Copilotで文章から表を抽出する手順

結論

議事録・報告書・メール本文などの非構造化テキストから必要な情報を表形式に整理する作業に、Copilotを使うと手作業での転記時間を大幅に減らせる。M365統合版のExcelやWordなら、生成した表をそのままシートやドキュメントに展開できる。

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前提：必要なプランとアクセス方法

copilot.microsoft.com（ブラウザ版） Microsoftアカウントがあれば無料で利用できる。テキストをプロンプトに貼り付け、表形式で出力させてコピーしてExcelやWordに貼り付ける。

Copilot for Microsoft 365（M365統合版） Excel・WordにCopilotが統合されており、シート上のデータを直接参照して表を作成・整理できる。ExcelのCopilotはテーブル形式のデータを特に得意とし、文章から抽出したデータをすぐにセルへ展開できる。

プランの詳細・料金は公式サイト（microsoft.com）で確認してほしい。

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手順：文章から表を抽出する

ステップ1：抽出したい文章とゴールを整理する

Copilotへの指示前に、何を抽出したいかを明確にする。

• 入力テキスト（議事録 / 報告書 / メール本文 / アンケート結果）
• 抽出する情報の種類（人名・日時・タスク・数値・場所など）
• 出力形式（列の名前・行の単位・優先順位）

ゴールが曖昧だと抽出される列が多すぎたり少なすぎたりする。「誰が何をいつまでにやるかの一覧が欲しい」のように目的をシンプルに整理してからプロンプトを書く。

ステップ2：プロンプトに文章を貼り付けて表を指示する

# 依頼
以下のテキストから情報を抽出して表形式にまとめてください。

## 抽出する列
| 担当者 | タスク内容 | 期限 | 優先度 | ステータス |

## テキスト
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6月3日（月）プロジェクト定例会議 議事録

参加者：鈴木、山田、田中、佐藤

鈴木から提案書のドラフトを6月10日までに作成するよう依頼があった。
山田は競合調査を担当し、6月8日に中間報告をすることになった。
田中は来週中に顧客へのヒアリング設定を完了させる予定。優先度高。
佐藤は6月末までにコスト見積もりを出す。他のタスクよりも後でよい。
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ステータスは「未着手」で統一してください。
テキストに記載がない列は「—」と入力してください。

ステップ3：M365のExcelで直接生成する

Copilot for Microsoft 365がある場合は、Excelのシートを開いてCopilotパネルに指示を入力する。

まずA1セルに抽出したいテキストを貼り付けておき、Copilotパネルで以下のように入力する。

A1セルのテキストから「担当者・タスク・期限・優先度」を抽出して
新しいテーブルとして作成してください。

ExcelのCopilotはシート上のデータを直接参照するため、コピー貼り付けの手順が省ける。詳細はCopilotでExcelのピボットを作る手順も参照。

ステップ4：表を精査・修正する

Copilotが生成した表は必ず目視で確認する。特に以下の点は機械が誤りやすい。

• 期限の曖昧な表現（「来週中」「月末」などが具体的な日付に変換されているか）
• 同一人物の名前の表記ゆれ（「鈴木さん」「鈴木部長」が同一人物か）
• タスクの分割・まとめ（1文に複数タスクが含まれる場合、正しく分割されているか）

修正が必要な箇所はCopilotへの追加指示で対応できる。

# 修正依頼
3行目の期限が「来週中」になっています。
会議が6月3日開催なので、「来週中」を「6月10日」に変換してください。
同様の曖昧な表現があれば、会議日（6月3日）を基点に具体的な日付に変換してください。

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抽出シーン別プロンプト集

議事録からアクションアイテム一覧を作る

# 依頼
以下の議事録からアクションアイテムを抽出して表にまとめてください。

## 出力形式
| No. | 担当者 | アクション内容 | 期限 | 備考 |

## 議事録テキスト
[議事録のテキストをここに貼り付ける]

補足指示:
- 「確認する」「調査する」「検討する」などアクションを示す動詞を含む文を対象にしてください
- 担当者が明示されていない場合は「TBD」と記入してください
- 期限が記載されていない場合は「期限未設定」と記入してください
- 番号（No.）は1から順に振ってください

