総務が長い資料をAIで要約するコツ

結論：要約の目的と読み手を伝えれば、使える要約が出る

総務部門には毎月のように長文資料が届く。官公庁から来る法改正通達、業者から届く提案書、他部署が作った社内規程の改定案、保険会社から送られてくる約款の更新通知など、読むだけで時間がとられる資料ばかりだ。

AIを使えば、こうした資料の要旨を数分で把握できる。ただし「要約して」だけでは、総務の実務に使いにくい出力が返ってくることが多い。プロンプトに「要約を使う目的」「読む人の立場」「省略してはいけない情報」を加えると、業務で直接使える要約が出るようになる。

使うAIツールと選び方

要約作業に使いやすいAIツールは3つある。

Claude（claude.ai） 長文の読み込みに強く、文脈を保ったまま要約する精度が高い。PDFを直接アップロードできる。プロ版（Claude.ai Pro）なら200ページ超のPDFも読み込める。法令文書や契約書など、正確な読み取りが求められる資料の要約に向いている。

ChatGPT（Plus以上） 同様にPDFのアップロードが可能で、要約後に「この条件の例外はありますか」のような追加質問ができる。長文資料を読んでから質問を重ねる使い方に向いている。

Microsoft Copilot Microsoft 365に統合されているため、WordやOutlook内の文書をそのまま要約できる。社内資料を社外AIに送り出さずに処理できる点が強みで、個人情報や機密情報を含む文書の要約に適している。

手順：長い資料をAIで要約する流れ

ステップ1：資料の種類と要約の目的を決める

要約を始める前に、以下の2点を整理する。

• 誰が読む要約か：自分用のメモか、上司への報告か、社員への通知か
• 何を知りたいか：対応が必要な事項か、変更点のみか、全体の概要か

この2点が決まると、プロンプトに必要な情報が整理できる。

ステップ2：資料をAIに渡す

PDFはアップロードする。WordやExcelはコピーして貼り付けるか、PDFに変換してアップロードする。テキスト形式に変換できる資料は変換してから渡す方が、AIの読み取り精度が安定する。

画像スキャンのPDF（テキストが埋め込まれていないもの）は、AIが読み取れない場合がある。そのときはOCRツールでテキスト化してから渡す。

ステップ3：要約プロンプトを送る

以下はそのままコピペして使えるプロンプト例だ。

法改正通達の要約（担当者向け）

アップロードした資料を要約してください。

この資料を読む人：総務担当者（法律の専門家ではない）
要約を使う目的：社内での対応内容を確認し、必要な手続きを洗い出すこと

以下の点を必ず含めてください。
1. 改正内容の概要（何が変わるか）
2. 施行日・適用開始日
3. 自社が対応しなければならない事項
4. 対応しなかった場合のリスク（記載がある場合）

省略してはいけない情報：具体的な数値（罰則金額・期日・対象人数の基準など）

500字以内でまとめてください。判断が不確かな部分は「確認が必要」と記載してください。

業者提案書の要約（稟議検討用）

アップロードした提案書を要約してください。

要約を使う目的：稟議書の検討材料として総務部長に提示する
読む人の立場：コスト感と実務上の懸念を重視する管理職

以下の構成でまとめてください。
1. 提案の概要（何をするか、目的は何か）
2. 費用（初期費用・月額費用・契約期間）
3. 自社側の対応が必要な作業
4. 提案書に記載されているリスクや注意事項
5. 他社との比較情報（記載がある場合）

