Copilotで提案書を作る手順

提案書の作成で最も時間がかかるのは「白紙から構成を決める」作業だ。Copilotに要件を渡せば、提案書の骨格を数分で生成できる。あとは事実確認と細部の調整に集中すればよい。

Copilotで提案書を作ると何が変わるか

提案書作成には三つの工程がある。構成の設計、各セクションの文章化、デザインと体裁の調整だ。Copilotは最初の二つを大幅に高速化する。特に「課題の背景→解決策→実施計画→費用→期待効果」という提案書の基本構成を、要点を渡すだけで文章として組み立てる能力は高い。

Word統合版（Copilot for Microsoft 365）を使えば、Word文書として直接生成・編集できる。ブラウザ版では文章生成に特化して使い、完成した文章をWordやGoogleドキュメントに貼り付ける使い方になる。

前提：必要なプランとアクセス方法

Word統合版（Copilot for Microsoft 365）

• Microsoft 365 Business Standard以上のプランが必要
• Word上で「Copilotで下書き」機能が使える
• 既存の文書の「改善・加筆・要約」もWord上で直接できる
• 最新のプラン・価格はMicrosoft公式サイトで確認すること

ブラウザ版（無料・有料）

• copilot.microsoft.com にアクセス
• 提案書の文章生成・構成作成は無料版でも可能
• 有料プラン（Copilot Pro）では応答速度・出力品質が向上する

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手順1：Word統合版で提案書を作成する

ステップ1：新規Wordファイルを開く

Word（デスクトップアプリまたはMicrosoft 365 Web版）を開き、新規文書を作成する。ツールバー上部または本文入力欄付近にCopilotのアイコンが表示される。

ステップ2：「Copilotで下書き」を開く

Copilotアイコンをクリックするか、本文エリアで「/」を入力するとCopilotのプロンプト入力欄が表示される（バージョンによって操作が異なる）。

ステップ3：提案書の要件を入力する

提案書のタイトル・目的・対象顧客・要点を一度に入力する。

プロンプト例：

以下の要件に基づいて提案書を作成してください。

【提案書の概要】
タイトル：業務効率化システム導入提案書
提案先：△△製造株式会社 経営企画部
提案者：〇〇株式会社 営業部

【顧客の課題】
・月次レポートの集計に毎月3日かかっている
・複数部門のデータが別々のExcelに散在している
・担当者依存で引き継ぎが困難

【提案する解決策】
・クラウド型データ統合ツール「〇〇システム」の導入
・全部門のデータを一元管理
・月次レポートを自動生成

【期待効果】
・月次集計作業を3日→半日に短縮（80%削減）
・部門横断のリアルタイムデータ閲覧が可能になる
・担当者が変わっても運用継続できる体制を構築

【費用概算】
・初期費用：150万円
・月額費用：8万円
・ROI：12ヶ月で回収見込み

【構成】
1. エグゼクティブサマリー
2. 現状の課題
3. 提案内容
4. 実施スケジュール
5. 費用と費用対効果
6. 会社概要・実績
文体：フォーマル、読みやすい日本語

ステップ4：生成された文章を確認・修正する

生成された文章をWord上で直接修正する。特定のセクションだけCopilotに改善を依頼することもできる。

「2. 現状の課題」のセクションをもう少し具体的に、数値を使って書き直してください。

「5. 費用と費用対効果」に比較表を追加してください。
導入前と導入後のコスト・工数を対比させてください。

ステップ5：体裁を整えて完成させる

WordのスタイルやテンプレートでデザインやフォントをCopilotの生成後に整える。提案書として送付する場合はPDF変換もWordから直接できる。

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手順2：ブラウザ版Copilotで提案書を作成する

ステップ1：Copilotを開く

copilot.microsoft.com を開き、チャット入力欄に提案書の要件を入力する。

ステップ2：セクションごとに生成する（推奨）

提案書全体を一度に生成するより、セクションごとに生成して品質を確認しながら進める方が完成度が高い。

手順：まず構成案を生成する

以下の案件の提案書を作成します。まず目次と各セクションの概要だけを作成してください。

案件：△△製造株式会社への業務効率化システム導入提案
顧客の主な課題：月次集計に毎月3日かかっている、データが分散している
提案：クラウド型データ統合ツールの導入

構成案を確認し、OKなら次のステップに進む。

手順：セクションを一つずつ生成する

上記の構成の「2. 現状の課題」セクションを詳しく書いてください。
以下の情報を使ってください：
・月次レポートの集計に毎月3日（約24時間）かかっている
・集計に使うExcelファイルは5部門で15ファイルに分散
・担当者が異動するたびに引き継ぎに2週間かかる
・データ入力ミスによる修正作業が月に4〜5件発生している
文体：フォーマルな日本語、課題の深刻さが伝わるよう具体的に

