Copilotで採用連絡メールを作る手順

結論

採用連絡メールはテンプレートの修正に時間をかけがちだが、Copilotを使えば書類選考通過・面接案内・合否通知など選考ステージ別のメールを状況に合わせて数秒で下書きできる。特にCopilot for Microsoft 365のOutlook統合があれば、メール作成画面を離れずに生成から調整まで完結する。

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前提：必要なプランとアクセス方法

copilot.microsoft.com（ブラウザ版） Microsoftアカウントがあれば無料で利用できる。採用メールの文章をチャット形式で生成し、コピーしてOutlookやGmailに貼り付けて使う。

Copilot for Microsoft 365（M365統合版） OutlookにCopilotが統合されており、メール作成画面から直接「Copilotで下書き」を起動できる。生成・修正をアプリ内で完結できる点がブラウザ版との違いだ。また、受信メールをCopilotで要約して返信文を提案させることも可能だ。

プランの詳細・料金は公式サイト（microsoft.com）で確認してほしい。

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手順：選考ステージ別に採用メールを作る

ステップ1：選考ステージと候補者情報を整理する

Copilotへの指示前に以下を確認する。

• 選考ステージ（書類選考 / 1次面接 / 最終面接 / 内定通知 / 不採用通知）
• 候補者の基本情報（氏名・応募職種）
• 送信先（候補者本人 / 人材紹介会社 / 採用代理店）
• 連絡の内容（通過・不通過・案内・依頼）
• 日時・場所など必要な情報

ステップ2：ブラウザ版Copilotでプロンプトを入力する

# 設定
- 種類: 書類選考通過の連絡メール
- 送信先: 候補者本人
- 応募職種: マーケティングマネージャー
- 候補者名: 山田太郎様
- 次のステップ: 1次面接（オンライン）の案内
- 面接候補日: 6月15日（月）14:00〜、6月17日（水）10:00〜、6月18日（木）15:00〜
- 面接形式: ZoomによるビデオMTG（URLは後日送付）
- 送信者: 人事部 採用担当 鈴木

# 依頼
採用担当者が候補者に送る書類選考通過メールを作成してください。
件名と本文を作成してください。
文体: ビジネス敬語。丁寧だが堅すぎない。
文字数: 300〜400字程度。

ステップ3：M365統合版のOutlookで生成する

Copilot for Microsoft 365がある場合は、Outlookの新規メール作成画面で「Copilotで下書き」を選択する。入力欄に以下のような指示を入れる。

書類選考通過の連絡。相手は山田太郎様（マーケティングマネージャー応募）。
1次面接をオンラインで実施したい。候補日は6月15日14時、17日10時、18日15時。
ビジネス敬語で丁寧に。件名も提案して。

OutlookのCopilotは短い指示でも文脈を補完して文章を生成するため、ブラウザ版よりも入力が少なくて済む。

ステップ4：追加修正をチャットで依頼する

生成後の文章が想定と異なる場合、続けて修正指示を入力する。

# 修正依頼の例

「オンライン面接への案内を追加してください。
接続URLは後日別途ご連絡する旨を追記してください」

「文末のお礼の文章をもう少し温かみのある表現にしてください」

「件名をより件名らしく短くしてください。現在の件名より5文字以内に収めてください」

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選考ステージ別プロンプト集

書類選考通過・1次面接案内

# 設定
- 種類: 書類選考通過・1次面接案内
- 候補者名: [候補者名]様
- 応募職種: [職種]
- 面接形式: [対面 / オンライン / 電話]
- 候補日:
  - [日時1]
  - [日時2]
  - [日時3]
- 場所/URL: [対面の場合は住所・最寄り駅。オンラインの場合はURLを後日送付と記載]
- 担当者: [氏名・部署]

# 依頼
書類選考通過の連絡と1次面接の日程調整メールを作成してください。
件名・本文を作成してください。
文体: ビジネス敬語。読んで安心感を与える温かみも持たせてください。

書類選考不通過の連絡

# 設定
- 種類: 書類選考不通過の連絡
- 候補者名: [候補者名]様
- 応募職種: [職種]
- 不通過理由: 今回は開示しない（選考基準上、理由は開示しない方針）
- 担当者: [氏名・部署]

# 依頼
書類選考不通過の連絡メールを作成してください。
- 応募への感謝を最初に伝える
- 不通過の旨を丁寧に伝える
- 今後の転職活動への応援のメッセージを含める
文体: 事務的になりすぎず、候補者を尊重するトーン。
文字数: 250字以内。

最終面接合格・内定通知

# 設定
- 種類: 最終面接合格・内定のご連絡
- 候補者名: [候補者名]様
- 応募職種: [職種]
- 入社予定日: [日付]（調整可能な場合はその旨も記載）
- 次のステップ: 内定承諾書の送付・提出依頼
- 提出期限: [日付]
- 担当者: [氏名・部署・電話番号]

