Geminiで1枚サマリーを作る手順：ドライブの資料から提案を要約

結論

Geminiで1枚サマリーを作る近道は、資料を貼り付けるのではなく、Googleドライブにある提案書やGmailのやりとりをそのまま参照させることです。読み手と見出しの型を指定して初稿を出し、Googleドキュメントに書き出してから1ページに収まるよう整えます。素材がGoogleの中にそろっていれば、コピーと貼り付けの往復がなくなり、初稿までは目安として10分から15分で届きます。

Geminiで1枚サマリーを作る方法は3通りある

同じGeminiでも、どこから呼び出すかで向いている素材が違います。手元の素材がどこにあるかで入口を選んでください。

入口	向いている場面	気をつける点
Geminiのアプリやウェブ画面	ドライブの複数ファイルとGmailのやりとりを合わせて1枚にしたいとき	どのファイルを見たかを回答で確認する。似た名前の古い版を拾うことがある
Googleドキュメントの中のGemini	元資料が1つの長いドキュメントで、その要約を同じ文書の先頭に置きたいとき	開いている文書が中心になる。別のファイルを足すときはファイル名を指定する
Gmailの中のGemini	長いメールのやりとりの経緯を整理したいとき	出てくるのは経緯の整理まで。1枚の形に組むのはアプリかドキュメントで行う

顧客への提案のように、提案書、見積書、打ち合わせのメモ、メールが別々に存在する仕事では、1つ目の入口が使いやすくなります。この記事の手順も、主にそこから進めます。

プランや時期によって使える機能が異なるため、最新の仕様は公式情報で確認してください。会社のアカウントでは管理者が連携を止めていることもあります。連携が使えない環境でも、資料をアップロードするか本文を貼り付ければ、以降の手順はそのまま使えます。

1枚サマリーの型は、誰が何のために読むかで決まる

Geminiに指示を出す前に、出来上がった1枚が誰の手に渡り、何に使われるかを考えます。顧客向けの提案要約で見落とされがちなのは、その1枚を読むのが商談の相手本人ではないという点です。

商談に同席していた担当者は、内容をすでに知っています。1枚が必要になるのは、担当者が自社の上司や決裁者に説明するときです。つまり本当の読み手は、商談に一度も出ていない決裁者です。その人は製品名も機能名も知らず、知りたいのは、何が解決し、いくらかかり、いつから使えて、何を決めればよいのかの4点です。

この前提をGeminiに伝えるかどうかで、出てくる文章がまるで変わります。伝えなければ、提案書の目次をなぞった機能の説明が並びます。

Geminiで1枚サマリーを作る手順

1. 素材になるファイルとメールを特定し、Geminiに参照させる
2. Geminiが何を読んだかを確認する
3. 読み手と型を指定して初稿を作らせる
4. やりとりの中で不足と過剰を直す
5. Googleドキュメントに書き出し、1ページに収める
6. 金額、納期、固有名詞を人が突き合わせる

素材を参照させ、読んだものを確認する

ドライブの検索は便利な反面、同じ案件の古い版や、別の顧客向けの似た提案書を拾うおそれがあります。いきなりサマリーを書かせず、どのファイルを読んだかを先に答えさせます。

Googleドライブにある次の資料と、Gmailのやりとりを確認してください。
まだ要約は書かなくてかまいません。

- ファイル名に「〇〇製作所」と「勤怠管理」を含む提案書
- 同じ顧客向けの見積書
- 件名に「〇〇製作所」を含む、直近2か月のメール

確認できたら、次を教えてください。
1. 読み込んだファイルの名前と最終更新日の一覧
2. 読み込んだメールの件名と日付の一覧
3. 提案書と見積書で、金額や導入時期が食い違っている箇所があればその内容

一覧に古い版が混ざっていたら、正しいファイル名を指定し直します。3番目の食い違いの確認は、営業の現場で特に役に立ちます。提案書を出した後に見積もりだけ差し替えた、という経緯があると、2つの文書の金額が合わなくなっているためです。どちらが最新かは人が判断し、Geminiに伝えます。

