Copilotで予算説明資料を作る手順
この記事の要点
Microsoft Copilotを使って予算説明資料をスピーディに作成する手順。PowerPointへの直接統合とExcelのデータ連携を活かしたプロンプト例付きで解説。
結論
予算説明資料の作成にCopilotを使うと、構成の検討からスライドの本文テキスト・補足説明の下書きまでを大幅に短縮できる。特にCopilot for Microsoft 365があれば、PowerPointのCopilotパネルで「○○という予算計画を説明する5枚のスライドを作って」と指示するだけで、スライドの骨格を数秒で生成できる。Excelのピボットデータと組み合わせることで、数値を正確に説明する資料の精度も上がる。
前提：必要なプランとアクセス方法
copilot.microsoft.com（ブラウザ版） Microsoftアカウントがあれば無料で利用できる。予算資料の構成案・各スライドの本文テキスト・説明文の下書きを生成し、出力をコピーしてPowerPointに貼り付ける形で使う。
Copilot for Microsoft 365（M365統合版） PowerPoint・Excel・Wordに直接Copilotが統合されており、アプリを離れずに生成・修正できる。PowerPointでは「プレゼンテーションを作成する」機能でスライドを一括生成できる。ExcelのCopilotはデータの分析・グラフ提案・数式作成が得意だ。
プランの詳細・料金は公式サイト（microsoft.com）で確認してほしい。
手順：予算説明資料をCopilotで作る
ステップ1：資料の目的と聴衆を明確にする
予算資料は聴衆によって構成・詳細度が大きく変わる。Copilotへの指示前に以下を整理する。
- 誰に見せるか（経営層 / 部門長 / プロジェクトオーナー / 外部出資者）
- 何を決めてもらうか（承認 / 合意 / 情報共有）
- 時間・分量（プレゼン時間・スライド枚数）
- 予算の主な内訳と特徴（増減のポイント・例外事項）
- 聴衆の懸念点（コスト削減圧力があるか / 新規投資への抵抗があるか）
ステップ2：スライド構成をCopilotに作らせる
まず資料の全体構成を確認してから各スライドを詰める。
# 資料情報
- 対象: 来期の部門予算説明資料（役員会への承認申請）
- 聴衆: 取締役3名、CFO
- プレゼン時間: 15分（資料は10枚以内）
- 予算規模: 部門全体で前期比8%増の3.2億円
- 増加の主因: デジタル投資（SaaS導入費・人件費）が前期より40%増
- 削減部分: 交際費・出張費を前期比20%減で調整済み
# 依頼
経営層向けの予算承認資料のスライド構成を作成してください。
各スライドについて以下を書いてください。
- スライドタイトル
- そのスライドで伝えること（2〜3文）
- 使うべき視覚要素（グラフ・表・図など）ステップ3：各スライドの本文テキストを生成する
構成が決まったら、重要なスライドについて本文を生成する。
# スライド情報
- スライド番号: 3
- タイトル: 来期予算の全体像
- 伝えること: 前期との比較・主要増加項目・削減の取り組みを一目でわかるよう示す
- 使うデータ:
- 全体予算: 前期2.96億円 → 来期3.2億円（+8.1%）
- デジタル投資: 前期0.5億円 → 来期0.7億円（+40%）
- 人件費: 前期1.8億円 → 来期1.9億円（+5.6%）
- 交際費・出張費: 前期0.35億円 → 来期0.28億円（-20%）
# 依頼
このスライドの本文テキストを作成してください。
- スライドタイトルの下に置く1〜2文のリード文
- 表に添える補足説明（数字が何を意味するかを経営者視点で説明する）
- スライドの「ポイント」として右下に置く強調テキスト（30字以内）ステップ4：PowerPointのCopilotで直接生成する（M365統合版）
Copilot for Microsoft 365がある場合は、PowerPointを開いて「新しいプレゼンテーションを作成する」からCopilotパネルを起動する。
来期の部門予算（前期比8%増、3.2億円）を役員会に説明するためのプレゼンを作成してください。
スライド構成は以下のとおりです。
1. タイトル（部門名・予算年度・発表者）
2. エグゼクティブサマリー（予算の結論を3点に絞る）
3. 全体予算の概要（前期比較の表付き）
4. デジタル投資の内訳（SaaS・人件費の内訳と投資対効果）
5. 削減取り組みの説明（交際費・出張費の削減施策）
6. リスクと対策
7. 承認依頼と次のステップ
各スライドには見出し・本文・補足の3段構成にしてください。このプロンプトを貼り付けると、Copilotが7枚のスライドを構造付きで生成する。生成後はデザインテーマを適用し、数値・グラフを差し込む。
ステップ5：Excelデータをもとに説明文を強化する
予算データがExcelで管理されている場合、ExcelのCopilotを使って説明に使いやすい要約テキストを生成できる。
Excelの場合はシートを開き、Copilotパネルに以下のように入力する。
このシートの予算データについて、以下を教えてください。
1. 前期比で増加率が最も高い費目とその理由（データから読み取れる範囲で）
2. 全体予算に占める割合が大きい上位3費目
3. 経営層向けの説明に使いやすいサマリー文（3文程度）ExcelのCopilotはテーブル形式のデータを直接参照できるため、集計や比較の計算を手動でやり直す必要がない。詳細はCopilotでExcelのピボットを作る手順を参照。