報告書から数値データを抽出する

# 依頼
以下の月次報告書から数値データを抽出して表にまとめてください。

## 出力形式
| 指標名 | 今月実績 | 前月実績 | 前月比 | 目標 | 達成率 |

## 報告書テキスト
[報告書のテキストをここに貼り付ける]

補足指示:
- 数値がパーセントの場合は「%」を付けてください
- 記載がない項目は「—」としてください
- 前月比は計算式（今月÷前月）で求めて「+5%」のように増減が分かる形式にしてください

メールから顧客の要望・懸念を抽出する

# 依頼
以下のメールスレッドから顧客の要望・懸念・質問を抽出して表にまとめてください。

## 出力形式
| カテゴリ（要望/懸念/質問） | 内容 | 対応状況 | 優先度 |

## メールテキスト
[メールのテキストをここに貼り付ける]

補足指示:
- カテゴリは「要望」「懸念」「質問」の3種類に分類してください
- 対応状況は「未対応」で統一してください
- 優先度は内容の緊急度に応じて「高・中・低」で評価してください

アンケート結果から回答を整理する

# 依頼
以下の自由記述アンケート回答を表形式に整理してください。

## 出力形式
| No. | 回答者（匿名化） | ポジティブな意見 | ネガティブな意見・改善要望 | その他 |

## アンケート回答テキスト
[アンケート回答テキストをここに貼り付ける]

補足指示:
- 同じ回答者の複数発言は1行にまとめてください
- 個人名が含まれる場合は「回答者A」「回答者B」のように匿名化してください
- 1つの回答に複数の意見が含まれる場合は改行で区切ってください

契約書・仕様書から要件一覧を作る

# 依頼
以下の文書から要件・条件・制約を抽出して表にまとめてください。

## 出力形式
| No. | 要件の種類（機能/非機能/制約/条件） | 要件の内容 | 参照箇所（セクション・ページ） |

## 文書テキスト
[文書のテキストをここに貼り付ける]

補足指示:
- 「〜すること」「〜しなければならない」「〜できること」など義務・要件を示す表現を対象にしてください
- 重複する要件はまとめて1行にしてください
- 曖昧な表現は、そのまま記載した上で備考列に「要確認」と添えてください

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Copilot固有の機能：WordのCopilotとの連携

WordのCopilotで文書内の表を再構成する

Copilot for Microsoft 365があれば、Wordドキュメント内の既存テキストを選択してCopilotに「この文章を表形式に整理して」と指示できる。文書を離れずに表の生成・修正ができるため、報告書の作成と表の整理を同じ画面で行える。

Wordの場合はCopilotパネルに以下のように入力する。

選択した文章から「担当者・タスク・期限」の列を持つ表を作成し、
文章の下に挿入してください。

Excelで表を整理した後にCopilotでさらに分析する

ExcelのCopilotで表を作った後、「担当者別のタスク件数を集計して」「期限が今週のタスクだけをフィルターして」のように追加の分析指示を出せる。テーブルの作成と分析を一連の流れで進められる。

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うまくいかない場合のポイント

抽出漏れが多い

文章の構造が不規則だと抽出精度が下がる。「この文章には全部で9個のタスクが含まれています。9行の表を作成してください」のように想定する行数を指定すると、Copilotが取りこぼしを減らそうとする。

列の数が多すぎる・少なすぎる

欲しい列を最初から指定する。「出力形式」としてヘッダー行を明示するプロンプトが最も確実だ。生成後に列が多い場合は「○○列と□□列を削除してください」と追加指示できる。

日付や数値の形式が統一されない

「日付は『YYYY/MM/DD』形式で統一してください」「数値は単位（円・%）を含めてください」のように表記統一の指示を加える。特にExcelに貼り付ける場合は、セルの書式に合わせた形式を指定しておくと後処理が減る。

長い文章が切れる

ブラウザ版のCopilotにはプロンプト長の上限がある。長い議事録や報告書は章ごとに分割してCopilotに渡し、複数回の出力を統合する方法をとる。「この文章は第1部です。第2部も後で渡しますので、今回は第1部のみ処理してください」と前置きしておくと、複数回に分けやすい。

ExcelのCopilotパネルが表示されない

Copilot for Microsoft 365のライセンスが必要だ。または管理者がExcelのCopilot機能を無効にしている可能性がある。IT管理者に確認するか、ブラウザ版で表を作成してExcelにコピーする方法で代替できる。

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