事務・アシスタントの文字起こしをAIで整形する方法

結論

文字起こし後のテキストをAIに貼り付け、整形用プロンプトを一度実行するだけで、誤字修正・話者ラベル付け・不要なフィラー削除・要約の4工程が数分で終わる。手作業で1時間かかっていた作業が、慣れると10〜15分程度に縮まる。

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文字起こし整形でAIを使う場面

事務・アシスタント職では、毎週のように次のような文字起こしが発生する。

• 役員・部門長の会議録
• 採用面接の記録
• 電話や打ち合わせのメモ起こし
• 研修・セミナーの内容整理

これらを手作業で整形すると、「えー」「あのー」などのフィラー削除、句読点の補完、話者ごとの整理に膨大な時間がかかる。AIはこの繰り返し作業が得意な分野だ。

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使うAIツールと選び方

テキスト整形のみの場合

すでに文字起こし済みのテキストを整形するだけなら、ChatGPT（GPT-4o）かClaudeで十分対応できる。どちらもWebブラウザから無料または低コストで使え、プロンプト一本で複数の整形処理を同時に実行できる。

音声ファイルから一括処理する場合

録音ファイルをそのまま渡して文字起こしと整形を一気に行いたいなら、以下のツールが候補になる。

ツール	特徴	費用感
Notta	音声アップロード→日本語文字起こし→要約まで自動	月額プランあり
Whisper（OpenAI公式API）	精度が高く、API連携で自動化しやすい	従量課金
CLOVA Note	韓国発だが日本語対応・話者分離が強い	無料枠あり
Google Meet 文字起こし機能	Meet利用時は会議中にリアルタイム生成	Google Workspace内

本記事では「すでに文字起こし済みのテキストをAIで整形する」手順を中心に説明する。音声ファイルを直接渡すツールも末尾で補足する。

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手順：テキストをAIで整形する

ステップ1　テキストを用意する

文字起こし済みのテキストをコピーしておく。この段階では誤字・フィラー・話者ラベルが混在したままで構わない。

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ステップ2　整形プロンプトをAIに貼り付ける

次のプロンプトをそのままコピーして、テキストの直前に貼り付ける。

以下の会議文字起こしを整形してください。

【整形条件】
1. 「えー」「あのー」「そのー」などのフィラー語を削除する
2. 文末を正しく句読点で整える
3. 明らかな誤変換・誤字を修正する（固有名詞は不明なら[要確認]と記す）
4. 話者が複数いる場合は「話者A：」「話者B：」のようにラベルを付ける
5. 整形後のテキストの末尾に、3〜5行の要約を「【要約】」見出しで追加する

【文字起こし原文】
（ここに文字起こしテキストを貼り付ける）

このプロンプトだけで、フィラー削除・誤字補正・話者分離・要約の4処理が一度に完了する。

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ステップ3　出力を確認・修正する

AIの出力には次の点を必ず確認する。

• 固有名詞の誤り：人名・社名・製品名は自動補正が外れやすい。[要確認] タグが付いた箇所を優先的にチェックする。
• 話者ラベルのズレ：話者が切り替わる境界をAIが誤判定することがある。前後の文脈から手動で修正する。
• 要約の抜け漏れ：決定事項やアクションアイテムが抜けていないか確認する。

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ステップ4　議事録フォーマットに貼り付ける

整形済みテキストを議事録テンプレートに転記する。このとき、AIが生成した要約を「決定事項」欄のたたき台として使うと、清書の時間がさらに短縮できる。

議事録の作成手順については AIで議事録を作る方法 も参照してほしい。

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具体例1：部門会議の文字起こし整形

整形前（原文）

えーそれではあのー、先週の売上についてですが、えっと田中さんからご報告いただけますか。はいそうですね売上はえー前月比でだいたい5パーセント増加ということになりましてー、主にえー新規顧客の獲得が寄与していると考えられます。

整形後（AI出力）

話者A：それでは先週の売上について、田中さんからご報告いただけますか。
話者B：はい。売上は前月比で約5%増加となりました。主に新規顧客の獲得が寄与していると考えられます。

【要約】
先週の売上は前月比約5%増。新規顧客獲得が主な要因。

誤字はなかったが、フィラーが削除され話者ラベルが追加されたことで、読みやすさが大幅に向上している。

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具体例2：採用面接の記録整形

採用面接の記録は、応募者の発言と面接官の質問が入り混じる形式が多い。次のプロンプトを使うと、面接特有の形式に整えられる。

以下の採用面接の文字起こしを整形してください。

【整形条件】
1. フィラー語（えー、あのー、そのー）を削除する
2. 話者を「面接官」と「応募者」に分けてラベルを付ける
3. 誤変換と思われる箇所を修正し、不明な場合は[要確認]と記す
4. 応募者の発言から「志望動機」「強み・経験」「入社後の希望」に関する内容を抽出し、末尾に【ポイント整理】として箇条書きで出力する

【面接文字起こし原文】
（ここに貼り付ける）

この整形結果をそのまま採用担当者に共有すれば、面接後の情報共有にかかる手間が大きく減る。

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うまくいかない場合の対処

出力が途中で切れる

テキストが長すぎると、AIが出力を途切れさせることがある。この場合は、テキストを500〜800字程度のブロックに分割してから処理する。各ブロックの最後に「続く」と書いておくと、AIが文脈を保持しやすくなる。

話者ラベルがずれている

音声なしのテキストだけでは、AIが話者の切り替えを正確に判断できないことがある。整形前に手動で「◆」や「→」などの区切り記号を入れておくと精度が上がる。

固有名詞（社名・製品名）が誤変換される

プロンプトの冒頭に「社名は〇〇、製品名は〇〇と表記する」と明示する。または整形後に一括置換で修正する方が早い場合もある。

機密情報を含む場合

社外のAIサービスに機密情報を貼り付けるのが社内規定上NG な場合、固有名詞を「A社」「B部長」などの仮名に置き換えてから処理し、出力後に元の名称に戻す方法がある。手間はかかるが情報漏洩リスクを下げられる。

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音声ファイルをそのまま渡す場合の手順

Nottaを例に挙げる。

1. Nottaにアカウントを作成し、録音ファイル（mp3、m4a、wav等）をアップロードする
2. 言語を「日本語」に設定して文字起こしを実行する
3. 出力されたテキストをエクスポートし、上述のプロンプトでさらに整形する

Nottaの自動要約機能もあるが、精度にばらつきがあるため、重要な会議は手動プロンプトで再整形するほうが確実だ。

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整形後の活用と連携

文字起こし整形は単独で終わらせず、後工程と連携させると効果が高まる。

• 整形済みテキスト → 議事録テンプレートへ転記（AIで議事録を作る方法）
• 決定事項 → スケジュール管理ツールに入力（スケジュール管理をAIで効率化する方法）
• 報告内容 → メール下書きに転用（AIで業務メールを書く方法）

こうしたフローを定型化しておくと、会議1件あたりの後処理時間が体感でも大きく変わる。

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まとめ

文字起こし整形は、AIが最も得意な「繰り返し・ルールベースの変換処理」に分類される。整形用プロンプトを一度作ってしまえば、どの会議の文字起こしにも使い回せる。まずは今週発生した文字起こし1件に試してみて、時短の感覚をつかんでほしい。