（マイナンバー）のコピー提出
  ・在留資格確認書類の提出
  ・銀行口座情報の提出（給与振込用）
  ・健康診断書（3か月以内のもの）
  ・書類の提出期限：3月14日（金）
  ・提出方法：郵送（住所は後ほど別途案内）
【担当者】HR Department, Tanaka（メールアドレス：tanaka@example.co.jp）
【注意】My Number（マイナンバー）についてはカードまたは通知カードのいずれかを受け付けることを明記

マイナンバーなど日本固有の制度については、英語圏の読者が理解できるよう簡単な説明を添えてください。

出力後、マイナンバーの説明が誤解を招かない内容かを確認する。

例2　選考結果の不採用通知メール（英語版）

外国籍候補者への不採用通知は、日本語の定型文をそのまま翻訳すると失礼に聞こえることがある。英語圏のビジネス文化ではより直接的かつ前向きな表現が自然とされるため、翻訳するだけでなく文化的な調整が必要だ。

外国籍候補者への不採用通知メールを英語で作成してください。

【状況】最終面接まで進んでいただいたが、今回は採用を見送ることにした
【伝えること】
  ・今回の選考には時間を割いていただいた感謝
  ・残念ながら今回は採用に至らなかった旨
  ・候補者のスキルや姿勢を尊重する一文
  ・今後の機会へのオープンな姿勢（任意）
【避けること】
  ・不採用理由の詳細（法的リスクがあるため）
  ・過度に曖昧または誠意のない表現
【トーン】簡潔でプロフェッショナル。候補者のプライドを傷つけない表現で。

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うまくいかない場合のポイント

英語が不自然または硬すぎる

「より自然なビジネス英語に書き直してほしい」「ネイティブが書いたような英語に調整してほしい」と追加で依頼すると改善される。

日本固有の制度（賞与・試用期間・有給付与ルールなど）の翻訳が誤解を招く

日本特有の制度をそのまま英訳すると意味が伝わらないことがある。「この日本語の制度について、英語圏の読者が理解できるよう補足説明を加えて翻訳してほしい」と指示する。

機密情報が含まれる文書をAIに渡すのが不安

名前・個人情報・給与額をプロンプトから除いて処理する。「名前は候補者A、金額はXXX円とした形で翻訳し、後から差し替える」という方法が実用的だ。

法律用語が含まれる文書

労働契約・就業規則・秘密保持契約の翻訳は、AIの出力を参考にしつつ最終確認は翻訳専門家か法務に委ねる。AIが誤訳しても気づきにくいリスクがある。

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英語対応の場面別チェックリスト

場面	AIで対応できる	専門家確認が必要
面接日程の打診	対応可	不要
選考結果通知	対応可	不要
入社手続き案内	対応可（内容確認は必要）	在留資格関連は要確認
雇用契約書の翻訳	参考程度	必要
就業規則の翻訳	参考程度	必要
退職手続き案内	対応可（内容確認は必要）	条件付きで確認

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AIを使うことで、英語専任スタッフなしでも外国籍候補者との採用コミュニケーションの大部分を自分で回せるようになる。ポイントは、日本語でプロンプトを作り、出力の内容を日本語で確認しながら進めることだ。

求人票を外国籍候補者向けに展開する際の具体的な手順は人事の求人票作成をAIで効率化する方法を参照してほしい。面接当日の運営については人事の面接設計をAIでやる方法にまとめている。