Copilotで発注書の文面を作る手順

結論

Copilotに発注する品目・数量・納期・取引条件を渡すと、発注書本文や取引先への依頼メールの文面を数分で生成できる。WordやOutlookにCopilotが統合されている環境では、実際の書類作成画面を離れずに文章を整えられるため、経理・購買担当者が繰り返す文書作成の時間を短縮できる。

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前提：利用できるプランとアクセス場所

スタンドアロン版（copilot.microsoft.com） ブラウザから無料でアクセスできる。発注内容の概要を渡してテキストを生成し、自社のWordテンプレートや発注管理システムに転記して使う。

Word統合版（Copilot for Microsoft 365） 発注書のWordテンプレートを開いた状態でCopilotを呼び出し、内容を指示して直接文書に挿入できる。Microsoft 365のCopilotアドオンが必要。

Outlook統合版（Copilot for Microsoft 365） 取引先への発注依頼メールをOutlookの作成画面でCopilotに生成させることができる。

最新のプラン・料金と機能範囲は公式サイトで確認してほしい。

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発注書に含める情報の整理

Copilotへの指示を作る前に、発注書に必要な情報をリストアップしておく。不足があると出力が曖昧になる。

• 発注先（会社名・担当者名）
• 発注番号（ある場合）
• 発注日
• 納期
• 品目名・品番（あれば）
• 数量・単位
• 単価・合計金額（わかる場合）
• 支払い条件（月末締め翌月払いなど）
• 納入場所・連絡先
• 特記事項（梱包指定・品質基準・書類添付の要否など）

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手順1：スタンドアロン版での発注書本文作成

1-1. copilot.microsoft.comにアクセスしてサインイン

1-2. プロンプトを入力する

以下の情報をもとに、取引先への発注書本文を作成してください。

【発注先】株式会社〇〇商事 営業部 山田様
【発注番号】PO-2026-0605
【発注日】2026年6月5日
【納期】2026年6月20日
【品目と数量】
- オフィスチェア（型番：AC-500）× 10脚：単価25,000円
- デスクマット（型番：DM-200）× 10枚：単価3,000円
合計金額：280,000円（税別）
【支払い条件】月末締め翌月末払い
【納入先】東京都千代田区〇〇1-2-3 総務部受付
【特記事項】納品書を必ず同梱してください

【条件】
- 発注書本文（タイトル・宛先・本文・品目表・特記事項・差出人の構成）
- 丁寧なビジネス文書の文体
- 品目は表形式で表示

1-3. 出力を確認する

生成された文書を確認し、品目・数量・単価・合計金額が正しいか確認する。Copilotが数値を誤って処理している場合があるため、合計金額は必ず電卓か表計算で検算する。

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手順2：取引先へのメール形式での発注依頼文を作る

発注書を添付して取引先に送る場合のメール文面もCopilotで作成できる。

以下の情報をもとに、取引先への発注依頼メールを作成してください。

【宛先】株式会社〇〇商事 営業部 山田太郎様
【発注内容の概要】
オフィスチェア10脚とデスクマット10枚（詳細は添付の発注書参照）
【依頼したいこと】
- 発注内容の受領確認の返信をお願いしたい
- 納期2026年6月20日が対応可能か確認したい
【差出人】○○株式会社 総務部 鈴木花子

【条件】
- 添付ファイルに発注書PDFを添付する旨を自然な形で含める
- 確認事項を箇条書きでまとめる
- 全体で300字程度のビジネスメール

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手順3：Word統合版での操作

3-1. 自社の発注書テンプレートをWordで開く

既存のWordフォーマットを開いておく。Copilotは開いているドキュメントのコンテキストを読んで操作できる。

3-2. Copilotを起動する

ホームリボンの「Copilot」ボタン、またはドキュメント内でALT+Iを押してCopilotを呼び出す。

3-3. 指示を入力する

このテンプレートを埋めてください。

発注先：株式会社〇〇商事 山田太郎様
発注番号：PO-2026-0605
発注日：2026年6月5日
納期：2026年6月20日
品目：オフィスチェア（AC-500）10脚 25,000円×10、デスクマット（DM-200）10枚 3,000円×10
合計：280,000円（税別）
支払い条件：月末締め翌月末払い
特記事項：納品書同梱

CopilotがWordの表や文章フィールドに情報を埋め込む提案を行う。承認して挿入する。

3-4. 内容の最終確認

金額・品番・宛先など、Copilotが誤って入力していないか一つひとつ確認する。特に単価と数量の掛け算については必ず検算する。

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手順4：Outlook統合版での発注メール作成

4-1. Outlookでメール作成ウィンドウを開く

宛先に取引先のメールアドレスを入力する。

4-2. Copilotを呼び出す

「Copilotで下書き」ボタンをクリックしてCopilotパネルを開く。

4-3. 指示を入力する

以下の発注内容をもとに、発注依頼メールを作成してください。

発注先：株式会社〇〇商事 山田様
品目：オフィスチェア10脚、デスクマット10枚
納期：2026年6月20日
確認事項：受領確認と納期の可否返信をお願いしたい
発注書は添付

全体で300字程度。丁寧なビジネスメール。

生成された文章を「挿入」で本文に貼り付け、手動で修正して送信する。

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手順5：繰り返し使うプロンプトテンプレートを作る

毎月同じ取引先に同じ品目を発注する定期発注の場合、プロンプト自体をテンプレート化しておくと作業時間がさらに短縮できる。

【毎月の定期発注用プロンプトテンプレート】

以下の情報をもとに、○○商事への月次定期発注書の本文を作成してください。

発注番号：【発注番号】
発注日：【発注日】
品目：消耗品セット（A4用紙 5箱・ボールペン 100本・クリアファイル 50枚）
数量・単価：毎月固定（発注番号が変わるだけ）
納期：【納期】

発注書フォーマット（タイトル・宛先・品目表・差出人）で出力してください。

【】で囲まれた変数部分だけを毎回書き換えて使う形にしておくと、Copilotへの指示がパターン化できる。

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うまくいかない場合のポイント

合計金額が計算ミスになっている Copilotの数値計算は必ず人が確認する。金額・数量・合計の数値はExcelか電卓で検算してから発注書を確定する。

品目の表がずれる Wordで表形式のフォーマットに合わない場合は、「品目・数量・単価・合計の4列の表を挿入してください」と列構成を明示してプロンプトで指示する。

特記事項が文中に埋もれる 「特記事項は箇条書きで、本文の末尾に『備考』として独立したセクションに記載してください」と明示する。

文体が発注書らしくない 「公式なビジネス文書の文体で」「口語を使わない」と指示に加える。

スタンドアロン版で機密情報の取り扱いが心配 取引先の価格情報や非公開の仕様は、社内のみで使用するM365環境でのCopilotを使う、または情報をマスクしてから入力する。組織のAI利用ポリシーに従って判断してほしい。

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