数値は正確に転記してください。記載がない項目は「記載なし」と明示してください。

ステップ4：要約を確認・修正する

AIが出した要約は必ず元資料と照合する。特に以下の点を確認する。

• 施行日・期日の数値が正確か
• 「以上」「未満」などの条件が正しく反映されているか
• 「対象外」の条件が省略されていないか

数値や条件の取り違えは、社内通知で誤情報を流すことにつながる。要約はドラフトとして扱い、確認を経てから使う。

総務業務での具体的な使い場面

場面1：健康保険・社会保険の制度改正通達を社員向けに要約する

年に数回届く社会保険関係の通達は、法令文書特有の言い回しが多く、読むのに時間がかかる。「社員に知らせなければならない変更点」だけを抜き出す作業が手間だ。

AIを使って以下のように処理する。

アップロードした社会保険の通達文書を整理してください。

対象読者：社員全員（法令の専門知識がない人）
目的：社内通知メールに使える内容の抽出

以下の点だけを抜き出してください。
- 社員が知っておくべき変更点（手続きや給与計算への影響）
- 変更の適用開始時期
- 社員側で必要な手続き（ある場合）

法令の条文番号・根拠規定の記載は省略してください。
社員が混乱しそうな点があれば「補足：」として追記してください。

この出力をベースに社内通知のメール文面を作成する流れとつなげると、通達を受け取ってから通知するまでの時間が大幅に短くなる。社内通知メールの作成方法については総務の社内通知メールをAIで作成する方法も参照してほしい。

場面2：設備管理関連の業者提案書を比較検討用に要約する

空調設備や防火設備の点検・保守契約など、複数の業者から提案書が届く場面では、各提案書の比較ポイントをそろえて整理する作業が必要になる。提案書の構成が業者ごとに違うため、読み比べだけで時間がとられる。

アップロードした設備保守の提案書を、他社比較に使える形式で整理してください。

比較したい項目：
- 年間費用（税込・税抜）と費用に含まれる作業内容
- 点検の頻度と作業内容の詳細
- 緊急対応時の対応時間と費用
- 契約期間と解約条件
- 保証内容と免責事項

各項目ごとに「記載あり：〇〇」または「記載なし」の形式で出力してください。

この要約を複数業者分作成してからExcelに転記すると、比較表の作成が効率化できる。

うまくいかない場合のポイント

要約が長すぎて使いにくい

プロンプトに「300字以内」「箇条書き5点以内」などの制約を加える。制約がないと、AIは安全側に倒して情報量を多めにする傾向がある。

重要な数値が省略されている

「省略してはいけない情報：金額・期日・対象者の条件」のように、保持してほしい情報を明示する。または要約後に「この要約から数値をすべて抜き出してください」と追加で依頼する。

資料が長すぎてAIが処理できない

200ページを超える資料や複数の添付ファイルは、章ごとに分けて渡す。「第1章の要約をしてください」「第2章の要約をしてください」と順番に処理してから、「これらの要約をまとめて全体の要約を作ってください」とつなげる。

スキャンPDFが読み取れない

テキストが画像として埋め込まれているPDFはAIが読み取れない。Adobe AcrobatまたはMicrosoft 365のOCR機能でテキスト化してから渡す。

要約プロンプトのテンプレートを蓄積する

総務に届く資料のパターンは繰り返しが多い。法改正通達・業者提案書・保険約款の更新・社内稟議の回覧など、資料の種類ごとにプロンプトのひな形を作って保存しておくと、次回から貼り付けるだけで使える。

チームで共有しておけば、担当者が変わっても同じ品質の要約ができる。プロンプトのひな形と共に「確認が必要な項目」もチェックリスト化しておくと、要約の品質が担当者によって変わらなくなる。

PDFを直接アップロードして要約する方法については総務がPDF資料をAIで要約する方法も参照してほしい。規程の整備や改定作業にAIを使う方法については総務の規程整備・改定をAIで効率化する方法も確認してほしい。

要約の精度を上げる指示の型

資料の種類	プロンプトに加えるべき指示
法改正通達	施行日・対応事項・罰則を省略しない
業者提案書	費用の内訳・契約条件を正確に転記
社内規程の改定案	変更前と変更後の差分を対比形式で
議事録・会議資料	決定事項・継続検討事項・担当者を分ける
保険約款の更新	保証範囲の変更点と除外条件を強調

要約の目的が明確であるほど、使いやすい出力になる。「誰が何のために使うか」を最初の一文に入れる習慣をつけると、要約の質が安定する。