Copilotで報告書を作る手順

報告書作成の時間ロスは「書き出し」と「事実を文章に変換する」作業に集中している。Copilotに実績データと要点を渡せば、報告書の骨格が数分で完成する。

Copilotで報告書を作ると何が変わるか

月次報告や業務報告で費やす時間の大半は、実績データを文章にする作業と、読みやすい構成に整理する作業だ。Copilotは「これらのデータをもとに〇月の営業報告書を書いてください」という指示に応じ、分析・まとめ・提言の形式に整えた文章を生成する。

Word統合版（Copilot for Microsoft 365）では、Word上で直接生成・編集できる。ブラウザ版ではデータや箇条書きメモを貼り付けて文章化し、WordやGoogleドキュメントに転記する流れになる。

どちらのアプローチも、報告書作成にかかる時間を半分以下にできる。

前提：必要なプランとアクセス方法

Word統合版（Copilot for Microsoft 365）

• Microsoft 365 Business Standard以上のプランが必要
• Word上で「Copilotで下書き」機能が使える
• 既存報告書の改善・加筆も直接できる
• 最新のプラン・価格はMicrosoft公式サイトで確認すること

ブラウザ版（無料・有料）

• copilot.microsoft.com にアクセス
• 報告書の文章生成・構成作成は無料版でも可能
• 有料プラン（Copilot Pro）では応答品質と速度が向上する

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手順1：Word統合版で報告書を作成する

ステップ1：新規Wordファイルを開く

Word（デスクトップアプリまたはMicrosoft 365 Web版）を開き、新規文書を作成する。ツールバー上部またはCopilotタブからCopilotアイコンをクリックし、Copilotパネルを開く。

ステップ2：「Copilotで下書き」を呼び出す

Copilotアイコンをクリックするか、本文エリアで「/」を入力してCopilotのプロンプト入力欄を表示させる（バージョンによって操作が異なる）。

ステップ3：報告書の要件と実績データを入力する

プロンプト例（月次営業報告書）：

以下のデータをもとに、2026年5月の営業部月次報告書を作成してください。

【基本情報】
報告月：2026年5月
報告者：営業部 田中太郎
報告先：営業部長 山田一郎

【実績データ】
・売上：2,850万円（目標：3,000万円、達成率95%）
・新規受注件数：12件（前月比＋3件）
・既存顧客フォロー訪問：42件
・新規商談獲得：8件（前月比＋2件）
・失注件数：3件（競合に2件、予算凍結に1件）

【課題と特記事項】
・大型案件（A社：800万円）が6月以降に延期
・競合B社が価格攻勢を強めており、2件の失注につながった
・エリアCの担当者交代により、フォロー頻度を上げる必要がある

【来月の重点施策】
・A社案件のクロージングを最優先
・価格競争が激しいエリアでは付加価値提案にシフト
・エリアCに月2回訪問を追加

【構成】
1. 総括
2. 数値実績
3. 主な取り組みと成果
4. 課題と原因分析
5. 来月の方針と行動計画
文体：事実ベース、簡潔、ビジネス文書

ステップ4：生成された文章を確認・修正する

生成された報告書を確認し、修正が必要な箇所をCopilotに依頼する。

「4. 課題と原因分析」をもう少し具体的に書いてください。
競合B社との価格差がどの程度か（概算）を加え、対応の方向性を明確にしてください。

「3. 主な取り組みと成果」の新規商談獲得件数を前月比で比較した表を追加してください。

ステップ5：体裁を整えて完成させる

フォント・見出しスタイル・ページレイアウトをWordの機能で調整する。報告書のフォーマットが社内で決まっている場合は、そのテンプレートを開いた状態でCopilotを使うと体裁の調整が最小化できる。

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手順2：ブラウザ版Copilotで報告書を作成する

ステップ1：報告書の元データを用意する

以下のいずれかの形式でデータを用意する。

• Excelやシステムから書き出した数値データのテキスト版
• 手書きの実績メモ（箇条書きでよい）
• 週次報告などの短いメモをまとめたテキスト

ステップ2：Copilotを開いてプロンプトに入力する

copilot.microsoft.com を開き、以下のプロンプト形式で入力する。

プロンプト例（週次業務報告）：

以下のメモをもとに、上司（部長）に提出する週次業務報告書を作成してください。

【報告週】2026年6月1日（月）〜6月5日（金）
【報告者】田中太郎

【今週の業務内容（メモ）】
月：A社訪問。提案内容に好感触。来週末に返答もらえる見込み
火：B社とのオンライン商談。競合比較資料を要求された→水曜中に作成して送付
水：B社向け資料作成と送付完了。C社から問い合わせ入電
木：C社に折り返し。5月末に新任担当者と面談設定
金：月次報告書の取りまとめ。内部レビュー

【実績】
・商談実施：3件
・提案書提出：2件
・新規問い合わせ対応：1件

【課題・懸念】
B社の競合比較を意識した提案が必要。来週中に上長と相談したい

【来週の予定】
A社フォロー、B社再提案、C社初回面談

構成：今週の業務サマリー→実績数値→課題→来週の予定
文体：簡潔、事実ベース、箇条書きを活用
文量：300字程度

ステップ3：修正指示を出す

「課題・懸念」のセクションを、問題点と対応策（誰が・いつまでに）の形式に書き直してください。

ステップ4：Wordに貼り付けて完成させる

生成した文章をコピーし、Wordや社内ドキュメントシステムに貼り付けて体裁を整える。

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報告書の種類別プロンプト例

月次営業報告書

以下のデータをもとに月次営業報告書を作成してください。
報告月：〇月
売上実績：〇〇万円（目標比〇%）
商談件数：新規〇件・既存フォロー〇件
主な成約：〇〇社（金額〇〇万円）
主な失注・課題：（内容）
来月の方針：（方針）
構成：総括→数値実績→主な取り組み→課題→来月方針