型を指定して初稿を作らせる

読んだ素材が正しいと確認できたら、同じ会話の中で1枚に組み立てさせます。具体的なプロンプトは次の章で示します。

具体例1：提案書とメールから、顧客の決裁者向けの提案要約を作る

従業員300名ほどの製造業に、勤怠管理のクラウドサービスを提案している場面を例にします。20ページの提案書と見積書を提出済みで、先方の総務課長から「部長に上げるので、1枚にまとめたものがほしい」と頼まれました。

先ほど確認した提案書、見積書、メールのやりとりをもとに、
顧客に渡す1枚の提案要約を作成してください。

【この1枚を読む人】
顧客の管理本部長。商談には一度も出席していない。
当社のサービス名や機能名は知らない。
総務課長がこの1枚を使って本部長に説明し、導入の承認をもらう。

【構成】
1. ご提案の要旨 … 2行。何を導入すると何が解決するか
2. 貴社の現状の課題 … 3点まで。メールや打ち合わせで先方が話した内容を使う
3. ご提案内容 … 3行以内。機能名ではなく、できるようになることで書く
4. 費用 … 表にする。初期費用、月額費用、契約期間。見積書の金額をそのまま使う
5. 導入までの流れ … 3つの節目を時期つきで
6. ご判断いただきたいこと … 1行と、回答の希望日

【条件】
- 全体で700字以内
- 顧客に渡す文書なので、丁寧な敬体で書く
- 当社の社内事情や値引きの経緯など、メールにあっても顧客向けでない内容は入れない
- 見積書に書かれていない金額や、約束していない納期は書かない
- 先方の発言を課題として使うときは、誰がいつ話したかを、サマリーとは別に一覧にする

条件の3つ目は、メールを参照させるときに欠かせません。社内の転送メールには「ここまでなら下げられる」といった記述が残っていることがあり、それが顧客向けの文書に紛れ込むと取り返しがつきません。出力を読むときも、この点は必ず自分の目で確かめます。

最後の条件で、課題の出どころを一覧にさせているのにも理由があります。「貴社の課題」として書いた内容が、実は先方の誰も言っていないことだった場合、本部長の前で総務課長が困ります。出どころが示されていれば、メールを開いて確かめられます。

初稿が出た後は、決裁者の目線で足りないものを足します。

この提案要約を、商談に出ていない管理本部長の立場で読み直してください。
読んだ後に本部長が総務課長へ尋ねそうな質問を5つ挙げ、
そのうち提案書や見積書の内容で答えられるものは、
700字の範囲を超えない形でサマリーに反映してください。
資料から答えられない質問は、私が確認すべき事項として別に挙げてください。

提案そのものを組み立てる段階の進め方は営業の提案書をAIで作る方法で扱っています。

具体例2：3か月分の議事録から、部門長向けの活動サマリーを作る

社外向けだけでなく、社内の報告にも同じ手順が使えます。顧客サポート部門で、毎週の定例会議の議事録をGoogleドキュメントで残しているとします。3か月で12本ほどたまった議事録から、部門長に出す四半期の1枚を作ります。

Googleドライブの「サポート定例」フォルダにある、
7月から9月の議事録をすべて確認してください。

その内容をもとに、部門長に提出する四半期の活動サマリーを1枚で作成してください。

【構成】
1. この四半期のまとめ … 2行
2. 取り組んだこと … 3点まで。それぞれ結果を添える
3. 解決していない課題 … 2点まで。いつから議題に上がり続けているかを添える
4. 来四半期に部門長の判断が必要なこと … 2点まで

【条件】
- 全体で650字以内
- 議事録に書かれた数字だけを使う。月ごとの数字がある場合は3か月の推移で示す
- 複数回の会議で結論が変わった議題は、最後の会議の結論を採用し、変わった経緯を一言添える
- どの日付の議事録から拾った内容かを、サマリーの後に一覧で示す

12本の議事録を人が読み返すと、目安として1時間ほどかかります。Geminiに任せると、人の作業は、拾われた内容の出どころを確かめることに絞られます。特に役に立つのが「いつから議題に上がり続けているか」の指定で、何週間も持ち越されている課題が浮かび上がります。

