ChatGPTで報告書を作る手順：構成から本文まで30分で完成させる

結論

ChatGPTに報告書の背景・結果・課題の3点を渡すと、読み手が判断しやすい構成と本文が30分以内に出てきます。自分でゼロから構成を考えて書き始める時間がなくなり、データや事実を渡すと表や要約も一緒に作れます。月次業務報告、調査報告、プロジェクト進捗報告のいずれにも使えます。

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基本のプロンプル

報告書作成で最も効くのは、目的と読み手・伝える事実・判断を分けて渡す方法です。

以下の情報をもとに、上司向けの月次業務報告書を作成してください。

【報告期間】2026年5月
【読み手】部長（現場の詳細より判断材料を求めている）
【主な実績】
- 新規顧客商談数：15件（先月比+3件）
- 成約件数：4件（先月比-1件）
- 主な失注理由：価格が2件、競合製品が1件、タイミング1件

【課題と対策】
- 提案単価の見直しが必要（3割の案件で価格がネックになっている）
- 対策として来月から競合比較資料を改訂する

【フォーマット】
- 実績サマリー（3〜4行）
- 数字の表
- 課題と対策
- 来月の目標

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シーン別プロンプト例

プロジェクト進捗報告

以下の情報でプロジェクト進捗報告書を書いてください。

【プロジェクト名】社内基幹システム刷新
【対象期間】2026年5月
【進捗率】計画比90%（要件定義が1週間遅延）
【遅延理由】営業部門からの要件追加が発生
【リスク】6月末のテスト開始日程への影響が懸念される
【対策】要件の優先度を絞り込み、追加要件は第2フェーズへ移管する方針

【読み手】ステークホルダー（経営層と関連部門長）
【文体】事実ベースで簡潔に。感情的な表現は避ける

調査・分析報告書

以下の調査結果をもとに報告書を書いてください。

【調査テーマ】競合他社3社のAI活用状況
【調査方法】公開情報（IR・プレスリリース・自社ヒアリング）
【主な発見事項】
- A社：カスタマーサポートへの生成AI導入。応答時間を40%短縮
- B社：未導入。コスト面での慎重姿勢
- C社：社内文書作成に特化して導入。対象業務を絞っている

【結論】先行事例は「特定業務への絞り込み」が共通。全社導入よりも成功率が高い

【フォーマット】エグゼクティブサマリー＋詳細＋示唆の3部構成で

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データを表にまとめてもらう方法

数字が中心の報告書は、データを貼り付けて表形式で整理させると速いです。

以下の月次データを比較表にまとめ、そのまま報告書に使えるコメントを添えてください。

4月：商談数12件、成約3件、売上580万円
5月：商談数15件、成約4件、売上710万円
6月（速報）：商談数11件、成約2件、売上420万円

前月比と3か月平均も含めてください。

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文体と長さを整える

初稿が出たら追加の指示で微調整します。

調整したい内容	追加する指示
長すぎる	「全体をA4・1ページ以内に収めてください。要点は変えずに」
固すぎる	「もう少し読みやすい文体に。専門用語を平易な表現に置き換えてください」
エグゼクティブ向けに絞る	「詳細を省いて判断材料だけ残した経営向けサマリーを作ってください」
英語版が必要	「この報告書をビジネス英語に翻訳してください」

Copilotで報告書を作る方法についてはCopilotで報告書を作る手順も参照してください。メール作成と組み合わせて使う場合はChatGPTでメールを書く手順が参考になります。

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提出前のチェックポイント

報告書はメールより人の目に長く残る文書です。ChatGPTが出した内容は必ず以下を確認してから提出してください。

• 数字（売上・件数・%・日付）がすべて正しいか
• 「決定した」「完了した」という表現が事実と合っているか
• 誰かの発言や意見として引用されている内容が正確か
• 社外秘・機密情報が誤って含まれていないか
• 結論と根拠が矛盾していないか

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まとめ

ChatGPTで報告書を作る手順は、背景・事実・課題をセットで渡してフォーマットを指定するだけです。構成から本文まで30分以内に出てくるため、資料作成の時間を短縮できます。数字と固有名詞の確認は必ず人間が行い、事実と出力が一致しているかを最終確認してから提出してください。