Copilotでフォローアップメールを作る手順
この記事の要点
Microsoft Copilotに会議・商談の要点を伝えるだけで、お礼・確認・次のステップを含むフォローアップメールを数十秒で作れる。ブラウザ版とOutlook統合版の操作手順をプロンプト例とともに解説。
結論
会議・商談後のフォローアップメールは、送るタイミングが早いほど印象がよく、決定事項や次のステップを明確に記せば認識齟齬を防げる。Copilotに会議の要点を箇条書きで渡すと、お礼・確認・次のアクションが整理されたフォローアップメールを数十秒で作れる。送信前の最終確認に使う時間も含めて、作業全体を5分以内に収められる。
前提：必要なプランとアクセス方法
ブラウザ版（無料・有料どちらでも可）
- アクセス先：copilot.microsoft.com
- Microsoftアカウントでサインインして使う
- 生成した文面をコピーしてメールクライアントに貼り付ける
Outlook統合版（Copilot for Microsoft 365）
- Microsoft 365 Business Standard以上のプランが必要（最新の料金・対象プランは公式サイトで確認）
- Outlookの作成ウィンドウまたは受信スレッドからCopilotを直接起動できる
- スレッドの内容を参照した文面を生成できる
手順1：ブラウザ版でフォローアップメールを作る
ステップ1 会議の要点をメモする
Copilotへの入力品質が出力品質を決める。まず以下をメモする。
- 会議の日時・相手（会社名・担当者名）
- 会議の目的
- 主な話し合い内容
- 決定した事項
- 次のステップ（誰が・何を・いつまでに）
- 未確認事項・持ち越し課題
このメモがプロンプトの骨格になる。
ステップ2 プロンプトを入力する
商談後のフォローアップ（翌日送信）
以下の情報をもとに、商談後のフォローアップメールを日本語のビジネス文体で作成してください。
宛先：株式会社〇〇 営業部 田中様
送信タイミング：商談翌日
商談の概要：新しいクラウド管理ツールの導入提案
話し合った内容：
- 現在のシステムの課題（手動集計・月次レポートの遅延）
- 提案ツールの主な機能と導入コスト
- 無料トライアルの可能性
決定事項：
- 先方が社内で検討の上、2週間後に回答予定
次のステップ：
- こちら：製品仕様書と事例集を本日中に送付
- 先方：社内稟議の検討（6月20日回答目標）
件名も含めて出力してください。
文体は丁寧かつ簡潔に。社内会議後のフォローアップ（当日送信）
以下の内容をもとに、社内向けの会議フォローアップメールを作成してください。
宛先：マーケティングチーム全員
会議の日時：本日（2026年6月5日）14:00〜15:30
会議名：下期施策レビュー
決定事項：
- SNS広告予算を下期に集中投下
- KPIはフォロワー増加数ではなくリード獲得数に変更
- 週次レポートの担当者は田中が継続
宿題・次のステップ：
- 鈴木：広告素材の初稿を6月12日までに提出
- 田中：KPI設定資料を6月8日までに共有
次回会議：6月19日（金）15:00
件名から本文まで一式で出力してください。ステップ3 生成された文面を確認する
以下の点を手動で確認する。
- 宛名・会社名・担当者名が正確か
- 決定事項に誤りがないか
- 次のステップの担当者・期日が合っているか
- 署名を追加したか
ステップ4 コピーして送信する
修正後、メールクライアントに貼り付けて送信する。
手順2：Outlook統合版（Copilot for Microsoft 365）でフォローアップメールを作る
ステップ1 新規メールまたは返信ウィンドウを開く
フォローアップとして送る新規メールを作成するか、対象スレッドの返信ウィンドウを開く。「Copilotで下書き」ボタンをクリックする。
ステップ2 Copilotに指示を入力する
本日の商談のフォローアップメールを作成してください。
相手：株式会社〇〇 田中様
商談の結果：
- クラウド管理ツールの提案を行った
- 先方が社内検討し2週間後に回答予定
次のアクション（こちら側）：製品仕様書と事例集を本日中に送付
件名と本文をセットで出力してください。ステップ3 スレッドを参照した返信を生成する（応用）
受信スレッドがある場合（相手からの返信を受けてフォローアップを送る場合）、スレッドを開いた状態でCopilotを起動し「このスレッドの内容を踏まえて、検討結果の問い合わせメールを作成してください」と指示すると、スレッドの文脈を参照した文面が生成される。
ステップ4 本文に挿入して送信する
「本文に挿入する」をクリックし、宛先・件名を確認して送信する。
フォローアップメールの精度を上げる4つのコツ
1 次のステップを「誰が・何を・いつまでに」で明示する
