Copilotでメール返信を作る手順

受信メールへの返信は、相手の意図を汲んで適切な内容と敬語を選ぶ作業が重なるため、思いのほか時間がかかる。Copilotを使えば、返信の要点を渡すだけで文面が数秒で完成する。

Copilotでメール返信を作ると何が変わるか

返信メールは「受信内容の理解」と「回答の組み立て」という二段階の作業がある。Copilotは受信メールの文脈を把握した上で返信を生成するため、ゼロから書き起こすより大幅に速い。特にOutlook統合版では受信メールをワンクリックで読み込み、返信の下書きを自動生成する機能が使える。

スタンドアロン版（ブラウザのCopilot）でも、受信メールを貼り付けてプロンプトで指示すれば同様のことができる。ただし操作のステップ数はOutlook統合版の方が少ない。

前提：必要なプランとアクセス方法

Outlook統合版（Copilot for Microsoft 365）

• Microsoft 365 Business Standard以上のプランが必要
• Outlookのメール画面でCopilotボタンが表示される
• 返信起点で「Copilotで返信を提案」などの機能が利用できる
• 最新のプラン・価格はMicrosoft公式サイトで確認すること

ブラウザ版（無料・有料）

• copilot.microsoft.com にアクセス
• 無料版でも返信文の生成は可能
• 有料プラン（Copilot Pro）では応答品質と速度が向上する

---

手順1：Outlook統合版で返信を作成する

ステップ1：返信したいメールを開く

Outlookで返信したいメールを開く。メール上部か読み取りペインの右上あたりに「Copilot」または「Copilotで返信」アイコンが表示されているはずだ。

ステップ2：「Copilotで返信を提案」をクリック

アイコンまたはボタンをクリックすると、Copilotが受信メールの内容を読み取り、返信の下書きを自動生成する。この際、追加の指示がなくても基本的な返信内容を提案してくれる。

ステップ3：要点を追加で指示する

自動生成されたら、追加で指示を入力できる入力欄が表示される。ここに返信で伝えたい要点を入力する。

入力例：

返信に以下の内容を含めてください：
・3月25日（水）14時からのオンライン打ち合わせで問題ない
・参加者は弊社から3名（山田・佐藤・田中）
・接続URLは当日午前中に送付する

ステップ4：トーンと長さを調整する

Copilotパネルでトーン（フォーマル・ニュートラル・カジュアル）と長さ（短・中・長）のオプションがある場合は調整する。バージョンや組織の設定によってUIが異なるため、表示を確認しながら操作する。

ステップ5：「メールに挿入」をクリック

生成された返信文を確認し、問題なければ「メールに挿入」または「保持する」をクリックして返信ウィンドウに転記する。最終確認後に送信する。

---

手順2：ブラウザ版Copilotで返信を作成する

Outlookを使わない環境や、他のメールサービス（Gmail等）を使っている場合はこの手順を使う。

ステップ1：受信メールの本文をコピーする

返信したい受信メールの本文全体（または要点となる部分）をコピーする。

ステップ2：Copilotを開いてプロンプトに貼り付ける

copilot.microsoft.com を開き、チャット入力欄に受信メールの内容と返信の指示を貼り付ける。

プロンプト例（返信の要点と文面生成）：

以下の受信メールに対する返信文を作成してください。

【受信メール】
件名：打ち合わせ日程のご確認
△△会社の田中と申します。先日はお時間をいただきありがとうございました。
次回の打ち合わせですが、3月25日（水）14時はいかがでしょうか。
ご都合をお知らせください。