聴衆別のスライド構成パターン
経営層・役員会向け
経営層は細部よりも「なぜ必要か」「何を決めてほしいか」に関心がある。エグゼクティブサマリーを最初に置き、結論と依頼事項を明確にする。
# 依頼
以下の予算情報をもとに、役員会向けのエグゼクティブサマリースライドを作成してください。
ポイントは3つ以内に絞り、各ポイントを1〜2文で説明してください。
承認を求める内容を最後に明記してください。
予算情報:
[予算の概要・主な変更点・承認を求める内容を箇条書きで貼り付ける]部門内の説明会向け
現場向けでは、自分たちの業務にどう影響するかを具体的に説明する必要がある。
# 依頼
部門内の全体会議で予算の使途を説明するスライドを作成してください。
以下の点を含めてください。
- 各チームへの予算配分（チームA・B・Cそれぞれの担当分）
- 予算の使い方の方針（何を増やして何を減らすか）
- 個人の業務に関係する変更点（経費申請・出張ルールなど）
文体: 現場の社員に向けた、分かりやすい言葉で。専門用語は最小限に。外部ステークホルダー（出資者・親会社）向け
外部への説明では、数値の根拠と将来見通しが重視される。
# 依頼
外部出資者向けの予算説明資料（IR資料の補足として使用）の
サマリーセクションを作成してください。
- 予算計画の戦略的根拠（なぜこの投資が必要か）
- 期待される定量的効果（売上増・コスト削減・ROI）
- リスクシナリオと対応策
論調: 冷静で根拠を重視するスタイル。楽観的な表現は避ける。補足説明・発表原稿をCopilotで作る
スライドだけでなく、発表時の話し言葉ベースの原稿もCopilotで作れる。
# 設定
以下のスライドのノートとして使う、発表原稿を作成してください。
スライドタイトル: デジタル投資の内訳と投資対効果
スライドの本文:
- SaaS導入費: 4,200万円（営業管理・CRM・社内コラボレーション）
- 追加人件費: 2,800万円（デジタル推進担当の採用2名分）
- 期待効果: 営業プロセスの短縮により、受注リードタイムを現状比30%削減
# 依頼
このスライドを2〜3分で話す発表原稿を作成してください。
- 話し言葉で自然に読めるよう書いてください
- 聴衆は取締役なので、簡潔かつ自信を持ったトーンで
- 「このスライドでは〜」のような冗長な書き出しは不要うまくいかない場合のポイント
生成されたスライドが情報過多になる
「各スライドはタイトルを含めて5行以内にしてください」「1スライド1メッセージの原則で作成してください」のように明示的に制限を設ける。経営層向けは特に情報を絞り込むほうが伝わりやすい。
数値が正確に反映されない
Copilotは渡した数値をそのまま使うが、計算の正確性は保証されない。数値の多い予算資料では、Copilotで構造・文章を作り、数値の入力と検算は人が行う運用が安全だ。最終版の資料は必ず数値を手動で確認する。
PowerPointのCopilotで生成したスライドのデザインが使えない
生成されたスライドのデザインテーマが社内標準と異なる場合は、テーマを適用し直す。スライドの内容はそのままにデザインだけを変えられる。または「デザインを適用せず、プレーンなテキストのみで作成してください」とプロンプトに加えて、後からデザインを適用する方法もある。
スライド枚数が指定より多く生成される
「スライドは7枚以内で作成してください。情報を絞ってでも枚数を守ってください」のように優先順位を明示する。または「この構成を7枚以内に統合してください」と生成後に圧縮を依頼する。
発表原稿が書き言葉すぎる
「話し言葉で」だけでなく「実際に声に出して読んだときに自然な文体で」と加えると改善される。または「〜でございます」「〜でありますが」のような固い表現は避けてください、と明示的に禁止する表現を追加する。
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よくある質問
ExcelのデータをそのままCopilotに渡してスライドを作れますか？
Copilot for Microsoft 365があれば、ExcelのデータをコピーしてPowerPointのCopilotに貼り付けるか、ファイルを参照する形でスライドを生成できます。ただしExcelとPowerPointを完全に自動連携させる機能は、プランによって異なります。公式サイトで最新の機能をご確認ください。
数字が多い予算資料でCopilotは正確に扱えますか？
Copilotはプロンプトに入力した数字をそのまま使います。計算自体はExcelのCopilotが得意です。スライド生成用にはCopilotに数値を正確に渡し、生成後に必ず人が確認することを推奨します。
無料版のCopilotで予算資料は作れますか？
copilot.microsoft.com の無料版でも資料の構成案・本文テキストの生成はできます。ただしPowerPointやExcelへの直接統合はCopilot for Microsoft 365（有料）が必要です。プランの詳細は公式サイトで確認してください。
資料の説明文だけCopilotに書かせて、スライドの装飾は自分でやる方法はありますか？
できます。ブラウザ版のCopilotでスライドごとの本文・タイトルを生成し、テキストをWordにまとめてからPowerPointにアウトラインとして取り込む方法が使いやすいです。または各スライドのテキストだけCopilotに生成させ、デザインは自分で調整する形でも問題ありません。
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