CopilotはFAQの質問を自分で考えてくれますか？

サービス説明や既存の問い合わせデータを与えると、よく聞かれそうな質問をCopilotが抽出・生成します。プロンプトで「顧客がつまずきやすい点から質問を作ってください」と指示すると精度が上がります。

既存の問い合わせログからFAQを作れますか？

問い合わせのテキストデータをCopilotに貼り付けて「よく聞かれる質問と回答をまとめてください」と指示すると、FAQの骨格を生成します。ただし機密情報の取り扱いには注意してください。

FAQの回答が長くなりすぎる場合はどうすればいいですか？

プロンプトに「回答は100字以内で」「3行以内で答えてください」と明示すると長さを制御できます。それでも長い場合は「この回答を半分に圧縮してください」と追加指示します。

FAQのトーンを統一するにはどうすればいいですか？

プロンプトに「です・ます体で統一」「体言止め禁止」「一人称は使わない」など文体の条件を追加します。サンプルの回答文を1〜2件提示して「このトーンに合わせてください」と指示する方法も有効です。

CopilotでFAQを作る手順

結論

Copilotはサービスの概要説明や既存の問い合わせデータを与えると、FAQの質問と回答の骨格を自動生成する。生成されたFAQの事実確認と言い回しの調整を人間が行えば、ゼロから書くよりも大幅に早く公開できるレベルに仕上がる。

必要なプランとアクセス方法

FAQの作成には以下の方法で使える。

ブラウザ版（copilot.microsoft.com）

Microsoftアカウントがあれば無料で使える。サービス説明文や問い合わせデータを貼り付けてFAQを生成する。文字数制限があるため、大量のデータは分割して送る。

Word統合版（Copilot for Microsoft 365）

Word文書を参照した状態でFAQを生成できる。既存のマニュアルや仕様書が手元にある場合、そのWordファイルを開いてCopilotに「この文書からFAQを作成してください」と指示する使い方が効率的だ。料金・プランは公式サイトで確認してほしい。

FAQを作成する基本手順

ステップ1：素材を準備する

Copilotに渡す情報を整理する。使える素材は次のいずれかだ。

サービス・製品の説明文
既存の問い合わせメールやチャットのログ
社内マニュアルや手順書の抜粋
競合のFAQページ（参考として）

機密情報が含まれるデータを外部サービスに貼り付ける場合は、社内のセキュリティポリシーを事前に確認する。

ステップ2：Copilotを開く

ブラウザで copilot.microsoft.com にアクセスし、Microsoftアカウントでサインインする。Word統合版では文書を開いてサイドパネルからCopilotを呼び出す。

ステップ3：プロンプトを送る

以下はコピーしてすぐに使えるプロンプト例だ。

以下のサービス説明をもとに、顧客向けFAQを10問作成してください。

条件：
- 顧客が実際に疑問を持ちやすい質問にする（利用開始方法、費用、サポート、解約など）
- 質問は「〜できますか？」「〜はどうすればいいですか？」の形にする
- 回答は100字以内で、です・ます体に統一する
- 情報が不確かな場合は「詳細は公式サイトでご確認ください」と記載する

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（サービス説明文を貼り付ける）

ステップ4：出力を確認して修正する

生成されたFAQを一問ずつ確認する。確認すべきポイントは3つだ。

事実が正確か（価格・仕様・手順が間違っていないか）
回答が自社の対応方針と合っているか
文体・トーンが統一されているか

修正が必要な箇所は個別に「質問3の回答を、解約は翌月末に反映される点を含めて書き直してください」のように追加指示する。

用途別のプロンプトパターン

問い合わせログからFAQを抽出する

既存の問い合わせデータからよくある質問を抽出したい場合に使う。

以下の問い合わせメールのリストから、顧客がよく聞く質問のパターンを抽出し、FAQとしてまとめてください。

条件：
- 類似した質問はひとつにまとめる
- 質問の頻度が高いものを上に並べる
- 回答は現時点では空白で構いません（質問の一覧だけ作成してください）

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（問い合わせメールのテキストを貼り付ける）

質問の一覧を確認してから、回答を別のプロンプトで作成すると精度の確認がしやすい。

既存FAQの品質を改善する

現在のFAQが古くなった、または読みにくいと感じる場合に使う。

以下の既存FAQを改善してください。

改善のポイント：
1. 質問文を「顧客が実際に使う言葉」に近づける
2. 回答が150字を超えているものは圧縮する
3. 文末を「です・ます」に統一する
4. 内容の変更はしない（言い回しのみ改善）

