Copilotでチェックリストを作る手順
この記事の要点
Microsoft Copilotに業務の目的と作業範囲を伝えるだけで、抜け漏れのないチェックリストを数分で作れる。ブラウザ版とWord・Excel統合版の操作手順をプロンプト例とともに解説。
結論
新しい業務の手順を整理するとき、担当者ごとにやり方が違ってミスが起きることがある。Copilotに「業務の目的・作業範囲・関係者」を伝えると、抜け漏れを防ぐためのチェックリスト初稿を数分で生成できる。ゼロから考えるより先に「Copilotに叩き台を出させる」やり方に切り替えると、チェックリスト作成の時間が大幅に短縮される。
前提：必要なプランとアクセス方法
ブラウザ版（無料・有料どちらでも可）
- アクセス先：copilot.microsoft.com
- Microsoftアカウントでサインインして使う
- 生成した内容をWordやExcelに貼り付けて使う
Word・Excel統合版（Copilot for Microsoft 365）
- Microsoft 365 Business Standard以上のプランが必要（最新の料金・対象プランは公式サイトで確認）
- Wordでは「Copilotで下書き」からチェックリストを文書に直接挿入できる
- ExcelではCopilotからチェックリスト項目をセルに展開できる
手順1：ブラウザ版でチェックリストを作る
ステップ1 業務の情報を整理する
どのような作業を対象とするかを決める。以下の情報をメモしておく。
- 業務のタイトルと目的（何のためのチェックリストか）
- 対象者（チェックを行う担当者の役割）
- 作業の範囲（開始から終了まで含めるか、一部だけか）
- 特に見落としてはいけないポイント
- 完了基準（何を確認すれば「完了」とみなすか）
ステップ2 プロンプトを入力する
業務引き継ぎ用チェックリスト
以下の条件でチェックリストを日本語で作成してください。
【目的】担当者交代時の業務引き継ぎ確認
【業務内容】経理担当者が毎月行う月次締め処理
【対象者】引き継ぎを受ける新担当者（経理経験1年）
【含める作業範囲】月末前の準備・月末当日の処理・締め後の確認作業
【特に重要なポイント】銀行振込の承認期限・勘定科目の確認・上長への報告期限
出力形式：
- フェーズ別（準備・処理・確認）に分類する
- 各項目にチェックボックス（□）を付ける
- 特に重要な項目に「★」マークを付ける
- 全体で30項目以内イベント準備チェックリスト
社内研修イベントの準備チェックリストを作成してください。
【イベント概要】社内向けAI活用研修（参加者30名・半日）
【実施日】2週間後
【担当者】総務部（イベント担当）
【確認が必要な項目のカテゴリ】
- 会場・設備の手配
- 参加者への案内・リマインド
- 当日の進行準備
- 資料・機材の準備
- 終了後の事後対応
フェーズを「2週間前・1週間前・前日・当日・終了後」に分けてください。
各フェーズに3〜8項目程度。
チェックボックス（□）付きで出力してください。ステップ3 生成されたチェックリストを確認する
以下の点を確認する。
- 対象業務の実際の手順と一致しているか
- 自社固有のルール・システム名が正確か
- 抜けているステップがないか
- 「特に重要」のマークが適切に付いているか
ステップ4 修正指示を出す
「会場手配の項目をもう少し細かくしてください」「3番目と7番目の項目は不要なので削除してください」のように追加指示で修正する。
ステップ5 WordまたはExcelに貼り付けて整形する
生成された内容をコピーし、WordまたはExcelに貼り付ける。Wordでは段落スタイル・チェックボックス機能を使って見た目を整える。Excelではセルごとに項目を分けて管理する。
手順2：Word統合版（Copilot for Microsoft 365）でチェックリストを作る
ステップ1 Wordで新規文書を開く
新規文書を作成し、「Copilotで下書き」ボタンをクリックする。
ステップ2 Copilotにチェックリスト生成を指示する
社内研修イベント（半日・参加者30名）の準備チェックリストを作成してください。
フェーズは「2週間前・1週間前・前日・当日・終了後」に分けてください。
各フェーズに5項目程度、チェックボックス付きで出力してください。
特に重要な項目には「重要」ラベルを付けてください。ステップ3 文書に挿入して体裁を整える
「文書に挿入する」をクリックする。挿入後、Wordのチェックボックス機能（開発タブ→コンテンツコントロール）を追加してデジタルチェックリストとして使えるようにするか、印刷用の□記号のままにする。
手順3：Excel統合版（Copilot for Microsoft 365）でチェックリストを作る
ステップ1 Excelで新しいブックを開く
新規ブックを作成し、Copilotアイコンをクリックしてサイドパネルを開く。
ステップ2 チェックリストの項目生成を指示する
月次経理締め処理のチェックリストをExcelのテーブルとして作成してください。
列：No. / フェーズ / 確認項目 / 担当者 / 期限 / 完了チェック
フェーズは「月末前準備」「月末当日」「締め後確認」の3つに分けてください。
各フェーズ8〜10項目程度。ステップ3 テーブルを挿入して管理する
「シートに追加する」をクリックしてテーブルを挿入する。完了チェック列にチェックボックスを設定（Excelの書式→チェックボックス挿入）すると、デジタルチェックリストとして運用できる。フィルター機能と組み合わせて「未完了のみ表示」なども可能だ。
チェックリストの品質を上げる4つのコツ
1 「何を見落としてはいけないか」を明示する
