Geminiで文章を校正する手順：ドキュメントの原稿を崩さず直す

結論

Geminiで文章を校正するなら、修正を文書に直接書き込ませず、修正候補を変更前と変更後の対で一覧にさせて、採用する分だけ自分の手で原稿に反映します。Googleドキュメントで書いた原稿は、開いたままの画面からGeminiに読ませられるので、コピーして貼る手間がかかりません。発表日や価格、代表者コメントといった事実と引用は、Geminiに触らせず人が確認します。

Geminiアプリでも、ドキュメントの画面から呼び出したGeminiでも、次のプロンプトがそのまま使えます。

この文章を、発表前の最終校正として確認してください。

見るのは次の4点だけです。
・誤字、脱字、変換ミス
・同じ語の表記ゆれ
・敬語の誤り
・文末の不統一。です・ます体の中に、だ・である体が混ざっていないか

次のものは変更しないでください。
・かぎかっこで囲まれた発言やコメントの中身
・数値、日付、曜日、価格、社名、人名、サービス名
・文の順番、段落の構成

出力は、修正候補の一覧だけにしてください。
1件ごとに「何段落目か / 変更前 / 変更後 / 理由」を1行で書いてください。
数値や日付に誤りの疑いがある場合は、直さずに「確認してほしい点」として最後にまとめてください。
修正後の全文は、私が頼むまで出さないでください。

文章：
ここに貼り付ける。ドキュメントを開いている場合はこの行を消す

全文を出させないのは、一覧を読まずに全文だけ貼り替えてしまうのを防ぐためです。800字前後のお知らせ文なら、一覧の確認と反映で5〜10分が目安です。

Geminiで校正する入口は2つ。どちらを使う？

Geminiには、ブラウザやスマートフォンで開くGeminiアプリと、GoogleドキュメントやGmailの画面の中から呼び出すGeminiがあります。校正での使い勝手はかなり違います。

比べる点	Geminiアプリ	ドキュメントやGmailの中のGemini
文章の渡し方	貼り付ける。ドライブの文書を指定して読ませることもできる	開いている文書やメールをそのまま読ませる
表記ルールの固定	Gemに保存できる	ドライブにあるルールの文書を参照させる
向いている場面	短いお知らせ文、表記ルールを固定した定常的な校正	長い原稿、複数人でレビュー中の原稿
注意点	貼り付けで書式や見出しの階層が落ちる	使えるかどうかが契約と管理者の設定で変わる

広報や総務で、プレスリリースやお知らせ文をGoogleドキュメントで書いている会社なら、ドキュメントの中のGeminiが手早く済みます。原稿を貼り付け直す作業がなく、見出しや箇条書きの構造を保ったまま読ませられるからです。呼び出しのボタンが表示されない場合は、契約や設定の対象外と考えられます。そのときはGeminiアプリに貼り付ける方法に切り替えます。

プランや時期によって使える機能が異なるため、最新の仕様は公式情報で確認してください。

Geminiで文章を校正する手順

Googleドキュメントで書いたお知らせ文を例にします。Geminiアプリを使う場合は、手順2を「文章を貼り付けて送信する」に読み替えてください。

1. 原稿に未公表の情報がどこまで含まれるかを確かめます。発表前のプレスリリースは、社外に出ていない情報そのものです。生成AIへの入力範囲を定めた社内ルールを確認し、会社が契約している環境で作業します。個人のアカウントに原稿を貼り付けるのは避けます。
2. ドキュメントを開いてGeminiを呼び出し、結論の章のプロンプトを送ります。
3. 修正候補の一覧を上から読み、採用するものに印をつけます。表記ゆれは、どちらに統一するかを自分で決めます。
4. ドキュメントを提案モードに切り替え、採用する修正を自分で入力します。提案モードで入れた変更は履歴として残り、上長や他部署のレビュー担当が1件ずつ承認できます。
5. 「確認してほしい点」に挙がった数値や日付を、決裁済みの資料やカレンダーと突き合わせます。
6. 反映が済んだら、同じ画面で「表記ゆれが残っていないか、もう一度だけ確認してください」と頼み、残りがないことを確かめます。

手順4でGeminiに本文を書き換えさせず、自分で入力するのには理由があります。プレスリリースは法務や事業部など複数の目を通る文書です。誰がどこを変えたかが提案として残っていれば、レビューする人は変更箇所だけを見れば済みます。全文を貼り替えると履歴が1件の大きな変更になり、どこが変わったのかを全員が読み直すことになります。

