社内メモにはどんなAIが向いていますか？

短文の起案ならChatGPT（GPT-4o）が手軽です。長めの経緯説明や複数パターンの比較が必要な場面はClaude 3.5 Sonnetが得意です。Microsoft 365ユーザーはCopilotをWordやOutlookから直接使うと連携が楽です。

AIが書いたメモをそのまま送っても大丈夫ですか？

送信前に日時・場所・担当部署名などの固有情報を必ず確認・修正してください。AIは存在しない日付や部屋番号を平然と書くことがあります。事実確認のステップを省かないことが前提です。

メモのトーンが堅すぎます。どう調整しますか？

プロンプトに『読み手はオフィスワーカー全般で、気軽に読んでもらいたい』と加えてください。また出力後に『もう少しカジュアルに』と指示すると段階的に調整できます。

総務の社内メモをAIで素早く作る方法

結論

総務が日々作る社内メモは、AIを使えば初稿作成が5分以内に終わります。「何を」「誰に」「いつ」「何のために」の4点をプロンプトに書くだけで、用件の整った文章が出てきます。ゼロから書き始めるより圧倒的に速く、書き漏れも減ります。

総務の社内メモはなぜ時間がかかるか

総務が作る社内メモは件数が多い割に、1本ずつ微妙に状況が違います。設備故障の緊急連絡、エレベーター工事の予告、駐車場ルール変更のお知らせ、備品申請方法の案内……どれも似ているようで、書き方やトーンが微妙に異なります。

テンプレートを使っていても「この表現で伝わるか」「抜けている情報はないか」と悩む時間が積み重なります。月に20本作れば、その悩み時間だけで数時間になります。

AIを使うと「悩む時間」と「清書する時間」を大幅に削れます。

使うAIツール

ツール	向いている場面
ChatGPT（GPT-4o）	短い連絡メモ、急ぎで件数が多い場面
Claude 3.5 Sonnet	経緯の説明が必要なメモ、複数パターンを比較したい場面
Microsoft 365 Copilot	OutlookやTeamsで直接起案・送信まで完結させたい場面

社内の固有情報（設備名称、フロア名、部屋番号など）を入力する際は企業向けプランを使い、個人情報が含まれないよう注意してください。

手順：AIで社内メモを作る流れ

ステップ1：伝える内容の骨格を箇条書きにする

AIに任せる前に、自分の頭の中を3〜5行の箇条書きに整理します。この作業自体は1〜2分で終わります。

例：

3Fトイレの洗面台が壊れている
修繕業者が入るのは6月10日（火）午前中
その間は2Fか4Fのトイレを使ってほしい
不便をかけて申し訳ない

このメモをプロンプトに貼り付けます。

ステップ2：プロンプトを送る

以下の情報をもとに、社内向けのお知らせメモを作成してください。

【伝えたい内容】
- 3Fトイレの洗面台が故障しています
- 修繕業者が入るのは2026年6月10日（火）午前中（9時〜12時予定）
- 修繕中は3Fトイレが使えません
- その間は2Fまたは4Fのトイレをご利用ください
- ご不便をおかけすることへのお詫びを添えてください

【条件】
- 宛先は全社員
- 差出人は総務部
- 件名も作成してください
- 200字以内で簡潔にまとめてください
- 箇条書きを使わず、文章でまとめてください

ステップ3：修正・確認する

AIが出力した文章をそのまま使わず、以下の点を確認します。

日付・時間・場所に誤りがないか
宛先と差出人の表記は社内ルールに合っているか
問い合わせ先の記載が必要な場合は追加されているか

ステップ4：複数パターンが必要な場合

同じ内容でも、メール本文・Teams投稿・掲示物など媒体が違うと書き方が変わります。以下のように続けて依頼できます。

上記の内容を、以下の3パターンで作成してください。
1. Teamsへの投稿文（絵文字あり、140字以内）
2. 社内掲示物の文章（A4サイズ印刷前提、見出し付き）
3. メール本文（件名付き、丁寧な文体）

具体例1：エレベーター点検の事前告知

毎年恒例の設備点検を全社員に知らせるメモです。

伝える要素として「点検日時」「点検中の制限（エレベーター停止）」「代替手段」「点検後の再開予定」をまとめてからAIに渡します。

AIに渡す骨格：

6月20日（木）9時〜17時、全エレベーター停止
法定点検のため年1回必須
移動は階段を使用
重い荷物の搬入は前日または翌日に変更をお願いしたい

プロンプトに「高齢者・障がいのある社員への配慮コメントを一文添えてください」と条件を加えると、漏れがちな配慮表現も自動で入ります。

具体例2：備品申請方法変更の案内

消耗品申請をメールからシステム入力に切り替えた際の案内メモです。

このケースでは「何がどう変わるか」「いつから有効か」「困ったときの連絡先」の3点が必須情報です。

骨格を渡してAIに下書きを作らせたあと、「操作に不慣れな社員向けに、問い合わせ先を強調してください」と追加指示します。AIは強調すべき情報を太字や箇条書きで整理してくれます。

実際に受け取る社員が「これ、自分に関係ある？」と思わないよう、対象者を冒頭に明示するよう指示するのがコツです。

うまくいかない場合の対処法

出力が長すぎる・読みにくい場合

「200字以内」「3文以内」のように字数・文数の上限を指定します。「短く」という指示は人によって解釈が違うので、具体的な数字が効きます。

堅すぎて読んでもらえなさそうな場合

「読み手は忙しいオフィスワーカーです。親しみやすい口調で、読む気になる書き方にしてください」と条件を加えます。

複数の変更点があって整理しにくい場合

変更点を箇条書きで渡し、「それぞれの変更点を1行で説明した後、全体を3文でまとめてください」と構成まで指定します。

AIが存在しない情報を入れてきた場合

「この文章に私が提供していない情報が含まれていれば指摘してください」とフォローアップを送ります。AIは指摘を求められると、自分で作った情報をある程度洗い出せます。

作成したメモの管理・再利用

総務のメモは似たシチュエーションが毎年繰り返されます。AIで作った初稿をそのまま捨てずに保管しておくと、翌年の更新作業が10分以内に終わります。

保管の際は「設備点検」「備品管理」「工事案内」などのカテゴリ別フォルダに入れ、日付をファイル名に含めておきます。AIに渡す際は「昨年のメモを参考に、日付と担当者名だけ更新してください」と指示するだけで再利用できます。

総務の社内メモをAIで素早く作る方法

結論

総務の社内メモはなぜ時間がかかるか

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