議事録が1つの長いドキュメントにまとまっている場合は、その文書を開いてドキュメントの中のGeminiを呼び出し、同じ構成を指示して文書の先頭に挿入する方法が手早く済みます。

Googleドキュメントに書き出して1ページに収める

Geminiの回答は、Googleドキュメントに書き出すと見出しと表が保たれたまま新しい文書になります。ここからは体裁を整える作業です。

書き出した直後は、たいてい1ページを少しはみ出します。余白を狭め、本文の文字を小さくしすぎない範囲で調整し、それでも収まらなければ内容を削ります。削る箇所を自分で決めにくいときは、ドキュメントの中でGeminiを呼び出して頼めます。

この文書を、内容の優先度を保ったまま全体で600字程度に縮めてください。
削ってよい順番は、導入までの流れの説明、課題の補足説明、提案内容の修飾語の順です。
費用の表と「ご判断いただきたいこと」の行は、一字も変えないでください。

変えてはいけない箇所を明示するのがこつです。金額の表は一度確認が済んだら、その後の推敲で触らせないようにします。

顧客に渡す前に、ドキュメントの共有設定も確かめます。Geminiが書き出した文書は自分のドライブに作られるので、そのままリンクを送ると相手が開けなかったり、逆に社内の全員が見られる設定になっていたりします。顧客に渡すときは、PDFに変換して送るほうが、版の管理も楽になります。

うまくいかないときの対処

違う顧客や古い版の内容が混ざる。 ドライブの参照をファイル名のあいまいな指定で行うと起こります。読んだファイルの一覧を先に出させる手順を省かないでください。案件ごとにフォルダを分けておき、フォルダ名で指定すると混入が減ります。

機能の説明ばかりになる。 元の提案書が機能の一覧を中心に書かれているためです。「機能名を使わず、導入後に総務の担当者の1日がどう変わるかで書いてください」と、書く視点を指定します。

連携しているはずなのにファイルが見つからないと言われる。 共有ドライブにあるファイルや、閲覧の権限しかないファイルは参照できないことがあります。そのファイルだけアップロードするか、本文を貼り付けて渡します。

敬語が過剰になる、または社内向けの口調になる。 「顧客の本部長が読む文書として、丁寧だが回りくどくない敬体で」と、読み手の役職を添えて文体を指定し直します。

長いやりとりの後半で、最初の条件が守られなくなる。 字数や禁止事項を、修正の指示のたびに短く書き添えます。それでも崩れるなら、最新版のサマリーを持って新しい会話でやり直すほうが早く済みます。

同じ作業を他のツールで行う手順は、ChatGPTで1枚サマリーを作る手順とCopilotで1枚サマリーを作る手順にまとめています。社内の文書がMicrosoftの製品に寄っているなら、後者が近道です。

顧客に渡す前に人が確認すること

Geminiの出力は初稿です。顧客に出す文書では、次の4点を人が確かめます。

1. 金額と契約期間を見積書と照らす。税込みと税抜きの表記もそろえる
2. 導入時期や納期が、社内で確約できている日付かを確かめる
3. 顧客の社名、部署名、役職、氏名の表記を名刺やメールの署名と照らす
4. 社内向けの情報が混ざっていないかを、最初から最後まで読んで確かめる

入力する情報の扱いにも決まりがあります。顧客から預かった資料や個人の氏名を含むメールをGeminiに参照させてよいかは、自社の生成AI利用ルールと、顧客との秘密保持の取り決めによります。判断がつかないときは、情報システム部門か法務の担当に先に確認してください。

まとめ

進行中の案件を1つ選び、提案書と見積書がドライブのどのフォルダにあるかを確かめるところから始めてください。Geminiに読んだファイルの一覧を出させ、商談に出ていない決裁者を読み手に指定して初稿を作り、Googleドキュメントに書き出して1ページに収めます。一度うまくいった構成と条件の指示文は、自分用のドキュメントに保存しておくと、次の案件では顧客名とファイル名を差し替えるだけで使えます。