リリースの本文を作る段階の進め方は、プレスリリースをAIで作る方法にまとめてあります。校正は、本文が固まったあとの最終工程として分けて行います。

校正前と校正後の例：新プラン開始のお知らせ文

自社サイトに掲載するお知らせ文の例です。急いで書くと、この程度の表記ゆれは簡単に紛れ込みます。

【校正前】
株式会社〇〇は、2026年10月1日より、法人向け勤怠管理サービス「△△」の新プランを提供開始致します。
新プランには、これまで対応していなかったシフト自動作成機能を追加しました。これにより、店舗責任者のシフト作成にかかる時間を削減する事ができる。
お申込みは、10月1日から弊社ウェブサイトにて受付ます。既存のお客さまは、管理画面からお申し込み頂けます。
サービスの詳細は、当社Webサイトをご覧下さい。

【校正後】
株式会社〇〇は、2026年10月1日より、法人向け勤怠管理サービス「△△」の新プランを提供開始いたします。
新プランには、これまで対応していなかったシフト自動作成機能を追加しました。これにより、店舗責任者のシフト作成にかかる時間を削減することができます。
お申し込みは、10月1日から当社Webサイトにて受け付けます。既存のお客さまは、管理画面からお申し込みいただけます。
サービスの詳細は、当社Webサイトをご覧ください。

Geminiが返す修正候補は、次のような一覧になります。

段落	変更前	変更後	理由
1	提供開始致します	提供開始いたします	補助動詞はひらがな
2	削減する事ができる	削減することができます	形式名詞はひらがな。文末がここだけである体
3	お申込み	お申し込み	同じ段落の「お申し込み」と表記ゆれ
3	弊社ウェブサイト	当社Webサイト	4段落目の「当社Webサイト」と表記ゆれ
3	受付ます	受け付けます	送り仮名の誤り
3	頂けます	いただけます	補助動詞はひらがな
4	ご覧下さい	ご覧ください	補助動詞はひらがな

表の4行目にある「弊社」と「当社」は、Geminiには混在していることしか分かりません。報道向けの文書ではへりくだらない「当社」を使う会社が多いものの、決めるのは自社のルールです。「ウェブサイト」と「Webサイト」も同様で、Geminiが出した変更後は候補の1つとして扱います。

確認してほしい点には、2か所ある10月1日の日付が挙がります。ここは決裁済みの資料と照らします。

Geminiに任せられる範囲と、人が見るべき範囲は？

プレスリリースやお知らせ文は、誤りがそのまま社外に出る文書です。校正の項目ごとに、Geminiの指摘を信用してよい度合いが違います。

校正の項目	Geminiの指摘の扱い	人が行うこと
誤字・脱字・送り仮名	ほぼそのまま採用できる	採用前に一読する
表記ゆれ	混在の発見は任せられる	統一先を決める
敬語	二重敬語や取り違えの指摘は役立つ	報道向け、顧客向けで丁寧さの水準を決める
文末の統一	混在の発見は任せられる	箇条書きや見出しの文末をどうするか決める
日付と曜日の対応	誤ることがあるので信用しない	カレンダーで確かめる
価格、数値、提供開始日	文書内の食い違いの指摘まで	決裁済みの資料と突き合わせる
社名、人名、役職、サービス名	判断できない	正式表記を原本で確かめる
代表者や顧客のコメント	触らせない	発言者本人の確認を取る

日付と曜日の行は見落とされがちです。「10月1日、木曜日」のような表記が正しいかどうかを、Geminiはもっともらしく答えますが、計算を誤ることがあります。曜日の確認だけは、カレンダーを開いて済ませます。

引用コメントを触らせない理由も書いておきます。代表者のコメントは、本人または秘書の確認を経た文言です。てにをはを1つ整えただけでも、確認済みの文言ではなくなります。誤字の疑いがあっても、直すのではなく指摘にとどめさせ、発言者側に戻します。

文意を変えさせないために、どんな指示を足す？

結論の章のプロンプトで大半は防げます。それでも直しすぎが起きるときは、Geminiが「読みやすさ」を校正の一部と解釈しています。次のプロンプトは、修正の種類を字句の置き換えだけに縛るものです。

修正候補は、語句の置き換えだけに限定してください。
・1件の修正で変えてよいのは、連続した15字以内とします
・文を分ける、つなぐ、語順を入れ替える、文を足す、削る、は禁止です
・読みやすさや表現の改善は、今回は求めていません
15字を超える修正が必要だと考えた箇所は、修正案を書かずに、理由だけを「相談」として挙げてください。

字数の上限を数字で渡すと、Geminiは大きな書き換えを出しにくくなります。「相談」に挙がった箇所は、校正ではなく推敲の対象です。書いた本人が直すかどうかを決めます。

反映後の確認にも一手間かけます。提案モードで入れた修正は、承認されるまで1件ずつ提案として画面に残ります。一覧で採用した件数と、文書に残っている提案の件数が合っていれば、意図しない変更は入っていません。承認後に校正前の状態を見返したいときは、ドキュメントの版の履歴から以前の版を開けます。