このように各セクションを順番に生成し、Wordに貼り付けていく。

ステップ3：全体の一貫性を確認する

全セクションを貼り付けたら、全体をCopilotに貼り付けてレビューを依頼する。

以下の提案書全体を読んで、論理の流れに問題がないか確認してください。
また、表現が重複している箇所があれば指摘してください。

（提案書全文を貼り付け）

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提案書の構成とプロンプト例

エグゼクティブサマリー

以下の情報をもとに、経営層が1分で読めるエグゼクティブサマリーを200字で書いてください。
課題：（課題の内容）
提案：（提案内容）
期待効果：（数値で示せる効果）
投資回収期間：（〇ヶ月）

課題の深掘り

以下の顧客の状況を、「課題の深刻さ」が伝わるように整理してください。
現状の課題を「業務上の問題→ビジネスへの影響→放置した場合のリスク」の順で書いてください。
現状：（箇条書きで課題を列記）

費用対効果の表

以下の数値を使って、「導入前後の費用対効果比較表」を作成してください。
導入前のコスト：年間〇〇万円（工数換算）
導入コスト：初期〇〇万円＋月額〇〇万円
削減効果：工数〇〇%削減
投資回収：〇ヶ月後に黒字転換

実績・導入事例

以下の自社実績を、提案書の「実績と事例」セクション用にまとめてください。
・同業種での導入実績：〇社
・代表的な事例：△△社での効果（概要のみ）
・認定・受賞歴：〇〇
文体：信頼感を与える、事実を淡々と述べる

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うまくいかない場合のポイント

内容が汎用的すぎる

提案書に盛り込む具体的な数値・顧客名・製品名をプロンプトに含めることが最重要だ。「効率化できます」という汎用的な文章しか出ない場合は、数値と固有情報が足りていない。

論理の流れがおかしい

構成を先に確認してから各セクションを生成する手順（手順2のセクション分割アプローチ）に切り替える。全体を一度に生成しようとすると構成が崩れやすい。

文章が長くなりすぎる

「各セクション300字以内」「全体で2,000字以内」のように文字数制限をプロンプトに追加する。特にエグゼクティブサマリーは「3段落以内、200字以内」のような具体的な制限が有効だ。

費用や競合情報が誤る

Copilotは指示されていない数値を推測で補完することがある。提案書に含める数値はすべて人間が確認・記入する。「〇〇万円」という箇所が自動生成されていたら、必ず実際の見積額と照合する。

Word統合版でCopilotが使えない

M365プランの確認と管理者設定を確認する。Wordのバージョンが古い場合も対応していないことがある。Microsoft公式サポートで最新情報を確認する。

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Copilot特有の活用法

既存提案書の改善 過去に作った提案書をWordで開き、Copilotに「このセクションをより説得力のある表現に書き直してください」と依頼できる。新規作成だけでなく、既存資料のブラッシュアップにも使える。

提案書のサマリー生成 長い提案書からエグゼクティブサマリーやメール本文を自動生成できる。「この提案書の要点をメール1通に収まる分量でまとめてください」という指示が使いやすい。

Teamsでの事前共有 M365環境では、作成した提案書をTeamsで共有し、Copilotに「この資料についての質疑応答を準備してください」と依頼する使い方もある。想定質問と回答を事前に洗い出すのに便利だ。

スライド形式の提案書を作りたい場合は Copilotでスライドの構成を作る手順 を参照してほしい。Wordでの文書作成全般については Copilot for Wordの活用手順 も合わせて確認するとよい。

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まとめ

Copilotで提案書を作る手順を整理する。

1. Word統合版：新規Wordを開いて「Copilotで下書き」を呼び出し、提案先・課題・解決策・効果・費用をプロンプトで渡して全体構成を一気に生成する
2. ブラウザ版：まず構成案を確認し、セクションごとに生成してWordに貼り付ける
3. 費用・数値・競合情報は人間が確認・補完する。Copilotが推測で補った数値が紛れ込まないよう注意する

1日かかっていた提案書の初稿作成が、2〜3時間に短縮できる可能性がある。Copilotを構成設計と文章化の補助として活用し、内容の精度と説得力を高める作業に時間を使うのが正しい使い方だ。

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よくある質問

Q. CopilotでWordに提案書を直接生成できますか？ Copilot for Microsoft 365（M365プラン）があれば、Wordの「Copilotで下書き」機能から文書を直接生成できます。詳細は公式サイトで確認してください。

Q. 提案書の内容（課題・解決策・費用）は自分で用意する必要がありますか？ はい。Copilotは文章の整形・構成・表現を担当しますが、事業固有の課題・ソリューション・数値は人間が提供する必要があります。

Q. 競合他社との差別化ポイントを盛り込んだ提案書も作れますか？ 差別化ポイントをプロンプトで明示すれば、その内容を盛り込んだ文章を生成できます。ただし競合情報の正確性はCopilotには確認できないため、人間が確認・補足する必要があります。

Q. 提案書の文体はどのくらい調整できますか？ 「フォーマルな文語体」「分かりやすい口語体」「説得力を重視した論理的な文体」など、プロンプトで文体の指定ができます。