営業の報告書をAIで書く手順

結論

営業の報告書（日報・週報・月報・案件進捗報告）は、AIに活動事実とメモを渡すことで5〜10分で作成できます。1日の活動を箇条書きでメモしておきAIに渡すだけで、構造化された文書になります。毎回ゼロから書いていた報告書が、事実を整理してプロンプトに入れる作業に変わります。

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使うAIツール

ChatGPT、Claude、Geminiのどれでも使えます。報告書の内容に案件の詳細な金額や顧客情報が含まれる場合は、企業向けプランの利用を検討してください。

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報告書作成にAIが効く理由

報告書を書くのが遅くなるのは、「何を書くかは分かっているのに、どう書くかに時間がかかる」パターンが多いためです。今日の活動・課題・次のアクションという内容は自分の頭の中にある。それを文章に整形する作業をAIに任せると、1日の終わりに10分で全部の報告書を終わらせられます。

もう一つの理由は、報告書の品質が「読む人（上長・マネージャー）にとって何が知りたいか」によって変わることです。AIに「上長が知りたい情報」を意識した構成で書かせると、翌日の報告書に対するコメントや指摘が減る傾向があります。

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手順

ステップ1：その日（その週）の活動事実をメモする

AIに渡す前に、次の4点を箇条書きでメモします。1〜2分でできます。

• 今日した主な活動（訪問・電話・資料送付・社内打ち合わせなど）
• 各活動の結果（進んだ・止まった・反応がよかった・課題が見えたなど）
• 今日の課題や気になっていること
• 明日・来週やること（次のアクション）

この4点を入れると、AIが報告書の構造を作りやすくなります。

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ステップ2：プロンプトを入力する

以下は日報・週報・案件進捗報告の3パターンです。

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パターン1：日報

あなたは営業担当者のアシスタントです。
次のメモをもとに、上長へ提出する日報を作成してください。

【今日の活動メモ】
・午前：A社訪問（2回目商談）。先方の購買部長から「コスト面でもう少し調整できないか」との話あり。今週中に再見積もりを送る約束。
・午後：B社へ電話フォロー。担当者が不在で総務に繋がれた。来週月曜に改めて連絡する。
・夕方：C社の提案書（来週提出予定）の構成を整理した。

【課題・気になること】
・A社の価格交渉で社内の許容ラインを確認する必要あり
・B社のキーパーソンにアプローチできていない

【今日の目標に対する結果】
・訪問件数：2件（目標2件）
・電話フォロー：3件中2件（1件未達）

【明日・今週やること】
・A社へ再見積もりを送る（水曜中に）
・上長にA社の価格交渉の許容ラインを確認
・B社のキーパーソン情報をLinkedIn等で調べる

【出力形式】
1. 本日の活動サマリー（3〜5行）
2. 主要案件の進捗（箇条書き）
3. 課題・懸念事項
4. 明日のアクション
5. 所感（1〜2文）

【条件】
・文体は「〜した」「〜である」の常体
・数字と固有名詞は正確に入れる
・課題は感情論でなく事実ベースで書く

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パターン2：週報

あなたは営業担当者のアシスタントです。
次の今週の活動サマリーをもとに、週報を作成してください。

【今週の活動サマリー】
（月〜金のメモをまとめて貼り付ける。例：
・月：A社から正式発注。受注金額〇〇万円
・火：新規2社に電話アポイント取得
・水：B社2回目商談。追加見積もりを依頼された
・木：C社提案書を送付
・金：D社訪問。先方が社内承認を今月中に目指すと確認
）

【今週の数字】
・訪問件数：〇件（目標〇件）
・新規アポ：〇件
・提案数：〇件
・受注：〇件（〇〇万円）

【今週の課題】
・B社の意思決定者に直接会えていない
・提案数に対して受注率が低い

【来週の主な予定とアクション】
（来週の重要な予定や動かすべき案件を入れる）

【出力形式】
1. 今週の活動サマリー（3〜5行）
2. 数字の進捗（目標比）
3. 主要案件ごとの状況（3〜5件）
4. 課題と来週の対策
5. 来週の重点アクション

【条件】
・「〜できました」ではなく「〜した」の常体で
・課題と対策をセットで書く

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パターン3：案件進捗報告（月次・会議用）

あなたは営業担当者のアシスタントです。
次の案件情報をもとに、月次の案件進捗報告を作成してください。

【管理案件一覧（例）】
・A社：受注金額〇〇万円。今月末に最終提案。先方の意思決定は来月を予定。
・B社：価格交渉中。現在の提示額から10%値下げを要求されている。
　社内の下限ラインは5%のため、再提案を検討中。
・C社：6月に初回商談実施。ニーズあり、次回は製品デモを提案。
・D社：3ヶ月前から止まっている。担当者が異動したため引き継ぎ先を探している。

【今月の数字】
・新規アポ：〇件（目標〇件）
・提案件数：〇件
・受注件数：〇件（〇〇万円）

【出力形式】
1. 今月の活動サマリー（5行以内）
2. 受注・パイプライン状況（数字で）
3. 案件ごとの進捗（箇条書き、各案件2〜3行）
4. 課題と来月の打ち手
5. 来月の重点案件（2〜3件）

【条件】
・止まっている案件の理由と対策を具体的に入れる
・課題に対して「何をするか」まで書く

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ステップ3：出力を確認・修正する

AIが出した報告書を確認するときのポイントです。

• 数字（訪問件数・受注金額・提案数）が正確か
• 課題が「事象の羅列」だけになっていないか（次の対策がセットになっているか）
• 上長が「この案件は大丈夫か」「何をすべきか」がすぐ分かる構成になっているか
• 固有名詞（社名・担当者名）の漏れや誤りがないか

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実際の活用例

ケース1：月末の月報を1時間でまとめる

月末に一ヶ月分の活動をまとめる月報は、記憶を掘り起こす作業が大変です。週次でAIに渡した日報・週報のテキストを手元に残しておき、それを月報プロンプトに貼り付けると、4週分の活動がまとまった月報の骨格が20〜30分で出てきます。

ケース2：案件が遅延している状況の報告

受注予定だった案件が顧客の社内事情で止まった場合、報告書に「先方の都合で遅延」と書くだけでは上長からの質問が増えます。AIに「遅延の原因・現状・自分にできる対策・見通し」をプロンプトで入れて「言い訳でなく解決策を前面に出して書いてください」と指示すると、上長が知りたいことが整理された文章になります。

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うまくいかない場合のポイント

「報告書がただの活動記録になる」

活動した事実だけを並べると「だから何か」が伝わらない報告書になります。プロンプトに「各活動について、案件全体への影響と次のアクションをセットで書く」と指示してください。

「課題が毎週同じ内容になる」

同じ課題が繰り返し出てくる場合、AIではなく課題そのものが解決されていないことを意味します。AIに「先週から変わったこと・変わっていないことを区別して書く」と指示すると、同じ課題の繰り返しを可視化できます。

「文体が敬体になる」

社内報告書は常体（だ・である）を使う会社が多いです。プロンプトに「文体は常体（だ・である）で統一」と明記してください。

「週報の分量が多すぎる・少なすぎる」

「800字以内」「A4用紙1枚以内」のように分量の基準を指定すると調整されます。社内の報告書テンプレートがある場合は「次のフォーマットに合わせて作成してください」として貼り付けると、フォーマットに合った出力になります。

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