人事の文章リライトをAIで行う方法

結論

人事文書のリライトをAIに依頼すると、「担当者しか分からない硬い文章」が「応募者や社員にすっと伝わる文章」に変わります。リライトは校正より指示の工夫が必要ですが、「誰に向けて」「どんなトーンで」「何を変えてよいか」の3点をプロンプトに入れれば、実用的な出力が得られます。

リライトが人事業務でよく使われる場面

人事担当者が文章を「書き直す」必要に迫られる場面は、思った以上に多くあります。

求人票のトーン変換

総務部門が数年前に書いたまま更新されていない求人票を、現在の採用市場に合わせて書き直す作業は、白紙から書くよりも難しい場合があります。「硬い義務記載的な文体」を「応募者が自分ごとに感じられる文体」に変えるリライトは、AIが最も得意とする作業の一つです。

管理職向け文書を現場向けに変換

研修案内や制度説明文は、最初に管理職向けに作られることが多く、「一般社員には分かりにくい」という指摘が出てから書き直しを求められます。AIに「管理職向けに書かれたこの文章を、入社2〜3年目の一般社員が読んで理解できる表現に書き直してほしい」と依頼すると、専門用語の言い換えと構成の整理を一度に行ってくれます。

採用面接後のお見送りメール

定型文のお見送りメールを、辞退候補者に合わせた個別の言葉に変える作業は時間がかかります。AIに「この候補者との面接で印象に残った点を踏まえ、感謝が伝わるお見送りメールに書き直してほしい」と具体的な情報を添えて依頼すると、機械的にならない文章ができます。

使うAIツール

ツール	特徴
ChatGPT（GPT-4o）	指示への応答が安定。短文〜中文のリライトに向いている
Claude（Sonnet/Opus）	長文の文脈を保ちながら書き直すのが得意
Gemini Advanced	Google Docsに直接組み込める機能がある

どのツールも無料プランから使えますが、長文処理や複雑な指示には有料プランの方が精度が上がります。最新の機能・料金は各公式サイトで確認してください。

手順：AIでリライトを行う流れ

ステップ1　リライトの目的を決める

「何のためにリライトするか」を決めないまま依頼すると、AIは無難な書き直しをするだけです。目的を1〜2行で言語化してから依頼します。

• 「応募者が読んで職場のイメージが湧くようにしたい」
• 「管理職しか分からない表現を、現場社員向けに言い換えたい」
• 「1,200字の研修案内を600字に圧縮したい」

ステップ2　プロンプトを組み立てる

リライトプロンプトの基本構造は「対象読者・トーン・変えてよい範囲・変えてはいけない範囲」の4要素です。

以下の人事文書をリライトしてください。

【リライトの条件】
- 対象読者: 入社1〜3年目の一般社員（専門用語が少ない方がよい）
- トーン: 丁寧だが親しみやすい（です・ます調を維持）
- 変えてよいこと: 文章の順序、表現の言い換え、段落の分割
- 変えてはいけないこと: 日程・場所・参加対象・手続き方法などの事実

【元の文書】
（ここに元の文章を貼り付ける）

リライト後の文章のみ出力してください。

ステップ3　出力を原文と照合する

リライト結果が出たら、必ず原文と並べて確認します。確認すべき点は3つです。

1. 事実（日程・場所・数字）が変わっていないか
2. 法的記載が欠落していないか（労働条件通知書などの場合）
3. 自社の言い回し・ルールと矛盾していないか

ステップ4　必要なら再指示する

一回の出力で完成することは少ないです。気になる箇所を具体的に指定して修正依頼します。

最初の段落が少し形式的すぎます。
「○月○日に研修を実施します」から始まる書き方を、
もう少し参加への期待感が出る書き出しに変えてください。
他の部分はそのままにしてください。

求人票リライトのプロンプト例

実際の求人票リライトで使えるプロンプトです。

以下は現在公開中の求人票です。

【リライトの目的】
転職サイトで30代前半の中途採用者に読まれることを想定し、
「自分がここで働くイメージが湧く」文章に書き直してください。

【条件】
- 職務内容・給与・勤務地などの事実は変えないこと
- 「弊社では」「当社は」の多用を避け、現場の業務が伝わる書き方にする
- 1,000字前後に収める（現在は1,200字）

【現在の求人票】
（ここに本文を貼り付ける）

この方法で求人票をリライトしたある人事担当者は、面接辞退率が改善したと話していました。ただし、リライトが採用結果に与える影響は複合的な要因があるため、単純な因果関係とは言えません。

研修案内文のリライトプロンプト例

管理職向けの制度説明文を、一般社員向けに書き直す例です。

以下は管理職向けに書かれた研修案内です。
入社2〜3年目の一般社員が読んで
「自分が参加すべき理由」と「何をするか」が分かるように書き直してください。

【変えてよいこと】
- 説明の順序（目的→内容の順がよい）
- 専門用語を平易な表現に言い換えること

【変えてはいけないこと】
- 開催日・場所・申込期限・対象者の定義
- 参加が「必須」か「任意」かの区別

【元の案内文】
（ここに本文を貼り付ける）

うまくいかない場合のポイント

出力が元の文章と大きく変わってしまう場合

「大幅に書き直さず、表現のみ変えてください」「文章の順序は変えないでください」など、制約を具体的に追加します。リライトの許容範囲をプロンプトで狭めると、意図に沿った出力になりやすいです。

AIが重要な情報を省略してしまう場合

「省略してはいけない情報」を事前にリストアップしてプロンプトに入れると解消されます。

以下の情報は必ず文中に含めてください。
- 申込期限: ○月○日
- 対象: 勤続3年以上の正社員
- 参加費: 会社負担

リライト後の文体が自社のスタイルと合わない場合

自社で書いた他の文書を「参考スタイル」として一緒に入力する方法が有効です。

以下の参考文（スタイル見本）と同じ文体・トーンで、
下記の文章をリライトしてください。

【参考文】
（自社の既存文書を貼り付ける）

【リライト対象】
（書き直したい文書を貼り付ける）

リライト後の確認チェックリスト

リライト結果を公開・配布する前に確認すべき点を整理しました。

• 事実（日程・場所・数字・対象者条件）が変わっていないか
• 法的に記載が必要な事項が抜けていないか
• 社内の言い回しルール（「弊社」か「当社」かなど）に沿っているか
• 対象読者が実際に理解できる表現になっているか
• 文字数が想定の範囲内か

リライトの品質は、最終的にその文書を読む人間が判断するものです。AIの出力を「下書き」として扱い、担当者の目で仕上げる流れが安定して機能します。

内部リンク

リライトの前段階として文章の誤りを取り除くには人事の文章校正をAIで行う方法が参考になります。求人票そのものをAIで作成する手順は人事の求人票をAIで作る方法にまとめています。研修案内などの作成には人事の研修資料をAIで作る方法も参照してください。