職種別AI仕事術

事務・アシスタントの会議準備をAIで段取りする方法

Meliorra編集部
事務・アシスタントの会議準備をAIで段取りする方法

この記事の要点

会議室予約・アジェンダ作成・資料収集・案内メール送付の一連準備をAIで効率化すると、当日までの抜け漏れが大幅に減る。ChatGPTやClaudeを使った具体的な手順を解説する。

結論

会議準備の主な作業——アジェンダ作成、案内メール送付、チェックリスト確認——のうち「文章を作る」部分はすべてAIに任せられる。アシスタントが担う会議準備の中で最も時間がかかる「どう書くか」の作業がなくなり、段取りを組む・確認するといった本来の仕事に集中できる。

使うAIツール

ChatGPT（GPT-4o）

会議アジェンダの構造化や案内メールの文面作成に適している。箇条書き・表・番号リストなど、出力形式の指定に素直に対応する。

Claude（claude.ai）

複数の論点を整理して議論順を組み立てる作業に強い。「この3つの議題をどの順番で扱うべきか」といった相談にも答えられる。

NotionAI / Microsoft Copilot

Notion や Microsoft 365 を社内で使っていれば、ドキュメント上でそのまま生成・編集できる。既存の会議メモやドキュメントと連携しやすい。

手順：会議準備をAIで段取りする

ステップ1：会議の概要をまとめる

AIに渡す素材として、以下の情報を整理する。

  • 会議名・目的
  • 参加者（名前・役職）
  • 開催日時・場所（またはオンラインURL）
  • 決めたいこと・確認したいこと（箇条書き）
  • 共有する資料があればそのタイトル

この情報があれば、アジェンダも案内メールも一発で作れる。

ステップ2：アジェンダを作る

以下の情報をもとに、会議のアジェンダを作成してください。

■ 会議名：2026年度Q3事業計画 進捗確認会議
■ 参加者：部長（田中）・課長（佐藤）・担当者3名
■ 日時：2026年6月15日（月）14:00〜15:30
■ 場所：第2会議室
■ 議題：
  - Q2実績の振り返り（担当：佐藤）
  - Q3目標の進捗確認（全員）
  - 課題・懸念事項の共有
  - 次回アクションの決定

条件：
- 各議題に想定所要時間を付ける（合計90分）
- 冒頭にオープニング（5分）、末尾にクローズ（5分）を入れる
- 表形式で出力する

ステップ3：案内メールを作る

アジェンダができたら、参加者への案内メールをAIに作ってもらう。

以下の情報をもとに、社内の会議案内メールを作成してください。

■ 宛先：田中部長、佐藤課長、担当者3名（山本・加藤・伊藤）
■ 会議名：2026年度Q3事業計画 進捗確認会議
■ 日時：2026年6月15日（月）14:00〜15:30
■ 場所：第2会議室
■ 添付資料：Q2実績レポート（佐藤さんが事前に送る予定）
■ 事前準備：各自のQ3進捗状況を1ページにまとめて持参
■ 差出人：経営管理部アシスタント 山田

条件：
- 件名・本文の両方を出力
- 社内向けのビジネスカジュアルな文体
- アジェンダの概要を本文に含める
- 問い合わせ先として山田の連絡先（内線：XXXX）を末尾に

ステップ4：準備チェックリストを作る

会議当日までにやるべきことが漏れないよう、チェックリストをAIに作らせる。

以下の会議に向けて、アシスタントが会議当日までに確認・準備すべきチェックリストを作成してください。

会議概要：
- 社内会議（参加者6名）
- 会議室使用
- プロジェクター・ホワイトボード使用予定
- 事前資料を参加者にメールで送付
- 当日の議事録担当：私（アシスタント）

開催3日前・前日・当日朝・会議後 の4段階に分けて作成してください。

ステップ5：議事録のひな形を作る

会議前に議事録の雛形を作っておくと、当日の記録が格段に楽になる。

以下の会議用の議事録ひな形を作成してください。

■ 会議名：Q3事業計画 進捗確認会議
■ 議題：Q2実績・Q3進捗・課題共有・アクション決定
■ 参加者欄あり
■ 各議題のメモ欄（出席者の発言・決定事項・宿題を分けて記録できる形）
■ アクションアイテム表（担当者・期限・内容）
■ 次回会議日程欄

Markdownで出力してください。

具体例1：月次定例会議のアジェンダを使い回す

月次の定例会議がある部署では、AIで一度テンプレートを作ってしまえば毎月の準備が5分で完了する。

最初の1回だけアジェンダ・案内メール・チェックリストをAIで作成し、テキストファイルやNotionページに保存しておく。翌月は日付・前月の実績数字・次月の議題だけを更新する。「ゼロから作る」より「テンプレートを更新する」形にすると、AIへの依頼は「更新箇所だけ修正してください」の一行で済む。

具体例2：外部講師を招いた社内研修の準備

外部講師を招いた社内研修の準備は、通常のミーティングより複雑で抜け漏れが起きやすい。プロジェクター・マイク・受講者座席・弁当手配・講師への交通費精算など、確認事項が多岐にわたる。

このような複雑な準備をAIに依頼するとき、「外部講師を招いた半日研修の準備チェックリスト。参加者20名・会場は社外レンタルスペース・昼食あり・配布資料印刷あり」のように条件を詳しく指定すると、抜け漏れのないチェックリストが出力される。これをたたき台にして、自社の実情に合わせて加除修正するだけで使える準備表が完成する。

うまくいかない場合

アジェンダの時間配分がおかしい

「この議題には最低20分必要です」「全体は90分以内に収めてください」など、制約条件をプロンプトに追加する。AIはデフォルトで均等割りしがちなため、重要な議題に多くの時間を割くよう明示する。

案内メールが長すぎて読んでもらえない

「200字以内で簡潔に」と文字数制限を付ける。または「要点のみの箇条書き版と、丁寧な文章版の両方を出力してください」と二種類作らせて、状況に応じて選ぶ。

チェックリストが一般的すぎて使えない

「うちの会社では〇〇システムで会議室を予約する」「資料の印刷は総務部に3日前までに依頼する」のように、自社固有のルール・手順をプロンプトに追加情報として入れると、実務に即したチェックリストになる。

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#事務・アシスタント#事務#アシスタント#AI

よくある質問

会議準備のどの部分をAIに任せられますか？

アジェンダ作成・案内メール作成・チェックリスト生成・議事録のひな形作成は即座にAIに任せられます。会議室予約やシステム操作などの実作業は人間が行います。

アジェンダをAIで作ると、会議の中身が薄くなりませんか？

なりません。AIはあなたが提供した情報をもとに整理するだけです。会議で何を決めるかを明確に指示すれば、論点を整理した質の高いアジェンダが作れます。

定例会議のアジェンダは毎回AIに作ってもらうべきですか？

定例会議はテンプレートをひとつ作ってしまえば、日時・確認事項だけ更新するだけで使い回せます。毎回ゼロから作るより、テンプレート更新のほうが早い。

外部参加者がいる会議の準備はどう変わりますか？

社外向けの案内メールは「社外向け・丁寧な敬語で」とプロンプトに指定します。Zoom等のURLや接続方法の案内文もAIに作らせることができます。

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