Copilotで業務フローを整理する手順

結論

Copilotに現状の業務フローをテキストで渡すと、手順の整理・抜け漏れの指摘・改善提案を数分で出力できる。さらにM365統合版ではWordに直接フロー文書を作成させたり、既存のドキュメントを読み込んで整理させることが可能だ。業務フローの棚卸しや標準化作業の初稿を作る工程を大幅に短縮できる。

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前提：必要なプランとアクセス方法

スタンドアロン版（copilot.microsoft.com）

Microsoftアカウントがあれば無料で利用できる。テキスト形式の業務フローや手順書をコピーペーストして処理できる。ファイルを直接アップロードして内容を読み込ませる機能はプランによって異なるため、最新の機能・料金は公式サイトで確認してほしい。

M365統合版（Copilot for Microsoft 365）

Copilot for Microsoft 365ライセンスが必要になる。Wordで既存の手順書を開きながらCopilotに整理を指示できる点、SharePointやOneDriveのドキュメントを参照できる点がスタンドアロン版との違いだ。複数人で作業中の業務フロー文書をリアルタイムで整理・更新する用途に特に向いている。

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手順

ステップ1：整理対象の業務フローを用意する

Copilotへの入力として、以下のいずれかを準備する。

• 既存の手順書（テキスト形式、Word、メモ帳など）
• 担当者へのヒアリングメモ
• 箇条書きで書き出した現状の作業内容
• 以前の議事録や引き継ぎ資料

完璧に整理されている必要はない。「なんとなく書き出した」程度の荒いメモでも、Copilotは構造化できる。ただし、作業の順序関係（A→B→C）が入力に含まれているほど精度が上がる。

ステップ2：Copilotを開く

スタンドアロン版：ブラウザで copilot.microsoft.com を開いてサインインする。

Word統合版：Wordを開き、整理したい手順書をドキュメントに貼り付けるか、既存ファイルを開く。リボン上のCopilotボタン、またはサイドパネルのCopilotアイコンをクリックする。

copilot.microsoft.com のファイル添付機能：対応プランの場合、チャット入力欄の「添付」ボタンからWordやPDFファイルをアップロードして処理させることができる。プランごとの機能は公式サイトで確認してほしい。

ステップ3：現状フローを入力し整理を依頼する

業務フローのテキストをCopilotに貼り付け、以下のプロンプトで整理を依頼する。

以下は[部門名・業務名]の現状の作業手順を書き出したものです。
次の形式で整理してください。

1. フロー概要（3行以内）
2. ステップ一覧（番号付き・各ステップに担当者と所要時間の目安を付ける）
3. 判断分岐（条件分岐がある場合は「条件：Aの場合→ステップX、Bの場合→ステップY」の形式で）
4. 使用するツール・システム一覧
5. 気づいた課題・抜け漏れの可能性（あれば）

推測で情報を補わないでください。入力に書かれていない情報は「要確認」と記載してください。

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[業務フローのテキストを貼り付ける]

「担当者と所要時間を付ける」という指示は、入力に担当者・時間の情報がある場合のみ機能する。ない場合はCopilotが「要確認」として出力するため、後で現場担当者に確認する際の確認リストになる。

ステップ4：改善提案を依頼する

整理が完了したら、引き続き同じチャットで改善提案を依頼する。

整理したフローを踏まえて、以下の観点で改善案を出してください。
- 作業時間を短縮できるステップ（自動化・ツール活用の余地）
- 抜け漏れが起きやすい箇所（チェックリスト化の余地）
- 担当者が1人に集中しているボトルネック
- 前後のステップで重複している作業

1改善案につき、「現状の問題点」「提案内容」「期待される効果」の3点で記載してください。
実現可能かどうかは現場担当者が判断するため、アイデアを幅広く出してください。

このプロンプトを別のチャットで投げると前の整理内容が参照されないため、必ず同じチャットで続けて入力する。

ステップ5：Word文書として出力する（M365統合版）

M365統合版のWord Copilotを使う場合、整理結果を直接ドキュメントに挿入できる。

1. Wordで新規ドキュメントを開く
2. Copilotパネルに「以下の業務フローをWord文書として整形してください」と入力し、整理済みテキストを貼り付ける
3. Copilotが見出し・箇条書き・表形式でフォーマットされた文書を生成する
4. 「挿入」ボタンをクリックしてドキュメントに追加する

