職種別AI仕事術

事務・アシスタントのアイデア出し・壁打ちにAIを使う方法

Meliorra編集部
事務・アシスタントのアイデア出し・壁打ちにAIを使う方法

この記事の要点

業務改善提案・社内イベント企画・上司への相談準備など、事務・アシスタントのアイデア出しと壁打ちにAIを活用する手順とプロンプト例を具体的に解説する。

結論：AIは「相談相手がいない状況」を解消する最速のツールだ

事務・アシスタント業務では、業務改善の提案をしたいが何から手を付ければよいか分からない、社内イベントの企画を任されたがアイデアが出てこない、上司に何かを提案する前に論点を整理したい、という場面が定期的に発生する。こうした「一人で考えが詰まっている」状況に、AIは特に効果を発揮する。

AIは批判や反論をしない相談相手として使うのではなく、「どんな視点が漏れているか」「この提案の弱点はどこか」を正直に指摘させることで最も効果が高まる。

使うAIツールの特徴

ツール壁打ち・発散適した用途
Claude Pro対話・長文対応深掘り・構造化・フィードバック
ChatGPT Plus対話・検索連携アイデア量産・汎用的な壁打ち
GeminiGoogle連携スプレッドシートやドキュメントと連携
Perplexity検索連携業界事例を調べながらアイデアを出す

アイデアの量を出したい段階にはChatGPT Plus、出たアイデアを深掘り・構造化したい段階にはClaude Proが向いている。使い分けを意識するだけで結果が変わる。

手順①：業務改善提案をAIと一緒に作る

ステップ1：問題の現状をAIに伝える

「改善提案を出して」と指示する前に、まず現状の問題を説明する。AIは状況を知らないため、説明なしに指示しても一般論しか返ってこない。

以下の4点を整理してから入力する。

  • 何が問題か（どんな困りごとが発生しているか）
  • 誰が・どのくらいの頻度で困っているか
  • 現在どう対処しているか
  • 改善後に期待する効果

ステップ2：改善案を複数出させてから絞り込む

業務改善案のブレインストーミングプロンプト例

私は10名規模の会社の事務担当です。
以下の問題に対して、実現可能な業務改善案を5〜7個出してください。

【問題の概要】
各部署から紙の経費申請書が毎月届き、
内容確認・入力・承認依頼・ファイリングの一連の作業に
毎月約8時間かかっています。
記入漏れで差し戻しになるケースが全体の約20%あります。

【前提・制約】
・予算はほとんどかけられない（無料または月数千円程度まで）
・IT導入は社内に詳しい人がおらず、難しいシステムは避けたい
・現在はExcelと紙を併用している

【出力形式】
各改善案について以下の形式で整理してください。
1. 改善案の名称
2. 内容（2〜3文）
3. 期待できる効果
4. 実施にかかる工数の目安（低・中・高）
5. リスクや懸念点

ステップ3：提案の弱点を指摘させる

出てきた改善案の中から実行したいものを選んだら、その弱点や反論を確認する。上司や関係者から指摘される前に問題を洗い出すことができる。

改善案の弱点確認プロンプト例

以下の業務改善案を上司に提案する予定です。
この提案に対して上司や関係者から来そうな反論・懸念点・質問を
5点挙げてください。
また、各反論への返し方の例も一緒に教えてください。

【提案内容】
経費申請をGoogleフォームに移行する。
入力必須項目を設定することで記入漏れをゼロにする。
回答はGoogleスプレッドシートに自動集計されるので、
手作業での転記をなくす。

手順②：社内イベントの企画をAIと考える

ステップ1：条件と目的を先に整理する

社内イベントの企画は、条件が多いほどAIからの提案が具体的になる。以下を整理してから入力する。

  • 参加者の人数・属性（年齢層・部署構成・リモート比率）
  • 開催形式（対面・オンライン・ハイブリッド）
  • 予算の上限
  • 目的（チームビルディング・情報共有・士気向上、など）
  • 過去に実施したことがある企画

社内イベント企画案を出させるプロンプト例

社内の懇親会の企画案を5つ出してください。

【条件】
・参加者：全社員20名（20代〜50代、リモート勤務者5名含む）
・形式：ハイブリッド（会場+オンライン参加）
・予算：一人あたり3,000円以内（食事代込み）
・目的：普段交流の少ない部署間のコミュニケーション促進
・過去の実施例：飲み会、BBQ（オンライン参加者が参加しづらかった）

