営業の議事録をAIで自動作成する手順

結論

商談後の議事録作成は、文字起こしツールとAIを組み合わせることで、1時間の商談の議事録を5〜10分で仕上げられます。録音がなくても、メモをAIに渡すだけで構造化された文書になります。大事なのは「決定事項」「宿題（アクションアイテム）」「次回日程」の3点を出力に必ず含めるようプロンプトで指定することです。

---

使うAIツール

文字起こし：Notta、Otter.ai、Google Meet の文字起こし機能など。精度・無料枠は各ツールで異なります。最新の料金と機能は公式サイトで確認してください。

議事録の整形：ChatGPT、Claude、Geminiのいずれでも対応できます。文字起こしテキストを貼り付ける場合、個人情報や機密情報が含まれていることを考慮し、企業向けプランの利用を検討してください。

---

なぜ議事録作成にAIが効くのか

営業の議事録が遅れる原因は「商談直後は次の行動に追われて書けず、記憶が薄れてから書く」というパターンにあります。記憶が薄れた状態で書いた議事録は情報が抜けやすく、後から見返したときに「あのときどういう話だったか」が復元しにくくなります。

AIを使うと、録音か直後のメモさえあればその場で議事録を生成できます。商談直後5分でAIに渡す習慣ができると、情報の鮮度が保たれ、宿題の抜け漏れも減ります。

---

手順

ステップ1：商談中にメモを取る

録音できる場合でも、商談中に次の4点を箇条書きでメモする習慣を持つと後の精度が上がります。

• 顧客が口にした課題・懸念点
• 自社が提案した内容
• その場で決まったこと
• 宿題（誰が・何を・いつまでに）

これが5行でも、AIに渡すと構造化された議事録になります。

---

ステップ2：文字起こしかメモをAIに渡す

録音がある場合

文字起こしツールで録音を変換し、テキストをコピーします。完璧な精度でなくて構いません。固有名詞が誤変換されることが多いため、後で直せるよう元の録音は残しておきます。

メモしかない場合

商談直後のメモをそのまま貼り付けてかまいません。断片的な情報でも、背景をプロンプトで補足すればAIが文章にします。

---

ステップ3：プロンプトを入力する

以下はプロンプト例です。用途に応じて調整してください。

---

パターン1：文字起こしテキストから議事録を作成

あなたは営業担当者のアシスタントです。
次の商談の文字起こしテキストを読み、議事録を作成してください。

【商談の背景】
・日時：2026年6月4日 14:00〜15:00
・参加者：A社（購買担当・B様）、自社（営業担当・自分）
・商談の目的：クラウド在庫管理サービスの2回目提案

【文字起こしテキスト】
（ここに文字起こしテキストを貼り付ける）

【出力形式】
以下の構成で作成してください。
1. 日時・参加者
2. 商談の目的
3. 主な議論の要点（箇条書き5〜8点）
4. 決定事項
5. アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）
6. 次回予定

【条件】
・事実のみを書く。会話から読み取れないことは書かない
・アクションアイテムは具体的な期限を入れること
・文体は「〜した」「〜である」の常体で統一する

---

パターン2：手書きメモから議事録を作成

あなたは営業担当者のアシスタントです。
次の商談メモを読み、議事録を作成してください。

【商談の背景】
・日時：2026年6月4日 10:00〜11:00
・参加者：B社（営業部長・C様）、自社（自分）
・商談の目的：年間契約の更新協議

【商談メモ（箇条書き）】
（ここにメモを貼り付ける。例：
・現状の契約は7月末で終了
・先方：コストを据え置きにしたい
・こちら：サポート回数を増やす代わりに5%値上げを提示
・来月頭に先方社内で承認会議あり
・6月20日までに正式見積もりを送る
）

【出力形式】
1. 日時・参加者
2. 商談の目的
3. 議論の要点（3〜5点）
4. 決定事項
5. アクションアイテム（担当・内容・期限）
6. 次回予定

【条件】
・メモに書かれていない情報は補完しない
・アクションアイテムの担当者が不明なものは「確認要」と記載

---

パターン3：社内報告用の要約版

あなたは営業担当者のアシスタントです。
次の議事録を読んで、上長への報告用に3〜5行の要約を作成してください。

【議事録】
（ここに作成済みの議事録を貼り付ける）

【出力形式】
・商談の結果（進んだか・止まったか・課題があるか）
・次のアクションと担当者
・注意すべきリスクや懸念点

【条件】
・箇条書きで簡潔にまとめる
・数字と固有名詞を正確に含める

---

ステップ4：出力を確認して送付

AIが出力した議事録を送る前に、必ず次の点を確認します。

• アクションアイテムの担当者と期限が正確か
• 決定事項に「仮決定」と「確定」の区別がついているか
• 固有名詞（社名・人名・金額）が正確か
• 事実でないことが書かれていないか（AIが推測で補完することがある）

特にアクションアイテムは、宿題の認識が顧客と自社でズレていると後で問題になります。送付前に顧客側の担当者が何を・いつまでにするかを必ず確認してください。

---

実際の活用例

ケース1：1日に3件商談があった場合の対処

1日3件の商談をこなすと、その日のうちに3通の議事録を書くのは負担が大きく、翌日以降に回しがちです。各商談後にスマートフォンのメモアプリで箇条書きメモを5〜6行作り、帰社後にまとめてAIに渡すやり方で、3件分の議事録を30分以内で完成させられます。

ケース2：商談の文字起こしを社内共有する場合

オンライン商談のツールによっては、自動で文字起こしを生成する機能を持っています。この文字起こしをそのまま社内共有すると読みにくいため、AIで整形してから送るとチーム全員が状況を把握しやすくなります。特に上長が複数の案件を管理している場合、箇条書き形式の議事録は読む時間が大幅に減ります。

---

うまくいかない場合のポイント

「AIが存在しない情報を補完してしまう」

プロンプトに「メモや文字起こしに書かれていない情報は補完しないこと」と明記してください。特に金額・日付・固有名詞の誤補完には注意が必要です。

「アクションアイテムの担当者が不明確になる」

「担当者が不明な場合は『確認要』と記載」と指示するか、プロンプトの商談メモ欄に「〇〇は自社担当・△△は顧客担当」と事前に整理してから渡します。

「文体が敬体（です・ます）になってしまう」

議事録は常体（だ・である）が読みやすいため、「文体は常体で統一」と指示してください。

「長すぎる文字起こしを渡すと情報が散漫になる」

1時間を超える会議の文字起こしは、最初から全文を渡すより「重要な場面だけを切り出す」方が精度が上がります。章・話題ごとにテキストを分割して渡すやり方も有効です。

---

関連記事

商談後の報告書については営業の報告書をAIで書く手順で説明しています。商談前の準備については営業の商談準備をAIで進める手順も合わせて読むと流れが整理できます。