経理のフォローアップ連絡をAIで作る方法
この記事の要点
未払い請求書の督促・経費精算の未申請者への催促・月次数値提出の遅延フォローなど経理のフォローアップ連絡をAIで作ると、関係を損なわない文面が5分以内に仕上がる。手順とプロンプト例を解説する。
結論
期日を過ぎた請求書の支払い催促、経費精算を提出していない社員への連絡、月次決算用の数値提出が遅れている部門へのリマインダー——経理のフォローアップ連絡は送りにくい文面ほど文章を考えるのに時間がかかる。AIにシチュエーションと関係性を渡すと、相手を刺激しない丁寧な催促文が5分以内に仕上がる。
ただしフォローアップの内容・タイミング・最終的な判断は人間が行う。AIは文章の代替手段として使う。
経理でフォローアップ連絡が必要な場面
| 相手先 | フォローアップの内容 | 気をつけるポイント |
|---|---|---|
| 未払いの取引先 | 支払期日超過の支払い催促 | 関係維持と権利主張のバランス |
| 社内の経費精算未提出者 | 申請期限の催促 | 全員向けと個別催促で文体を変える |
| 月次数値を提出していない部門 | 決算締め日への協力依頼 | 経理側の事情を丁寧に説明する |
| 見積書・注文書が未返送の取引先 | 確認・返送依頼 | 催促感を薄めた確認依頼の文面 |
| 問い合わせ対応が遅れた後のフォロー | 対応完了の連絡と謝罪 | 信頼回復を意識した文体 |
使うAIツール
- ChatGPT（GPT-4o）: 催促・リマインダー文の作成が安定している
- Claude: 複数のシチュエーションに応じた文体の使い分けが得意
- Gemini: Googleワークスペースを使っている場合はGmailとの連携がある
取引先の支払情報・具体的な未払い金額・個人の経費申請データはプロンプトに含めない。
手順：フォローアップ連絡を作る
ステップ1 フォローアップの状況を整理する
プロンプトを書く前に次の3点を決める。
- 誰への連絡か: 社外取引先・社内社員・社内他部門のどれか
- 何回目のフォローアップか: 最初の催促か2回目以降か
- 関係性と緊急度: 長期取引先か・急を要するか
これによってプロンプトの文体指示が変わる。最初の催促は穏やか・丁寧、2回目以降は明確に要件を伝える文面にする。
ステップ2 取引先への支払い催促メール
支払期日を超過した取引先への最初の催促文を作る例だ。
あなたは経理担当者です。支払期日を超過した取引先に対して、
支払いをお願いする催促メールを書いてください。
【条件】
- 相手先：長期取引がある取引先（関係を大切にしたい）
- 支払い超過の日数：7日
- 催促は今回が初回
- 丁寧で穏やかなトーン（責めない文体）
- 支払期日と金額は〔〕で空欄にしてください
- 振込先口座の案内をすることを本文中に含める（詳細は空欄）
- 件名も提案してください出力された文面の〔〕部分に実際の日付・金額を入力して送付する。
ステップ3 2回目以降の催促文
1回目の催促に対して返答がない場合は、文体をやや明確にする必要がある。
あなたは経理担当者です。支払い催促を1回送ったが返答がない取引先に
2回目の催促メールを書いてください。
【条件】
- 1回目の催促から7営業日が経過
- 今回は支払いの意思確認を求める内容を含める
- 丁寧だが要件を明確に伝える文体
- 担当者に直接電話でもご連絡できる旨を添える
- 件名も提案してくださいステップ4 社内向け：経費精算の未申請者への催促
経費精算の締め切り直前に未申請者へ一斉に送る案内を作る。
あなたは経理部の担当者です。経費精算を期限までに申請していない社員に
向けた催促メールを書いてください。
【条件】
- 一斉送信（全員向けの文面）
- 申請期限：〔今月〇日〕17時（空欄のまま）
- 期限を過ぎると翌月処理になる旨を明記する
- 責めるトーンを避け、依頼・協力をお願いする文体
- 件名も提案してくださいステップ5 月次決算用の数値提出が遅れている部門へのリマインダー
月次決算の締め日に向けて各部門から費用実績を集める際、提出が遅れている部門へのリマインダーを作る。