スタンドアロン版では出力をコピーしてWordに貼り付ける形になる。

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応用：Mermaid記法でフローチャートを出力する

Copilotはテキスト形式のフローチャート記法（Mermaid）を出力できる。Visual Studio CodeやNotion、GitHubなどのMermaid対応ツールと組み合わせると、そのままフローチャートに変換できる。

整理した業務フローをMermaid記法のフローチャートとして出力してください。
判断分岐は菱形ノード（{}）、作業ステップは矩形ノード（[]）で表現してください。
開始と終了も明示してください。

出力例：

graph TD
    A([開始]) --> B[申請書を受領する]
    B --> C{金額は10万円以上か}
    C -- Yes --> D[部長承認を取得する]
    C -- No --> E[課長承認を取得する]
    D --> F[経理システムに入力する]
    E --> F
    F --> G([終了])

このテキストをMermaid対応ツールに貼り付けると、フローチャートとして描画される。

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応用：既存の手順書を見直す

すでに手順書がある場合、Copilotを使って「現実の作業と手順書のギャップを洗い出す」整理も可能だ。

以下は[業務名]の公式手順書と、現場担当者へのヒアリングで把握した実際の作業の2つです。
2つを比較して、「手順書には書かれているが実際にはやっていないステップ」と
「実際にはやっているが手順書に書かれていないステップ」をそれぞれリストアップしてください。

【公式手順書】
[テキストを貼り付け]

【実際の作業（ヒアリングメモ）】
[テキストを貼り付け]

この比較分析は業務標準化プロジェクトのキックオフや、引き継ぎ資料の見直しに特に有効だ。

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うまくいかない場合のポイント

出力が冗長で使いにくい

「各ステップを1行以内に収めてください」「全体を500字以内にまとめてください」のように文字数・行数の制約を加える。制約がないと丁寧すぎる出力になりやすい。

ステップの順序がおかしい

入力のメモが時系列順に書かれていない場合、Copilotが順序を誤ることがある。「以下のメモは作業を書き出したものですが、順序はバラバラです。実際の作業順序に並べ直してから整理してください」と前置きする。

担当者・ツールの情報が出力されない

入力のメモに担当者名やツール名が含まれていなければ、Copilotには出力できない。「担当者は田中さん、使うシステムはSAPです」のように補足情報をプロンプト内に追記する。

改善提案が一般論になる

「この業務は月次処理で、現在3人が担当し、手作業でExcelに入力している」のような業務の背景情報を先に伝えると、具体的な改善提案が出やすくなる。

ファイルを直接読み込んでほしい

M365統合版のWord Copilotであれば、開いているドキュメントの内容を直接参照できる。スタンドアロン版でファイル添付が使えない場合は、ドキュメントの内容をテキストとしてコピーしてチャットに貼り付ける運用が確実だ。

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整理結果の活用シーン

活用シーン	使い方
引き継ぎ資料の作成	整理済みフロー＋担当者・ツール情報をWordに出力
業務改善の打ち合わせ準備	課題・改善案リストをTeamsで共有
外部委託先への作業依頼書	ステップ形式のフローをベースに仕様書を作成
社内研修テキストの素材	フロー概要＋各ステップの説明をドラフト作成
システム導入前の現状把握	As-Isフローを整理してSI担当者に共有

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M365統合版ならではの活用：SharePointの手順書を参照する

Copilot for Microsoft 365の場合、SharePointやOneDriveに保存されている手順書を「/ファイル名」のように参照してCopilotに処理させることができる（機能の詳細は契約プランやテナント設定によって異なる）。

例えばCopilotチャットに「/[手順書ファイル名] を参照して、業務フローを整理してください」と入力すると、ファイルの内容をテキストでコピーする手間なく処理できる。この機能の利用可否は管理者設定や契約内容に依存するため、社内のIT管理者に確認してほしい。

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