プロジェクト進捗報告書

以下の進捗状況をもとにプロジェクト報告書を作成してください。
プロジェクト名：〇〇システム導入
報告日：〇月〇日
全体進捗：〇%（予定〇%）
今週の完了タスク：（箇条書き）
来週の予定タスク：（箇条書き）
課題・リスク：（内容）
スケジュールへの影響：（あり/なし・内容）
担当PM：〇〇
構成：進捗サマリー→詳細ステータス→課題とリスク→来週の計画

インシデント・障害報告書

以下の情報をもとに障害報告書を作成してください。
発生日時：〇月〇日〇時〇分
復旧日時：〇月〇日〇時〇分
影響範囲：（影響したシステム・ユーザー数）
発生原因：（根本原因）
対応経緯：（時系列で箇条書き）
再発防止策：（具体的な対策）
報告者：〇〇
構成：概要→発生状況→原因分析→対応経緯→再発防止策
文体：事実のみを正確に記述する形式

出張報告書

以下の出張内容をもとに出張報告書を作成してください。
出張先：〇〇（△△社）
出張日程：〇月〇日〜〇月〇日
目的：〇〇の商談・打ち合わせ
面会者：〇〇社 〇〇様、〇〇様
主な内容：（会議の要点を箇条書き）
成果・決定事項：（箇条書き）
次のアクション：（担当者・期限付き）

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うまくいかない場合のポイント

データが文章に反映されない

数値データはプロンプトに直接貼り付ける。ExcelのデータはCSVやテキスト形式でコピーしてプロンプトに含める。「Excelを読んで」という指示はブラウザ版では機能しない。

報告書の文体が社内フォーマットと合わない

「弊社では報告書に以下の書き出しを使います：〇〇」のように社内のフォーマットや慣用表現をプロンプトに明示する。または既存の報告書を一部貼り付けて「このスタイルで書いてください」と指示する。

分析が浅い・原因説明が弱い

「課題の原因を『業務プロセス・人員・外部要因』の3軸で分析してください」のように分析の軸を指定する。または「なぜこの課題が発生したかを3段階の因果関係で説明してください」という指示も有効だ。

推測が混じる

Copilotは渡された情報の行間を補完しようとする場合がある。「渡した情報以外の推測は含めないでください。不明な点は『要確認』と記載してください」という一文をプロンプトに加えると抑制できる。

Word統合版で期待どおりの出力にならない

Word上のCopilotは文書全体の文脈を読むため、すでに入力した内容に引きずられることがある。新しい文書で試すか、ブラウザ版Copilotで生成してからWordに貼り付ける方が意図した出力になりやすい。

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Copilot特有の活用法

既存報告書の改善・添削 Word上で既存の報告書を開き、Copilotに「この報告書を、より簡潔で読みやすい表現に書き直してください」と依頼できる。特に文章が冗長になりがちな月次報告書の圧縮に有効だ。

報告書から要約メールを生成する 報告書が完成したら、Copilotに「この報告書の要点を上司へのメールで送れる分量（300字）に要約してください」と依頼できる。報告書の提出とメール送付を同時に効率化できる。

定型報告書のテンプレート化 毎月同じ構成の報告書を作る場合、プロンプト自体をテンプレートとして保存しておく。翌月は数値を差し替えてCopilotに渡すだけで、同じ品質の報告書が生成できる。

Teamsでの共有と承認フロー M365環境では、作成した報告書をTeamsのチャンネルに投稿してCopilotに「この報告書に対する想定コメントや質問を3点挙げてください」と依頼できる。提出前の事前確認に活用できる。

報告書に関連するメール作成は Copilotでメールを書く手順 を参照してほしい。会議で決定した内容をまとめる議事録は Copilotで議事録を作成する手順 に手順を整理している。

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まとめ

Copilotで報告書を作る手順を整理する。

1. Word統合版（M365）：「Copilotで下書き」に報告期間・実績データ・課題・来月方針を渡し、構成を指定して生成する
2. ブラウザ版：実績メモや数値データを copilot.microsoft.com に貼り付け、報告書形式・文体・構成を指定して生成する
3. 数値・担当者名・日付は人間がプロンプトで提供し、生成後は原データと照合する

「データをどう文章にするか」という変換作業をCopilotに任せることで、報告書作成の時間を大幅に短縮できる。

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よくある質問

Q. CopilotでWordに報告書を直接生成できますか？ Copilot for Microsoft 365（M365プラン）があれば、Wordの「Copilotで下書き」機能から報告書を直接生成できます。詳細は公式サイトで確認してください。

Q. Excelのデータを参照して報告書を作成できますか？ M365環境では、ExcelファイルをCopilotが参照して文章を生成できる場合があります。ただし複雑なデータ分析はExcel上のCopilotで行い、その結果をWordで報告書化する手順が確実です。

Q. 週次報告・月次報告のような定型報告書にも使えますか？ はい。定型フォーマットをプロンプトに含めるか、過去の報告書をテンプレートとして渡すことで、毎回同じ形式の報告書を効率よく生成できます。

Q. 報告書の数値や実績データはCopilotが自動で入力しますか？ いいえ。Copilotは文章の整形と構成を担当しますが、実績数値や業務データは人間がプロンプトに含めて渡す必要があります。