【出力形式】
各案について以下の形式で整理してください。
1. 企画名
2. 内容の概要（3文以内）
3. 必要な準備・手配（箇条書き）
4. 予算の目安
5. リモート参加者への配慮

ステップ2：企画の詳細をブラッシュアップする

気に入った案を選んで詳細を詰める。「この企画の進行タイムラインを30分単位で作成してください」「必要な備品リストを作成してください」と追加で依頼できる。

手順③：上司への相談前に論点を整理する

何かを上司に相談・提案する前に、AIで論点を整理すると会話の質が上がる。

上司への相談前の整理プロンプト例

上司に以下の件を相談する前に、論点を整理してください。

【相談したいこと】
現在1人で担当している受発注管理業務が月末に集中しており、
毎月月末に残業が20時間程度発生しています。
業務の一部を他の担当者に引き継ぐか、ツールを導入して
作業を減らしたいと考えています。

【上司に期待していること】
業務分担の変更か、ツール導入の予算承認

【相談で伝えるべきこと】
以下を整理してください。
1. 問題の概要と数値（具体的に）
2. 改善策の選択肢（2〜3案）
3. 各案のコスト・工数・リスク
4. 自分として推薦する案とその理由
5. 上司から来そうな質問と回答例

うまくいかない場合の対処法

アイデアが当たり前すぎて参考にならない

「一般的な方法は除いてください」「この業界ではあまり試されていないユニークな案を優先してください」と制約を加える。または「最初の5案は除いて、さらに別の視点から5案出してください」と追加で指示する。

AIの提案が自社の状況に合っていない

状況説明が不足している可能性がある。「会社の規模」「使用できるツール・予算の制約」「組織文化（保守的か革新的か）」の3点を追加で説明すると現実的な提案に近づく。

アイデアは出たが優先順位が分からない

「これらの案を以下の軸で評価し、優先順位をつけてください：効果の大きさ・実現の容易さ・コスト」と依頼する。スコアリング表の形式を指定すると比較しやすくなる。

事務・アシスタント固有の活用場面

業務手順のマニュアル化のアイデアを壁打ちする

「この手順書を読みやすくするにはどう構成を変えるべきか」「どの手順が一番分かりにくいか指摘してください」とAIに既存マニュアルを見せて批評させると、改善のヒントが得られる。マニュアル化そのものについてはマニュアル作成で詳しく解説している。

上司や取引先への連絡方法で迷ったときに相談する

「この状況で上司にどう伝えるのが適切ですか？」「取引先への謝罪メールをどう書けばよいですか？」という悩みもAIに相談できる。状況を詳しく説明した上で「複数のアプローチを提示してください」と聞くと、自分では思いつかない選択肢が出てくることがある。メールの実際の文章作成はメール対応で詳しく解説している。

関連記事

#事務・アシスタント#事務#アシスタント#AI

よくある質問

AIに壁打ちしてもらうとは具体的にどういう使い方ですか？

「こういう問題があるのですが、どんな解決策が考えられますか？」「この企画の問題点を指摘してください」のように、自分の考えに対してフィードバックをもらう使い方だ。一人では気づかない視点を短時間で得られる。

業務改善提案をAIに手伝ってもらう場合、何を伝えればよいですか？

現状の問題点・課題の背景・関係者の人数・改善後に期待する効果の4点を伝えると質の高い提案が得られる。「提案の反論・弱点も指摘してください」と加えると実現可能性の確認にもなる。

AIが出したアイデアはそのまま使えますか？

出発点として使えるが、そのまま提出するのはリスクがある。自社の状況・文化・制約に合わせて必ず人間が確認・修正する。特に人事・予算・対外的な提案は内部決裁前に関係者に確認する。

社内イベントの企画にAIを使う場合のポイントは何ですか？

参加者の人数・予算・目的・開催形式（対面・オンライン・ハイブリッド）・過去に実施したことがある企画の4点を最初に伝える。「類似した過去の企画との差別化点も提案してください」と加えると独自性が出やすい。

関連記事