あなたは経理部の担当者です。月次決算のための費用実績データを
期限までに提出していない部門のマネージャーに送るリマインダーメールを
書いてください。
【条件】
- 締め切りは〔今月〇日〕17時（空欄のまま）
- 経理側が数値確定の作業を控えており、協力が必要な事情を簡潔に伝える
- 丁寧だが期限の重要性が伝わる文体
- 提出方法（フォーム・メール等）は〔〕で空欄
- 件名も提案してくださいうまくいかない場合
催促文が攻撃的になりすぎる
「責めるトーンを避け、あくまで確認・お願いの姿勢で書く」と明示する。「もし何かご事情がある場合はご連絡ください」という一文を入れるよう追加指示すると、柔軟さが出やすい。
催促文が丁寧すぎて要件が伝わらない
「支払い期日・金額・振込先の案内が本文の中で明確に分かるよう構成してください」と具体的な要素を指定する。
社内向けなのに社外向けの文体になる
プロンプトに「社内の同僚・後輩への連絡」「社内メール」と明記する。社内向けは「〜お願いします」「〜ご確認ください」の簡潔な文体が読まれやすい。
2回目以降の催促で文体の変化が少ない
「1回目の催促メールを送ったが返答がなかったことを踏まえて、今回は支払い意思の確認を明示した文面にしてください」と状況の変化を明確に伝える。
経理固有の具体例
具体例1：未払い請求書が複数ある取引先への催促
同じ取引先に対して複数月分の請求書が未払いになっている場合、一通で複数の請求書に触れる催促文が必要になる。プロンプトに「請求書が〇通未払い、それぞれの請求月は〔〕〔〕〔〕」と書式で指定すると、請求書の一覧を含む形で催促文を作ってくれる。
実際の請求番号・金額・期日は空欄のまま出力させ、送付前に自分で入力する。金額を誤ると法的に問題になるため、この部分は必ず手動で確認する。
具体例2：経費精算期限の直前・直後の2段階連絡
締め切り3日前の事前リマインダーと、締め切り翌日の最終催促の2通を用意しておくと、月次の申請率が上がりやすい。AIに「3日前の穏やかな事前通知」と「締め切り翌日の最終確認」の2パターンを一度に作らせると効率がよい。
プロンプトに「3日前の通知と締め切り翌日の通知の2パターンを作ってください」と書けば、1回のプロンプトで両方が出力される。
フォローアップ連絡のテンプレート管理
よく使うフォローアップのプロンプトは定型として保存しておき、変更が必要な部分（期日・取引先との関係性・催促回数）だけを毎回書き換える運用にすると業務効率が上がる。
月次で発生する経費精算催促・数値提出リマインダーはほぼ同じ文面で使い回せるため、一度プロンプトを完成させると翌月以降は最小限の変更で対応できる。
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よくある質問
督促メールをAIで作る場合、取引先との関係を壊さない文面にできますか？
できます。「丁寧で穏やかなトーンを保ちつつ、支払いを促す文面」とプロンプトに明示することで、関係維持を意識した文面が作れます。ただし取引の状況や先方との関係性によって最終的な文面は自分で調整してください。
経費精算の未申請者への催促メールは、社内向けの文体でいいですか？
社内向けの場合は端的な文体でかまいませんが、対象者全員に一斉送信する文面と個別に送る文面では印象が変わります。AIには「一斉通知の文面」か「個別催促の文面」かを明示してから作らせると文体が適切になります。
フォローアップメールの送信タイミングはどう判断すればいいですか？
AIは送信タイミングの判断はできません。取引先への督促は支払期限から何営業日後に送るかを社内ルールで決めておき、そのルールをプロンプトに反映させる使い方が現実的です。
督促状の法的効力についてAIに確認できますか？
AIは法的なアドバイスを行う立場にありません。督促状の法的効力・内容証明郵便の要否などは弁護士や専門家に確認してください。
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