【返信で伝えること】
・3月25日14時で問題ない
・弊社から山田・佐藤・田中の3名が参加する
・接続URLは当日午前中に送付する

トーン：丁寧なビジネスメール
長さ：200字前後
件名も含めて作成してください。

ステップ3：出力を確認して修正指示を出す

生成された文面を確認し、修正が必要な場合は追加で指示する。

最初の挨拶文を「お世話になっております」から始めてください。
また、件名を少し短くしてください。

ステップ4：メーラーに貼り付けて送信する

仕上がった返信文をコピーし、使用しているメーラーの返信入力欄に貼り付ける。送信前に宛名・日付・事実情報を確認する。

---

シーン別プロンプト例

日程調整の返信

以下の日程調整依頼メールへの返信を書いてください。

受信内容の要旨：来月の定例会議の日程を4月14日（月）か4月15日（火）のどちらかで調整したいとのこと。

返信内容：
・4月14日（月）で問題ない
・開始時間は10時を希望
・場所は先方の会議室でも弊社でもどちらでも対応可能

トーン：丁寧、簡潔

質問への回答返信

取引先からの質問メールへの返信を書いてください。

質問内容：納期について確認したいとのこと。具体的には「3月末までに納品可能か」という質問。

回答内容：
・3月末納品は可能
・ただし3月28日（金）が最終受付日
・追加の仕様変更があれば3月21日までに連絡が必要

相手：初対面の取引先（△△物産 購買部 鈴木様）
トーン：フォーマル、明確

クレームへの返信

お客様からのクレームメールへの返信（お詫び文）を書いてください。

クレーム内容の要旨：注文した商品が予定より3日遅れて届いた。今後の対応を知りたいとのこと。

返信内容：
・遅延について誠心誠意お詫びする
・原因は物流の混雑によるもの
・次回注文では同様の遅延が起きないよう管理体制を見直す
・今回の遅延分として10%の割引クーポンを提供する

トーン：誠実、丁寧

断りの返信

取引先からの会食の誘いを丁寧に断る返信メールを書いてください。

断りの理由：その日程はすでに他の予定が入っている
代替提案：別の機会を改めてセッティングしたい

相手：長期取引のある重要顧客
トーン：丁寧、感謝を示しつつも明確に断る
長さ：150字程度

---

うまくいかない場合のポイント

受信メールの背景が反映されない

Copilotは指示された情報しか使えない。受信メールを全文貼り付けるか、重要な背景情報（過去の経緯、相手との関係性）をプロンプトに明示する。

返信が長くなりすぎる

「200字以内で」「3文以内で」のように文字数や文章数を明示する。特に「了解しました」系の短い返信は、文字数指定をしないと過剰に丁寧な文面が生成されることがある。

敬語が過剰または不足する

「初対面の取引先」「10年来の顧客」「社内の部下」など、相手との関係を具体的に書くと適切なトーンが出やすい。

Outlookの「Copilotで返信」が表示されない

M365プランの契約状況と管理者の設定を確認する。Outlookのバージョンが古い場合も表示されないことがある。Microsoft公式サポートで最新情報を確認すること。

英語メールへの日本語返信

プロンプトで「英語の受信メールに対して日本語で返信してください」と明示すれば対応できる。自動翻訳が混在しないよう「返信文は日本語のみで書いてください」と追記するとよい。

---

Copilot特有の機能：「返信を提案」と文脈理解

Outlook統合版が他のAIツールと異なる点は、受信メールのスレッド全体を参照できることだ。長い往復メールの最新のやり取りだけでなく、スレッドの文脈を踏まえた返信を生成できる。ブラウザ版のChatGPTやClaudeでも同様のことはできるが、スレッドを手動でコピーする必要がある。

M365 E3/E5プランでは商用データ保護が適用され、入力データがモデルの学習に使われない。取引に関わる機密情報を含む返信を生成する際は、プランの契約条件を確認した上で利用する。

メール作成の手順は Copilotでメールを書く手順 に、議事録の作成手順は Copilotで議事録を作成する手順 にまとめている。

---

まとめ

Copilotで返信メールを作る手順を整理する。

1. Outlook統合版：返信メールを開いてCopilotアイコンをクリック→返信の要点を入力→メールに挿入
2. ブラウザ版：受信メールの本文をコピーし、Copilotに「このメールへの返信文を作成してください」とプロンプトで渡す
3. どちらの場合も、送信前に事実情報・宛名・日付を必ず確認する

返信メールに費やす時間を短縮しつつ、相手への丁寧さを保つためにCopilotを積極的に活用してほしい。

---

よくある質問

Q. OutlookでCopilotが返信を提案する機能を使うには何が必要ですか？ Copilot for Microsoft 365（M365 Business Standard以上）が必要です。プランの詳細は公式サイトで確認してください。

Q. 受信メールの内容をCopilotに読み込ませて返信を作れますか？ Outlook統合版では自動的に受信メールの文脈を読み取ります。ブラウザ版では受信メールのテキストをプロンプトに貼り付ける形になります。

Q. 返信の「了解しました」「確認します」だけの短い返信もCopilotで作れますか？ 作れますが、短い返信は手書きの方が速いことが多いです。Copilotが最も効果を発揮するのは、状況説明や条件提示を含む中〜長文の返信です。

Q. 英語のメールに日本語で返信する文面も作れますか？ はい。プロンプトで「英語の受信メールに対して日本語で返信してください」と指示すれば対応できます。