職種別AI仕事術

事務・アシスタントのフォローアップ連絡をAIで作る方法

Meliorra編集部
事務・アシスタントのフォローアップ連絡をAIで作る方法

この記事の要点

打ち合わせ後のお礼・宿題確認・期限リマインドなどフォローアップ連絡はAIに任せると抜け漏れなく素早く対応できる。ChatGPTやClaudeを使った実践的な手順とプロンプト例を解説する。

結論

打ち合わせ後のフォローアップ連絡は、送るべき内容と相手が明確なにもかかわらず「文章を考える時間がない」「後回しにして忘れる」ことが多い業務のひとつ。AIにお礼メール・宿題確認・期限リマインドの文面作成を任せると、打ち合わせ直後に5分で一連の連絡を完了できる。

使うAIツール

ChatGPT（GPT-4o）

フォローアップメールの定型文作成に向いている。社外向け・社内向けの文体切り替えも指示ひとつで対応できる。

Claude（claude.ai）

議事録や宿題リストの内容を整理しながらフォローアップ文を作る作業に強い。複数の宿題をそれぞれ確認する文章を一度に構成する場面でも精度が出やすい。

Gemini（Google）

Gmail と連携する使い方ができ、受信トレイから直接フォローアップの下書きを作れる。Google Workspace を社内ツールとして使っている場合に特に便利。

手順：フォローアップ連絡をAIで作る

ステップ1：打ち合わせ後にメモを取る

フォローアップに必要な情報を、打ち合わせ終了直後にメモしておく。後からAIに渡すことを想定して、以下の形式で書くと作業がスムーズになる。

  • 打ち合わせ相手と会社名・役職
  • 日時・場所
  • 決まったこと（箇条書き）
  • 宿題・アクションアイテム（担当者・期限付きで）
  • 次回の予定があれば日時

ステップ2：お礼・議事録確認メールを作る

以下の内容をもとに、打ち合わせ後のお礼と確認事項をまとめたメールを作成してください。

■ 宛先：株式会社〇〇 鈴木一郎様（営業部長）
■ 打ち合わせ日：2026年6月5日（金）午後2時
■ 決定事項：
  - 7月より新サービスのトライアル開始（3か月間）
  - 月次報告は弊社が担当
  - 請求書は毎月末に送付
■ 宿題・アクションアイテム：
  - 弊社：トライアル開始前に契約書を送付（期限：6月15日）
  - 鈴木様：社内承認を取得（期限：6月12日）
■ 次回打ち合わせ：未定（契約書送付後に再度調整）

条件：
- 丁寧なビジネスメールの敬語
- 決定事項・宿題を箇条書きで整理して本文に含める
- 件名と本文の両方を出力
- 「何かご不明な点がございましたら」などの結びを入れる

ステップ3：期限が近い宿題のリマインドメールを作る

以下の状況で、宿題の期限が2日後に迫っているため確認するメールを作成してください。

■ 宛先：株式会社〇〇 鈴木様
■ 宿題内容：社内承認の取得
■ 期限：2026年6月12日（金）
■ 背景：先日の打ち合わせで弊社の契約書送付と連動している

条件：
- 催促の印象を与えすぎず、あくまで確認として
- 相手が多忙な場合を考慮した簡潔な文体
- 件名に「ご確認」を含める

ステップ4：返信がなかった場合の催促メールを作る

以下の状況で、催促メールを作成してください。

■ 状況：先日お送りした確認メールに1週間返信がない
■ 宛先：株式会社〇〇 鈴木様
■ 確認したい内容：社内承認の進捗状況
■ こちらの立場：承認が確認できれば契約書を送付できる状態

条件：
- 先方への配慮を感じさせつつ、明確に返信をお願いする
- 長くなりすぎない（5行以内）
- 件名は「Re:」を使いつつ確認の意図を入れる

具体例1：複数社への一斉フォローアップ

展示会や商談会などで一日に複数社と名刺交換・打ち合わせをする業種では、翌日に多数のお礼メールを送る必要がある。

このケースでは、打ち合わせ後にスプレッドシートへ「会社名・担当者名・話した内容・フォロー内容」を入力しておき、翌朝にAIへ「以下のリストの各社へのお礼メールを一件ずつ作成してください」と渡すと、個別の文面が一気に生成される。10社分なら20〜30分で完了する作業が、入力〜確認の時間を含めても10分程度に縮まる。

具体例2：社内プロジェクトの宿題管理

社内プロジェクトで各部署に依頼した作業のフォローアップは、宿題の数が多くなると管理が難しい。アシスタントが宿題リストをExcelで管理しながら、期限が近いものを毎週月曜日にリマインドメールで各担当者に送るケースがある。

このリマインドメールをAIで作ると、「Aさんへのリマインド：〇〇の提出、期限6月12日」「Bさんへのリマインド：△△の承認確認、期限6月14日」といった個別のメモをまとめてプロンプトに渡すだけで、各担当者宛のメール文面が一括で生成される。

フォローアップ連絡の頻度と優先順位の整理

AIが得意なのは文章を作ることで、「いつ誰に送るべきか」の判断は人間の仕事。フォローアップを確実に行うためには、以下の運用が現実的。

  • 打ち合わせ直後（その日中）：お礼・議事録確認メール
  • 期限の3日前：リマインドメール
  • 期限当日に返信なし：催促メール

カレンダーアプリのリマインダーを使って「期限3日前にリマインドを送る」のアラームを設定しておき、アラームが来たらAIで文面を作るという流れにすると、フォローアップの漏れが大幅に減る。

うまくいかない場合

催促メールのトーンが強すぎる

プロンプトに「配慮を感じさせつつ」「押しつけがましくなく」と明記する。また「この文章は失礼に感じますか？」とAIに評価させることもできる。

フォローアップ内容が多くてメールが長くなる

「最重要の2点だけに絞った簡潔版と、全項目を含む詳細版の両方を出力してください」と二種類作らせ、相手・状況に応じて使い分ける。

テンプレートっぽい文章になる

「〇〇という具体的な点について特に感謝している」「打ち合わせで△△という話が参考になった」のような具体的な一言をプロンプトに追加すると、定型感が薄れる。

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#事務・アシスタント#事務#アシスタント#AI

よくある質問

フォローアップメールを毎回AIで作るのは手間ですか？

会議のメモや宿題リストをコピーしてプロンプトに貼るだけなので、慣れれば1〜2分で完了します。送り先・件名・本文が一度に生成されるため、手書きより早い。

リマインドメールを送るタイミングはAIが決めてくれますか？

いいえ。送るタイミングの判断は人間が行います。AIは「いつ送るか」ではなく「何を書くか」を担います。カレンダーのリマインダー設定と組み合わせて使うのが現実的です。

返信がない場合の催促メールも作れますか？

作れます。「1週間返信がない状態で、催促しつつ相手への配慮を示す文章を作ってください」のように状況を指定するとトーンを調整した催促メールが生成されます。

複数人に同じフォローアップを送る場合はどうしますか？

プロンプトに全員の名前を渡し、「各人宛の文面を個別に出力してください」と指示すると一度に複数のパターンが生成されます。

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