表記ルールを毎回渡さずに済ませる方法は？

広報の文書には、会社ごとの決まりが多くあります。自社の呼び方、サービス名の正式表記、数字の全角と半角、日付の書き方、お客さまの表記。これを毎回プロンプトに書くのは現実的ではありません。Geminiでは2つのやり方があります。

Gemに表記ルールを保存する

Gemは、指示を保存して何度でも呼び出せるGeminiアプリの機能です。校正専用のGemを1つ作り、指示の欄に次を入れます。

あなたは当社広報の校正担当です。渡された文章を、下のルールで校正してください。

【表記ルール】
・自社は「当社」。「弊社」「私たち」は使わない
・サービス名は「△△」。かぎかっこをつけ、略称は使わない
・「お客さま」に統一。「お客様」「顧客」は使わない
・Webサイト、メール、ユーザー、サーバー。語尾の長音は省略しない
・数字は半角。日付は「2026年10月1日」の形で、年を省略しない
・補助動詞と形式名詞はひらがな。いたします、ください、こと、とき

【変更しないもの】
かぎかっこ内の発言、数値、日付、曜日、価格、社名、人名、役職

【出力】
修正候補の一覧のみ。1件ごとに「何段落目か / 変更前 / 変更後 / 理由」。
理由には、どの表記ルールに当たるかを書く。
数値や日付の確認点は最後にまとめる。全文は出さない。

保存後は、Gemを開いて文章を貼るだけで、同じルールの校正が返ります。部内で同じ指示文を共有しておけば、誰が校正しても指摘の基準がそろいます。

ドライブの表記ルール文書を参照させる

すでに表記ルールをGoogleドキュメントでまとめている会社は、その文書をそのまま使えます。ドキュメントの中のGeminiに、ルールの文書を指定して「この表記ルールに照らして、開いている原稿の表記を確認してください。ルールのどの項目に反しているかも書いてください」と頼みます。ルールが改訂されても文書は1つなので、Gemの指示を書き換える手間がありません。

ルールの文書が長い場合は、Geminiが後半の項目を見落とすことがあります。間違えやすい20〜30項目を冒頭にまとめた短い版を別に作ると、参照の精度が安定します。

Gmailで送るお知らせメールを送信前に校正するには？

取引先や会員に向けた一斉のお知らせメールは、送ったら取り消せません。Gmailの作成画面でGeminiを呼び出せる環境なら、下書きを開いたまま次のように頼みます。

このメールの下書きを、送信前の最終確認として見てください。
・誤字脱字、表記ゆれ、敬語の誤りを「変更前 / 変更後」の対で挙げる
・件名と本文で、日付や名称が食い違っていないか確認する
・宛名の敬称が抜けていないか確認する
本文は書き換えず、指摘だけを出してください。

件名と本文の食い違いは、人が読み返しても気づきにくい誤りです。件名では「10月1日開始」、本文では「10月2日より」となっているような矛盾は、Geminiが拾いやすい種類の指摘に当たります。どちらの日付が正しいかは、人が資料で確かめます。

校正がうまくいかないときの対処

修正候補ではなく、書き直した全文が返ってくることがあります。ドキュメントの中のGeminiは、文章の生成や書き直しを促す作りになっているため、校正の依頼も書き直しとして処理されがちです。「書き直しは不要です。修正候補の一覧だけを出してください」と1行目に置くと収まります。

長い原稿で後半の指摘が極端に少ないときは、後半が十分に読まれていません。「5段落目以降だけをもう一度確認してください」と範囲を区切って頼み直します。背景説明や会社概要を含む数ページのリリースは、前半と後半の2回に分けると漏れが減ります。

サービス名や人名を誤字として直されるのは、Geminiがその語を知らないためです。Gemの指示に正式表記を入れておくか、プロンプトに「次の語は正しい表記です」と書き添えます。

広報の業務全体の中で校正をどこに組み込むかは、広報の文章校正をAIで行う方法で扱っています。Wordで原稿を書いている会社には、Copilotで文章を校正する手順のほうが合います。社外メールや見積の送付文が中心なら、ChatGPTで文章を校正する手順に別の例を載せています。

まとめ

Geminiの校正は、修正候補の一覧を受け取り、採用する分だけを提案モードで自分の手で反映する形にすると、複数人のレビューに耐える履歴が残ります。引用コメントと数値は触らせず、曜日と日付は人がカレンダーで確かめます。

直近で公開したお知らせ文を1本、Googleドキュメントで開いて、結論の章のプロンプトをかけてみてください。公開済みの文書に修正候補が何件出るかを見ると、自社の原稿に紛れ込みやすい表記ゆれの傾向が分かります。その傾向を5〜10行の表記ルールとして書き出し、Gemに保存するところまで進めれば、次のリリースからは同じ基準で校正できます。