ChatGPTで議事録を作成する手順：音声・テキストから5分で仕上げる

結論

会議のメモや文字起こしをChatGPTに貼り付けると、決定事項・アクションアイテム・次回確認事項が整理された議事録が5分以内に完成します。自分でメモを整形する作業がなくなり、会議直後に参加者へ送れる状態にできます。送信前の固有名詞と数字の確認は必ず必要ですが、1時間の会議を20〜30分かけて整理していた工程が大幅に短縮されます。

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基本の手順

ステップ1: 会議中のメモを貼り付ける

会議中に箇条書きで取ったメモ、または文字起こしツールのテキストをそのまま貼り付けます。整形しなくて構いません。

ステップ2: 以下のプロンプトを使う

以下は会議のメモです。議事録として整理してください。

【出力フォーマット】
1. 開催概要（日時・参加者）
2. 議題ごとの要点（3行以内）
3. 決定事項（箇条書き）
4. アクションアイテム（担当者・期限）
5. 次回確認事項

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（ここに会議メモをそのまま貼り付ける）

ステップ3: アクションアイテムを確認して送付

出力されたアクションアイテムの担当者名・期限が正確かを確認し、Wordや社内チャットに貼り付けて送ります。

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文字起こしテキストを使う場合のプロンプト

会議録音をWhisperやNottaで文字起こしした場合は、そのまま貼り付けて使えます。

以下は1時間の会議の文字起こしです。議事録を作成してください。

【条件】
- 決定事項と未決事項を分けて書く
- アクションアイテムは「誰が・何を・いつまでに」の形式で
- 議題の流れは省略して、要点だけ残す
- 固有名詞は私が確認するので、不確かな場合は（要確認）と付けてください

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（文字起こしテキストをここに貼り付ける）

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社内フォーマットに合わせる方法

会社や部署ごとに議事録の書式が決まっている場合は、フォーマットを事前に渡します。

以下の書式で議事録を作成してください。

【書式】
■ 日時：
■ 場所：
■ 出席者：
■ 欠席者：
■ 議題：
　1.（議題名）
　　　【議論内容】
　　　【決定事項】
■ Next Action：
　・担当者 / 内容 / 期限

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（会議メモをここに貼り付ける）

このプロンプトを一度作ればテンプレートとして毎回使い回せます。ChatGPTで業務マニュアルを作る手順の考え方と同様に、繰り返し使う作業こそプロンプトを定型化しておくと効率が上がります。

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議事録作成で注意すること

確認ポイント	よくある問題
固有名詞	社名・人名の聞き間違いをそのまま出力する
数字	金額・期日・%の取り違えが起きやすい
担当者の割り振り	文脈から誤って推測する場合がある
決定と議論の混同	「〜という意見が出た」を「決定した」と書くことがある
機密情報	社外秘の内容をChatGPTに貼り付ける前に確認が必要

機密性の高い会議の内容を外部AIに入力することへの社内ルールは、事前に確認してから使用してください。生成AIのセキュリティリスクと対策もあわせて参照してください。

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Copilotと使い分けるポイント

Microsoft Teamsで録音した会議は、Copilot for Microsoft 365を使うとTeams内で直接議事録が生成されます。Teams上のデータを使うため、セキュリティ面で安心感があります。

ChatGPTは、Teamsを使わない会議（電話・対面・Zoom）や、社外の文字起こしサービスを使った場合の議事録整理に向いています。ツールを選ばないのがChatGPTの強みです。

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議事録作成を習慣化するコツ

毎回プロンプトをゼロから書くのは手間になります。自社でよく使う議事録のフォーマットと指示をひとつのテンプレートにして保存しておくと、毎回コピーして貼り付けるだけで使えます。

週次の定例会議であれば、前回の議事録のアクションアイテム部分をそのまま次回のプロンプトに貼り付け、「以下が前回の宿題です。今回の会議メモと照らし合わせて、完了・未完了・新規追加を整理してください」と指示する方法も効きます。これで毎回アクション管理の状態を引き継いだ議事録が出てきます。

議事録と報告書を組み合わせて使いたい場合はChatGPTで報告書を作る手順も参照してください。会議の議事録を素材にして、経営向けの進捗報告書に変換するプロンプトも同様の考え方で作れます。

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まとめ

ChatGPTで議事録を作る手順は、会議メモを貼り付けてフォーマットを指定するだけです。1時間の会議の整理が5〜10分になり、会議直後に参加者へ送れる状態になります。固有名詞・数字・担当者の割り振りは必ず人間が確認してから送付してください。プロンプトをテンプレート化して毎回使い回すことで、議事録作成の習慣がさらに軽くなります。