「次のステップを入れてください」だけでは曖昧な表現になりやすい。「鈴木が6月10日までに見積書を送付」「先方は6月20日までに回答」のように、主語・行動・期日を揃えてプロンプトに与えると、そのまま使える文面になる。
2 トーンの指定を加える
社外の取引先・初対面の相手には「丁寧かつフォーマル」、社内や親しい相手には「簡潔でカジュアル」のようにトーンを指定すると、読み手に合った文体になる。
3 送信タイミングを伝える
「当日送る」「3日後に送る」「1週間後のリマインド」で書き出しの表現が変わる。「先日はお時間をいただきありがとうございました」と「本日はお時間をいただきありがとうございました」では印象が異なるため、タイミングは必ず指定する。
4 未確認事項・保留事項も含める
会議で結論が出なかった点をプロンプトに含めると、「以下の点につきましては引き続き確認中です」のような保留事項のセクションが生成される。決定事項だけでなく未解決事項を明示することで、相手との認識のズレを防げる。
うまくいかない場合のポイント
文面が長すぎる
「本文は300字以内に収めてください」「箇条書きを中心に構成してください」のように文量を制限する。フォローアップメールは簡潔さが重要で、長文は読まれにくい。
決定事項が曖昧な表現になる
プロンプトに「決定事項は断定的な表現で記述してください」と加えると、「検討します」ではなく「〇〇と決定しました」のように明確な表現になる。
相手の名前の敬称が不自然
Copilotは「様」「さん」「御中」を自動で判断するが、社内向けの場合に敬称が付きすぎることがある。プロンプトに「宛名は〇〇さんと書いてください」と明示するか、生成後に手動で修正する。
Copilot for Microsoft 365でスレッドが参照されない
スレッドを開いた状態でCopilotを起動しているか確認する。一部の操作環境ではスレッドの参照が機能しない場合があるため、その際はブラウザ版でスレッドの内容をコピーして貼り付けて使う。
Copilotならではの強み
Outlook統合版では、受信したメールのスレッドを直接参照しながらフォローアップ文面を生成できるため、相手の発言や過去のやりとりを誤解する可能性が下がる。他のAIツールでは手動でスレッドをコピーしてから指示を出す手順が必要だが、Copilotでは受信トレイを離れずに完結する。
また、TeamsのCopilotでは会議後に自動生成される「会議の要点・決定事項・アクションアイテム」をそのままフォローアップメールの下書きに転用できる（Copilot for Microsoft 365の一部機能）。会議終了直後に要点を見直しながらすぐにフォローアップメールを送れる仕組みが整っている。
よくある質問
Q. フォローアップメールを送るベストなタイミングはいつですか？ 商談・外部との会議後は当日中、遅くとも翌営業日が標準的です。社内会議では当日中に送るのが決定事項の抜け漏れ防止に有効です。
Q. 複数の相手に個別のフォローアップを送りたい 宛先を変えた複数バージョンを作るには、「田中様向け」「鈴木様向け」のようにプロンプトを分けて生成するのが確実です。名前・役割・アクションアイテムが異なる場合は個別に内容を渡してください。
Q. 議事録と兼用できるフォローアップメールを作れますか？ 議事録を兼ねるメールは情報量が多くなりがちです。フォローアップメールには決定事項と次のステップに絞り、詳細な議事録は別ファイルとして添付する構成を推奨します。議事録の作成はCopilotで議事録を作る方法を参照してください。
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よくある質問
Copilotはメールスレッドの内容を参照してフォローアップメールを書いてくれますか？
Copilot for Microsoft 365を契約していれば、Outlookで受信スレッドを開いた状態でCopilotを起動し、そのスレッドを参照したフォローアップメールを生成できます。ブラウザ版では手動でスレッド内容をプロンプトに貼り付けて使います。
商談後のフォローアップメールを英語で作るにはどうすればいいですか？
プロンプトに「英語でビジネスメールとして作成してください」と加えるだけです。日本語で指示を出しても英語のメールが生成されます。
フォローアップメールに決定事項や次のステップを箇条書きで含めるには？
プロンプトに「決定事項と次のステップを箇条書きで本文に含めてください」と明示すると、リスト形式のセクションが生成されます。
会議から数日後に送るフォローアップと当日送るものは文体が違いますか？
「本日の会議のお礼」と「先日の会議のフォローアップ」では書き出しが異なります。プロンプトに「会議翌日に送る」「3日後に送る」と日時の状況を伝えると適切な文体になります。
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