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（既存FAQを貼り付ける）

社内向けFAQを作る

ITシステムの使い方や社内規程のFAQを作る場合に使う。

以下の社内規程の文章をもとに、従業員向けFAQを8問作成してください。

対象者：入社1年未満の社員
質問パターン：手順を聞く質問（〜はどうすればいいですか）と可否を聞く質問（〜してもいいですか）を各4問
回答は2〜3文で、具体的な手順または判断基準を含めてください。

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（社内規程や手順書を貼り付ける）

カテゴリ別に整理されたFAQを作る

FAQのボリュームが多い場合、カテゴリ分けも一緒に依頼する。

以下の情報をもとに、カテゴリ別のFAQ（計15問）を作成してください。

カテゴリ：
1. 申し込み・登録（5問）
2. 料金・支払い（5問）
3. 解約・変更（5問）

各カテゴリに5問ずつ、回答は80字以内で。です・ます体で統一してください。

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（サービス説明文を貼り付ける）

既存のQAリストを正式なFAQ形式に変換する

社内で使ってきた箇条書きのメモをFAQとして整形したい場合に使う。

以下のQAリストを、Webサイトに掲載できる正式なFAQ形式に変換してください。

条件：
- 質問文は「〜ですか？」の形に統一する
- 回答はです・ます体で、100字以内
- 内容は変えずに文体のみ整える

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（QAのメモを貼り付ける）

WordとOutlookでの活用

FAQをWordで作成する場合、Word統合版のCopilotなら文書を開いたままサイドパネルで指示を出せる。「この仕様書からFAQを作成してください」と伝えると、文書の内容を参照した上でFAQを生成する。生成後は「適用」ボタンで文書に追加できる。Wordの詳細な操作はCopilotでWordを活用する手順を参照してほしい。

完成したFAQをメールで関係者に共有する場合、Outlookの統合Copilotで「このFAQを添付して、導入担当者向けの案内メールの下書きを作成してください」と依頼できる。Outlookの操作についてはCopilotでOutlookを活用する手順を参照してほしい。

よくある失敗とその対処法

回答が長くなりすぎる

プロンプトに字数制限を入れていない場合、Copilotは詳細な回答を出す傾向がある。「回答は100字以内」のように最初から制限を加える。すでに長い回答が生成された場合は「回答3と回答7を50字以内に圧縮してください」と個別に指示する。

事実と異なる情報が含まれる

Copilotが学習データをもとに情報を補完するため、自社サービス固有の仕様や価格と異なる内容が出ることがある。出力された回答は全件、自社の実際の仕様と照合することが必須だ。

質問が似たり寄ったりになる

同じテーマの質問が繰り返される場合、「以下の15問のFAQから重複している質問を統合し、10問に絞ってください」と整理を依頼する。または最初のプロンプトで「申し込み・費用・サポート・解約・技術的な問題からそれぞれ2問ずつ」のようにカテゴリ別に配分を指定する。

文体がバラバラになる

1回のチャットで多くの質問を生成すると、後半の文体が変わることがある。「すべての回答をです・ます体に統一して再出力してください」と指示するか、回答を5問ずつに分けて生成する。

Copilot for Microsoft 365が使えない

ライセンスが確認できない場合は、IT部門または管理者に確認するか、公式サイトでライセンス要件をチェックしてほしい。

Teamsでの共有

作成したFAQをTeamsの定例会議に展開する場合、Teamsのチャンネルに投稿するか、Wikiタブに貼り付ける使い方が多い。Teamsとの統合についてはCopilotでTeamsを活用する手順を参照してほしい。

FAQ作成にかかる時間の目安

作業	従来の手作業	Copilot活用後
10問のFAQ初稿	2〜3時間	15〜20分（確認含む）
既存FAQ20問の改善	1〜2時間	20〜30分
問い合わせ100件からの質問抽出	半日	30〜60分

これらはあくまで目安で、サービスの複雑さや事実確認の手間によって変わる。Copilotの出力をそのまま公開せず、必ず担当者が内容を確認することが前提だ。

まとめ

CopilotでFAQを作るときは、素材の質と量を整えてからプロンプトで「質問の条件・回答の字数・文体」を明示することが重要だ。事実確認を人間が担当し、Copilotには骨格づくりを任せるという役割分担で使うと、実際に公開できるFAQが効率よく仕上がる。