Copilotはプロンプトに含まれていない業界固有の制約やリスクを自動では補完しない。「この業務で特に問題になりやすい点」「見落とすと後工程に影響する確認事項」をプロンプトに添えると、重要項目が漏れにくくなる。
2 項目の粒度を指定する
「1クリックで完了する操作レベル」と「週単位の大きなタスク」では粒度が大きく違う。「各項目は5分以内で確認できる粒度にしてください」のように基準を与えると、実際に使いやすい粒度になる。
3 担当者・期限・優先度の列を要求する
Excelや表形式で出力する場合、「担当者・期限・優先度の列も含めてください」と指定すると、そのまま管理表として使えるチェックリストが生成される。
4 実際に使って修正する
Copilotが生成した初稿は「80点の叩き台」として扱う。実際の作業を経験している担当者に確認してもらい、漏れや不要な項目を1〜2サイクルで修正するのが品質を上げる最短ルートだ。
うまくいかない場合のポイント
項目が多すぎて使いにくい
「全体を20項目以内に絞ってください」と制約を加えるか、「重要度が高い上位15項目だけ出力してください」と優先度を絞る指示を出す。チェックリストは使われてこそ意味があり、多すぎると確認されなくなる。
業務の実態と合わない項目が含まれる
Copilotは一般的な業務フローをもとに生成するため、自社固有のシステム名・手順・ルールは反映されない。生成後に担当者が実態と照合し、不正確な項目を修正する。
WordのチェックボックスがPDFで機能しない
Word文書をPDFに変換する場合、インタラクティブなチェックボックスは動作しなくなる。印刷・PDF配布用には□記号を使い、デジタル運用にはWordまたはExcelのファイル形式のまま共有するのが適切だ。
ExcelでCopilotがテーブルを正しく挿入しない
Excelの統合版Copilotは対応しているプランと環境に依存する。テーブル挿入がうまくいかない場合は、ブラウザ版Copilotでテキストとして生成し、手動でExcelに貼り付ける方法を使う。
Copilotならではの強み
チェックリストは「作る」だけでなく「更新・共有・管理」も業務だ。Copilotで作ったチェックリストをWordやExcelに格納し、SharePointで共有する一連の流れをMicrosoft 365の中で完結させられる点は他のAIツールにない強みだ。
また、Teamsチャンネルに投稿されたQ&Aや会議の決定事項をCopilot for Microsoft 365が参照し、「この会議の決定事項をもとにチェックリストを作ってください」と指示することで、会議後すぐに実行リストを生成するといった使い方も可能だ（対応範囲は公式サイトで確認）。
よくある質問
Q. 完成したチェックリストをTeamsで共有する最適な方法は？ WordやExcelファイルをOneDriveまたはSharePointに保存し、Teamsのチャンネルに「ファイル」として共有するのが標準的です。チームメンバーが同時編集できるため、担当者のチェックが入ったらリアルタイムで確認できます。
Q. 同じチェックリストを毎月使いたい。毎回生成し直す必要がありますか？ 一度WordやExcelに保存すれば、毎月は「チェック欄を空白に戻す」だけで使い回せます。新年度など定期的に項目を見直すタイミングでCopilotに「このチェックリストをもとに最新版を作成してください」と改訂指示を出すのが効率的です。
Q. チェックリストをPowerPointのスライドに組み込みたい Copilotで生成したチェックリストのテキストをコピーし、PowerPointのスライドに貼り付ける方法が直接的です。CopilotでPowerPointを使いこなす方法も参照してください。
関連記事
よくある質問
CopilotはExcelでチェックリストを作れますか？
Copilot for Microsoft 365を契約していれば、Excel内のCopilotからチェックリストの項目を生成し、そのままExcelに挿入できます。ブラウザ版Copilotで生成したテキストをExcelに貼り付けて使う方法もあります。
イベント準備など複数フェーズのチェックリストを作るには？
プロンプトに「準備フェーズ・当日フェーズ・終了後フェーズに分けてください」のようにフェーズ区分を指定すると、分類済みのチェックリストが生成されます。
生成されたチェックリストに項目を追加・削除するには？
「3番目の項目を削除してください」「〇〇に関する項目を追加してください」のように追加指示を出すと修正版が生成されます。WordやExcelに貼り付けてから手動編集も可能です。
定期的に使うチェックリストをテンプレートとして保存できますか？
Copilot自体には保存機能はありません。WordやExcelに保存してSharePointまたはOneDriveで管理するのが標準的です。
関連記事
Copilotで広告コピーを作る手順
Microsoft Copilotを使えば、商品・サービスの訴求ポイントを渡すだけで広告コピーの候補を複数パターン短時間で生成できる。ブラウザ版の操作手順とプロンプト例を解説する。
Copilotで会議アジェンダを作る手順
Microsoft Copilotを使うと、会議の目的・参加者・時間をもとにアジェンダ案が3分で完成する。OutlookとTeamsの統合機能を活かした実践手順とプロンプト例を解説する。
Copilotでお詫び文を作る手順
Microsoft Copilotを使えば状況を入力するだけで取引先・顧客向けのお詫び文の下書きを数分で用意できる。ブラウザ版とOutlook統合版の操作手順とプロンプト例を解説する。