# 依頼
内定通知メールを作成してください。
- 採用の喜びを率直に伝える
- 次のステップ（承諾書の手続き）を明確に説明する
- 疑問点は気軽に連絡してほしい旨を伝える
文体: 温かみがある。入社を歓迎するトーン。

最終面接不採用の連絡

# 設定
- 種類: 最終面接後の不採用通知
- 候補者名: [候補者名]様
- 応募職種: [職種]
- 特記事項: 選考を最後まで進んでくれた候補者への敬意を示したい

# 依頼
最終面接後の不採用通知メールを作成してください。
- 最終まで選考に進んでいただいたことへの感謝
- 不採用の旨を率直かつ丁寧に伝える
- 候補者の今後の活躍への応援
- 社名・担当者への問い合わせ先
文体: 誠実で温かみがある。候補者が傷つきすぎない表現。
文字数: 300字以内。

人材紹介会社への連絡

# 設定
- 種類: 人材紹介会社（エージェント）への書類選考通過の連絡
- 紹介会社名: ○○コンサルティング
- 担当者名: 田中様
- 候補者名: 山田太郎（候補者本人への連絡はエージェント経由）
- 応募職種: 営業マネージャー
- 次のステップ: 1次面接の日程調整依頼
- 面接候補日: [候補日を記載]
- 担当者: [自社の採用担当氏名]

# 依頼
エージェント向けの書類選考通過・面接日程調整依頼メールを作成してください。
直接候補者へのメールとは文体・内容が異なるため、
エージェントとの業務的なやりとりとして作成してください。

日程変更の連絡

# 設定
- 種類: 面接日程変更のお詫びと再設定依頼
- 候補者名: [候補者名]様
- 変更理由: 面接官の急用（具体的な理由は書かない）
- 新しい候補日:
  - [候補日1]
  - [候補日2]
- 担当者: [氏名・部署]

# 依頼
面接日程の変更をお詫びし、新しい日程を提案するメールを作成してください。
- 変更による迷惑をお詫びする
- 変更の旨を率直に伝える（言い訳がましくならないよう）
- 新しい候補日を提示する
- 候補日がご都合に合わない場合は別途調整する旨も加える
文体: 誠実なお詫びのトーン。候補者への敬意を忘れない。

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Copilot固有の便利な使い方

Outlookの既存メールへの返信文生成

M365のOutlookでは、候補者から届いた返信メールにCopilotを使って返信文を生成できる。受信メールを開いて「Copilotで返信」を選ぶと、受信メールの内容を読んだ上で返信の下書きを作成してくれる。

日程の打診に対して「第1希望で承ります」という返信が来た場合、「面接確定の確認メールを作成して。Zoom URLは後日送付と伝えて」とCopilotに指示するだけで、返信文が生成される。

詳細はCopilotでOutlookのメール文を作る手順またはCopilotでメール文を作る・返信する手順を参照。

複数候補者への対応：テンプレートとして活用する

同じ選考ステージの複数候補者に連絡する場合、一度Copilotで質の高いベーステキストを作り、候補者名・日時・職種を差し替えて使う運用が効率的だ。CopilotのAIが生成した文章をテンプレートとして固定し、差し替え箇所を[ ]でマークしておくと管理しやすい。

# 依頼
以下の書類選考通過メールを、複数候補者に使いまわせるテンプレートとして作成してください。
差し替えが必要な箇所（名前・日時・職種など）は [候補者名] [日時] のように
角括弧で囲んでマークしてください。

[メール本文の要件: 上記と同様に記載]

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うまくいかない場合のポイント

文体が事務的すぎる

採用メールは候補者体験（候補者が会社に感じる印象）に直結する。「読んだ候補者が安心感と歓迎されている感を持てる表現にしてください」のような指示を加えると、Copilotが文体を調整する。

文章が長くなりすぎる

「件名を含めた全体を400字以内に収めてください」「本文は箇条書きを使わず3段落以内で」のように構造と分量を明示する。

不採用通知の文章がカジュアルすぎる・冷たすぎる

「丁寧だが冷たくならないよう」だけでなく、「不採用通知を受け取った候補者が、会社への印象を悪くしない文面にしてください」と目的を明示すると、Copilotがバランスの取れた文章を生成しやすくなる。

Outlookの「Copilotで下書き」が表示されない

Copilot for Microsoft 365のライセンスが必要だ。ライセンスが付与されていない場合は、ブラウザ版のcopilot.microsoft.comで文章を生成してコピーする方法で代替できる。プランの確認は管理者またはMicrosoft 365管理センターで行う。

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